Estados de tarea en ClickUp: qué son y para qué sirven

Hoy te presento a Rubén. Rubén dirige un estudio de interiorismo con seis personas en Sevilla. Cada mañana hace la misma pregunta: ¿Cómo va el proyecto de la clínica dental?. Y cada mañana recibe la misma respuesta por parte del equipo: «estamos en ello». Rubén no sabe si «estamos en ello» significa que el render está a medias, que llevan cinco días esperando a que el cliente apruebe la propuesta de diseño o si es que nadie lo ha tocado desde el pasado viernes. Está claro que a Rubén le hace falta que el equipo comunique mejor, pero también le hace falta aquello que los estados de tarea en ClickUp resuelven con un solo clic.

Un lenguaje común para poder ver en que punto está cada cosa y poder así tener una perspectiva global del proyecto.

Si alguna vez has llevado un equipo, seguro que te sonará el «estamos en ello» del equipo de Rubén. Es al mismo tiempo una respuesta honesta, porque es verdad, el equipo probablemente esté trabajando en ello, pero al mismo tiempo es una respuesta muy inútil.

Qué es un estado de tarea, con ClickUp o sin él

Los estados de tarea, responden a una pregunta muy concreta: «¿En que fase del proceso estamos ahora mismo?». Los estados no dicen quién lo hace, ni cuándo vence, tampoco cuánto cuesta. Solo dice cómo está, eso es todo, y por eso funcionan.

Vamos a poner un ejemplo muy del día a día con «lavar la ropa».
La ropa pasa por estados muy claramente definidos:

Sucia → Lavando → Tendida → Planchada → Guardada.

Aunque dependiendo de cada casa, los estados pueden ser distintos.

Si por ejemplo secas la ropa con la secadora y no plancháis en casa, los estados podrían ser:

Sucia → Lavando → Secando → Doblando → Guardada

En cualquier caso, nadie ha escrito esos procesos en ningún sitio, pero todos en casa lo entienden por igual, y si alguien ve el cesto de la ropa sucia lleno, sabe qué toca hacer sin preguntar nada a nadie.

¿Josep, me estás explicando la gestión de estados de tareas haciendo un símil con la lavadora?, pues claro, porque es exactamente lo mismo.

Da igual que el proceso sea lavar la ropa, o diseñar el interior de una clínica dental. Un estado es el punto en el que está la tarea en ese momento, ya sea «Lavando» o «Renderizando». Cambiar de estado, significa mover la tarea al siguiente paso. El equipo no necesita reunirse para saber por dónde va el trabajo. Le basta con mirar la tarea.

Por lo tanto, un estado no es una etiqueta decorativa. Es la representación visual de un proceso real, con un principio, unas fases intermedias y un final.

Es algo así como seguir una receta de cocina. Y esa misma lógica, la del cesto y la del render, es exactamente la que aplican los estados de tarea en ClickUp.

El origen de los estados: de las fábricas de Toyota a tu pantalla

Los estados de las tareas no los he inventado yo, tampoco los ha inventado ClickUp.
La verdad es que los estados de las tareas, tienen su origen en las fábricas, más concretamente en las fábricas de vehículos de Toyota.

Un poco de história

En los años cincuenta, el ingeniero japonés Taiichi Ohno diseñó dentro de Toyota un sistema de tarjetas llamado kanban, como parte del célebre método «justo a tiempo». Cada tarjeta acompañaba a un lote de piezas y señalaba su situación:

Pendiente de producir → en fabricación → listo para el siguiente puesto.

La palabra kanban significa literalmente «señal» o «tarjeta visual» e indica la necesidad de producir o mover un elemento, por ejemplo una tarea. La idea es sencilla y brillante.

Si el estado del trabajo es visible para todos, nadie tiene que preguntar. Los cuellos de botella y los atascos se ven a simple vista. El montón de tarjetas se acumula justo dónde el proceso se atasca.

Décadas después, de la mano de David J Anderson en 2010, el sistema se convirtió en columnas en una pantalla, y pasó de gestionar tareas y procesos físicos del mundo real a gestionar tareas y procesos en el mundo digital, aplicado sobre todo al trabajo del conocimiento y haciendo tangible lo invisible.

Cuando arrastramos una tarea de «En diseño» a «En revisión», estamos haciendo lo mismo que hacía un operario de Toyota moviendo una tarjeta de un casillero a otro.

De hecho, cualquier herramienta seria de gestión del trabajo, funciona así, ya sea que se llame ClickUp, Asana o monday. Lo que cambia es el nombre de las columnas y las opciones de configuración, no el concepto. Los estados de tarea en ClickUp son la versión digital de aquellas tarjetas de cartón.

¿Para que sirven los estados de tarea en ClickUp?

Bien, ahora que ya conoces las bases sobre el origen de los estados de las tareas, veamos para que sirven los estados de tarea en ClickUp.

Los estados de tarea en ClickUp sirven para dos cosas:

1. Contar al equipo y a uno mismo, en que punto está el trabajo.
2. Hacer que la herramienta reaccione a ese punto.

¿Dónde se definen los estados de tarea en ClickUp?

Todas las tareas viven siempre en un estado, y ese estado se define en el nivel de la jerarquía que decidas.

• Espacio
• Carpeta
• Subcarpeta
• Lista

Es decir, puedes tener un flujo de estados de tarea distinto para el proceso comercial y otro flujo de estados de tarea distinto para producción, sin mezclarlos.

Si un proceso se repite, lo guardas como plantilla de estados y lo reutilizas.

A partir de ahí, el estado se convierte en el motor de la operativa. Se pueden configurar automatizaciones que se disparen cuando una tarea cambie de estado. Veamos algún ejemplo:

• Cuando una tarea pasa de «En progreso» a «En revisión» → cambia la persona asignada por la persona que revisa.
• Cuando una tarea que actúa como cliente potencial, llega al estado «Ganado» → Crea un proyecto en la carpeta de proyectos
• Si una tarea pasa al estado «Completado» → Envía un mensaje de chat informando al equipo.

Las vistas de tipo tablero «kanban», agrupan las tareas por estado, por lo que es la mejor forma de visualizar el flujo.

Es importante tener en cuenta que las tareas no son binarias, es decir, sus estados no son pendiente y completado. Normalmente, y como mínimo las tareas pasan por tres estados: Pendiente → En progreso → Completado.

Es importante diferenciar entre estados de tarea y flujos de trabajo.

Los flujos de trabajo representan un conjunto de estados, y los estados representan la etapa o el proceso específico y concreto en el que se encuentra la tarea en ese momento dentro del flujo.

En otro artículo trataremos que son los flujos de trabajo y cómo funcionan.

Si te interesa, en este artículo te explico que son las listas en ClickUp

Los cuatro grupos de estados de tarea en ClickUp

Ya hemos visto que los estados son «pasos» concretos dentro de un flujo de trabajo.
Otra «herencia» que proviene del método kanban, son los grupos de estados. Esto es algo que normalmente poca gente conoce.

Los estados de tareas, se pueden «clasificar» o categorizar en varios grupos según lo que representa el grupo de estados. Lo vemos y lo entenderás rápido

En ClickUp, cada estado pertenece a un grupo, y el grupo determina cómo lo interpreta la plataforma en informes y filtros:

• No iniciado: trabajo que existe pero todavía no ha empezado.
• Activo: todo lo que está en marcha, incluidas las fases de espera y revisión.
• Completado: terminado, aunque siga visible para quien quiera consultarlo.
• Cerrado: cerrado del todo, oculto por defecto en las vistas.

Ese matiz entre «Completado» y «Cerrado» es oro para los equipos que entregan a cliente.
El diseño puede estar terminado por parte del estudio y seguir abierto hasta que el cliente firma. Tienes la documentación oficial de ClickUp sobre gestión de estados si quieres ver la configuración paso a paso.
También te digo que el grupo de estados «Completado» y el «Cerrado» es de lo que más confusión causa a los usuarios.

¿Cómo se vería esto en un flujo de trabajo?

Imagina que tienes este flujo de trabajo para la creación de contenidos como vídeos o artículos:

Pendiente → En preparación → En redacción → En revisión → Cambios solicitados → Aprobado → Publicado → Cerrado

Cuando tu lo visualizas en la herramienta con la vista kanban, lo ves todo de corrido tal como está arriba.
Sin embargo, por dentro a la hora de configurar los estados, estás diciendo que estados pertenecen a trabajo no iniciado, que estados pertenecen a trabajo en progreso, que estados pertenecen a trabajo completado y que estado pertenece a trabajo cerrado o finalizado definitivamente.

Vamos a verlo. Al configurar los estados podemos configurarlos así:

No iniciado

• Pendiente

Activo

• En preparación
• En redacción
• En revisión
• Cambios solicitados

Completado

• Aprobado
• Publicado

Cerrado

• Cerrado

La idea importante es que las categorías de estado indican la situación general de la tarea, mientras que los estados personalizados representan las fases concretas del proceso. Así, ClickUp puede entender que una tarea está activa aunque internamente se encuentre “Pendiente del cliente”, “En revisión” o “Bloqueada”.

Cómo Rubén pasó del «estoy en ello» a un flujo que se entiende

volvamos al estudio de Sevilla con nuestro amigo Ruben. En los proyectos de Ruben había solo dos estados «Pendiente» y «Completado». Todo el trabajo del estudio, vivía en el Estado «Pendiente», y las tareas solo pasaban de «Pendiente» a «Completado».

Como es normal así era imposible saber en qué estado estaba ninguna tarea.

Define los estados de tarea en ClickUp

Ruben dió con este artículo, entendió la importancia y el funcionamiento de los estados de tarea en ClickUp y se sentó a dibujar y definir el proceso real, y salió esto:

Briefing → En diseño → Revisión interna → Pendiente de cliente → Cambios solicitados → Aprobado → Facturado

Después, Ruben se sentó con su equipo y definieron reglas claras de salida. Una tarea sale de «En diseño», cuando el rénder está exportado, no cuando el diseñador cree que va bien. Al igual que una tarea sale de «Pendiente de cliente» cuando llega una respuesta del cliente por escrito o por teléfono.

Posteriormente, con ese flujo como base se crearon automatizaciones.

• Al pasar a «Revisión interna», la tarea cambia de personas asignada y se asigna automáticamente a Ruben.
• Cuando la tarea pasa a estado «Pendiente de cliente», se configura automáticamente una fecha de vencimiento a cinco días vista para poder hacer seguimiento de la tarea en caso de que el cliente no haya dado respuesta.
• Al llegar a «Aprobado», se envía un mensaje automático al canal de Chat del cliente para que todo el equipo esté informado de la aprobación.

Todo son ventajas con los estados de tarea

Poder asignar estados a tarea en ClickUp, no solo va a proporcionar la visión de en qué situación se encuentra el trabajo cuando estamos dentro del propio proyecto, sino que nos permitirá crear cuadros de mandos con gráficas y estadísticas que mostrarán el estado real de las tareas del proyecto.

Imagina este escenario: Cuando las tareas solo pasan por dos estados, como hemos visto anteriormente, entre «Pendiente» y «Completado», Ruben, no tiene visual del Estado real del proyecto.
En cambio, cuando las tareas pasan por diferentes estados, Ruben y su equipo pueden ver que por ejemplo el 40 % de las tareas están paradas en el estado «Pendiente del cliente». Eso cambia la perspectiva. El estudio no va lento en entregar, si no que el cliente tarda mucho en contestar las propuestas de diseño. Esto en el escenario anterior, en el que las tareas solo pasaban por dos estados, era completamente invisible para Rubén y su equipo.

Veamos los errores más habituales con los estados de tarea en ClickUp

Añadir estados en ClickUp es fácil; diseñarlos bien es otra cosa.
El mayor problema que veo en las consultorías de ClickUp cuando reviso los espacios de trabajo de mis clientes, es que normalmente todo el mundo ha ido creando estados de tarea a su antojo en base a sus necesidades, sin saber muy bien que estaban haciendo, y lo más importante, sin acordarlo ni consensuarlo entre el equipo.

Luego aparecen varios estados que quieren decir lo mismo

PENDIENTE	POR INICIAR	POR EMPEZAR	SIN EMPEZAR	EN CURSO	EN PROGRESO	EN MARCHA	TRABAJANDO EN ELLO	COMPLETADO	HECHO	FINALIZADO	LISTO

Y claro… luego la gente no sabe en que estado debe poner las tareas.

Veamos algunos errores comunes

Crear quince estados de tarea «por si acaso»

Un flujo de trabajo con quince estados no lo mantiene nadie. Normalmente nace de la buena fe (prever cada situación posible para que ningún caso raro se quede fuera). Sin embargo, el efecto normalmente es el contrario.
Cuando alguien duda entre «En revisión» y «Pendiente de validar», elige el que le da la gana, porque la línea diferencial entre uno y otro es muy fina.

Yo siempre aplico el «menos es más». Más vale empezar con pocos estados y que sean claros y útiles que muchos estados y que generen duda y confusión.

A medida que utilices el sistema detectarás realmente los estados que hacen falta, al igual que también detectarás los que sobran y confunden.

Usar estados de tarea para lo que es un campo

Otro error muy común y lo veo muchas veces. Crear estados del tipo «Ana», «Luís», Pedro, para poder mover las tareas a esos estados y poder saber que tiene que hacer cada uno.
Déjame decirte que eso también es incorrecto. Los estados, como hemos visto deben representar «partes del proceso», para indicar personas tenemos otras funciones como por ejemplo la persona asignada. A las muy malas si me apuras incluso te diría que hasta se podrían usar etiquetas o campos personalizados para definir persona, todo y que no sería lo correcto ya que para eso tenemos la función de persona asignada.

«Urgente» tampoco es un estado, es una prioridad y para ello tenemos el campo nativo de prioridades.

«Cliente Premium» es una clasificación de cliente en campo personalizado, tampoco es un estado.

No definir las reglas de «cuándo se sale de cada estado»

El criterio de salida del estado es la condición concreta, específica y comparable que se tiene que dar para que la tarea abandone el estado en el que se encuentra y pase al siguiente.
No es una sensación; no es una intuición, es un hecho verificable. Es decir, tiene que ser algo que puedas comprobar mirando la tarea, no algo que dependa de la percepción de quien la mueve.
Si dos personas distintas miran la misma tarea y no coinciden en si esta puede avanzar, el criterio de salida no existe o está mal escrito. Por lo tanto, un estado sin criterio de salida es una opinión.

Por ejemplo, si seguimos con el ejemplo de nuestro amigo Rubén, una tarea «Desarrollo del render de la cocina», que se encuentra «En progreso», permanecerá «En progreso» mientras se está realizando el render.
Cuando el render se ha finalizado y necesita aprobación por parte del cliente, moveremos la tarea a «Pendiente del cliente» y le enviaremos el email con el render para que lo valide.

Como ves, en este caso, la regla de salida es clara. El render debe estar desarrollado para poder mover la tarea a «Pendiente del cliente»

Los estados de tarea cuentan la verdad de tu operativa

Volviendo con nuestro amigo Rubén, gracias a los estados de tarea en ClickUp, hemos podido ver que ni Rubén ni su equipo, tenían problema alguno con la comunicación, ni eran despistados ni tampoco les faltaban ganas.
Básicamente tenían un problema de visibilidad.

Su equipo trabajaba igual de bien antes y después, pero antes nadie podía verlo y ahora si.

Eso es lo que hacen los estados en las tareas. No aceleran el trabajo por arte de magia, hace visible lo que ya estaba pasando. Y cuando algo se hace visible, dejas de preguntar y empiezas a decidir con datos en lugar de con sensaciones o intuición.

Por ello insisto tanto en esto durante las implementaciones.
Un flujo de estados bien pensado es la diferencia entre un ClickUp que el equipo abre por obligación y uno que abre porque le resuelve el día.

Te propongo un mini reto para hoy.

• Abre tu ClickUp
• Ves a tu lista o proyecto más activo
• Mira los estados de tarea que tiene configurados.

¿Describen el proceso real o son los que venían de serie?
Después intenta explicar en una frase qué tiene que pasar para que una tarea salga de cada estado.
Si no puedes explicarlo, ahí tienes un pequeño ajuste que debes hacer en tu ClickUp.

Y si al abrirlo ves que eso está más enredado de lo que pensabas o que cada persona usa los estados como le apetece, podemos revisarlo juntos.

Me dedico precisamente a esto: ordenar procesos y convertir ClickUp en una herramienta que el equipo quiere abrir por las mañanas.

Por cierto, tengo curiosidad. ¿Cuántos estados tienes ahora mismo en tu lista principal, y sabrías decirme el criterio de salida de cada uno?

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Preguntas frecuentes sobre los estados en ClickUp

Preguntas frecuentes sobre configurar estados de tarea en ClickUp