¿Cómo pasamos el tiempo en el trabajo?

La forma en la que trabajamos ha cambiado. La forma en la que las organizaciones se comunican, ha cambiado, oficinas flexibles y diáfanas, equipos auto gestionados. Las organizaciones están viviendo cambios importantes a medida que las empresas buscan nuevas formas de mejorar la productividad y comunicación de sus empleados para mantenerse por delante de la competencia.

Las organizaciones están viviendo un boom de herramientas de trabajo colaborativo para que los equipos puedan trabajar de forma más coordinada y con menos esfuerzo. Esta cultura, la cultura del trabajo en equipo, ha llegado para quedarse.

IDC, predice que el mercado de las aplicaciones colaborativas, aumentará 26,6 Mil Millones de dólares para el año 2023, pero esto que a priori parece beneficioso, tiene un gran inconveniente. La fragmentación de la información.

Las responsabilidades, no están claras, y muchos profesionales o equipos, pasan horas y horas en reuniones innecesarias, horas respondiendo a correos electrónicos, horas buscando documentos y archivos o duplicando el trabajo que otro ya ha realizado previamente.

Trabajamos sobre trabajo ya realizado, y esto es así en todo el mundo. Esta duplicación del trabajo conlleva una perdida de tiempo, esfuerzo y recursos, aumentando el coste de productividad y disminuyendo el compromiso del empleado.

Para entender mejor como emplean su tiempo los trabajadores, y cómo las organizaciones pueden gestionar de manera más eficaz los procesos individuales y de equipo, se han analizado comportamientos y actitudes de más de 10.000 trabajadores de distintos países.

¿En qué gastamos el tiempo?

En la mayoría de los casos, el 60% del tiempo se gasta trabajando sobre el trabajo. Curiosamente, los empleados encuestados creen que solo están consumiendo un 35% del tiempo trabajando sobre el trabajo.

Este escenario, hace que los empleados, tengan un tiempo limitado para realizar un trabajo profundo y reflexivo. Según la investigación, los encuestados consumen entorno al 27% de su tiempo en tareas basadas en habilidades, como por ejemplo el trabajo para el que realmente fueron contratados.

Existe una mejor forma de trabajar, una forma de trabajar que elimina las conjeturas del trabajo, una forma de trabajar que permite a los equipos tener más confianza, moverse más rápido y lograr más con menos. Cuando los equipos se sienten preparados para trabajar de forma efectiva, tienen más del triple de probabilidades de sentirse orgullosos del esfuerzo que están realizando, y se sienten más inspirados, más motivados y más comprometidos en cumplir sus objetivos.

Los gobiernos y las organizaciones de todo el mundo, están implementando medidas para mitigar los impactos de las largas jornadas de oficina. En Japón, el gobierno ha introducido un límite legal para evitar que las personas dediquen más de 45 horas extra por mes al trabajo. En el Reino Unido, el Partido Laborista, se ha comprometido a introducir una semana laboral de cuatro días si es elegido. Sin ir más lejos, en España, recientemente se ha introducido la ley del registro de la jornada laboral, para prevenir y luchar contra la precariedad laboral.

Sin embargo, es una realidad que la mayoría de los empleados globales, todavía dedican largas horas a administrar cargas de trabajo y a ejecutar entregas. El trabajador del conocimiento promedio, dedica el 60& de su tiempo a trabajar sobre el trabajo, ya lo hemos dicho anteriormente, actividades como comunicarse sobre tareas y proyectos, buscar documentos, archivos o documentación relevante y administrar prioridades cambiantes son algunas de las actividades en las que los trabajadores del conocimiento dedican el 60% del tiempo.

Como resultado de lo anterior, sólo el 27% del tiempo, se dedica al trabajo para el que se ha sido realmente formado y contratado. El 13% del tiempo restante, se dedica a la planificación estratégica y al análisis prospectivo.

El 35% de los trabajadores del conocimiento, hacen entre uno o ningún descanso por día de trabajo. Pausas para el café, bocadillo, comida, etc.
El 30% de los trabajadores del conocimiento, trabajan hasta más tarde de su hora de salida en la oficina, o directamente trabajan en casa después de su jornada.
El 80% de los trabajadores del conocimiento Japoneses, trabajan hasta más tarde de su hora de salida en la oficina, o directamente trabajan en casa después de su jornada.
Casi el 80% de los trabajadores del conocimiento Alemanes, comienzan su jornada antes de las 8:30 de la mañana

La gran mayoría de los trabajadores del conocimiento encuestados (88%), está de acuerdo en que los proyectos urgentes y las grandes iniciativas, se han quedado atrás, o bien por fisuras en la planificación / organización o bien por el alto volumen de tareas que tenían que realizar con independencia de que estas perteneciesen a los proyectos o no.

Este desafío actual, se ve exacerbado por la falta de claridad sobre las prioridades de la organización, así como por la asignación de tareas. El 71% de los encuestados cree que su organización establece plazos y objetivos poco realistas.

Gran parte de estos problemas, son debidos a que muchísimas organizaciones, no cuentan con los procesos o flujos de trabajo correctos para planificar, organizar y ejecutar tareas o administrar cargas de trabajo. La presión para completar los plazos en un corto periodo de tiempo, se ve aumentada por la cantidad de tareas a realizar con un menor valor estratégico.

El mal endémico del correo electrónico

El correo electrónico y los teléfonos móviles, son grandes inventos que han permitido que la humanidad cambie su forma de comunicarse. No obstante como todo, si estas tecnologías se utilizan de forma equivocada, pueden convertirse en lastres para nuestra productividad.

Responder al gran volumen de correos electrónicos y notificaciones, es la principal razón por la que la casi un tercio de los trabajadores del conocimiento se queda hasta tarde en la oficina o bien trabaja desde casa, fuera del horario de atención.

¿Porqué nos quedamos hasta tarde en el trabajo?

Según el estudio realizado, estos son los principales motivos por los que la mayoría de los trabajadores se quedan hasta tarde en sus trabajos.

Más trabajo equivale a más estrés

Ante el escenario planteado en el cual aumentan las cargas de trabajo y aumenta el trabajo sobre el trabajo, muchísimos equipos, luchan por encontrar el equilibro sobre aquellos cuellos de botella que les impiden avanzar hacia sus objetivos, así como también luchan contra el agotamiento continuo que supone este exagerado derroche de energía y esfuerzo mental.

Cuando una organización no gestiona de forma efectiva las cargas de trabajo individuales y grupales, el rendimiento de los empleados y los equipos cae en picado y aumentan los problemas de fuga de talento.

Según un estudio de la Organización Mundial de la Salud, el agotamiento crónico fruto de un síndrome de estrés continuo en el lugar de trabajo, se ha vuelto algo tan frecuente que ya se clasifica como una enfermedad laboral.

En un estudio realizado Asana y la firma de investigación 4Media a más de 6.000 trabajadores de diferentes países, concluyó que más del 80% de los encuestados, se sentía sobrecargado de trabajo y casi agotado. El 74% de los encuestados experimentó agotamiento dos veces al año o más.

Cuando los empleados están estresados, el 82% dice que se sienten menos comprometidos con el trabajo.

En la cultura actual, las empresas tienen más responsabilidad que nunca para implementar sistemas de soporte destinados a aliviar estas fuentes de estrés.

Crear procesos de coordinación y fomentar una cultura de colaboración, trabajo en equipo, combinada con una cultura de claridad sobre el trabajo a realizar, son acciones fundamentales para combatir todos estos males.

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