Laura es dueña de una asesoría fiscal con ocho empleados en Valencia. Como es normal en un negocio como el de Laura, cada cliente, tiene sus plazos, sus impuestos, sus avisos por parte de Hacienda o Seguridad Social, y Laura y su equipo, como muchas asesorías fiscales de España, lo siguen haciendo todo tal y como se ha hecho desde siempre dentro del sector, con la herramienta estrella, La hoja de cálculo. Laura y su equipo, usan la combinación Excel + Post-its + email en lugar de utilizar un gestor de tareas para asesorías.
Si eres dueño/a de asesoría fiscal, o has trabajado en asesoría fiscal, laboral y contable, seguro que te suena la historia de Laura. Las asesorías fiscales y gestorías, trabajan con plazos rígidos, gran número de tareas y sobre todo con la confianza de sus clientes. Si como yo, eres autónomo, empresario o simplemente un usuario particular que confía en la asesoría para la gestión de sus impuestos y/o obligaciones como por ejemplo la típica declaración de la renta, sabes de lo que te hablo.
Sin embargo, pese a que muchas asesorías están pasando del modelo de gestión tradicional hacia un nuevo modelo de gestión digitalizada, todavía quedan muchas asesorías o gestorías que siguen gestionando el trabajo interno con herramientas que no se crearon para eso.
El problema real de gestionar las tareas de una asesoría sin una herramienta adecuada
El trabajo de las asesorías o gestorías, no es desordenado por naturaleza, es un claro ejemplo de entorno VUCA. Si no sabes lo que es un entorno VUCA, en este artículo lo explicaba claramente.
Básicamente el entorno de las asesorías o gestorías es complejo porque manejan muchos clientes a la vez, muchas tareas por cliente, varios plazos o fechas clave a la vez, como son los impuestos, las notificaciones y los requerimientos, y todo ello requiere de un seguimiento, una atención y que tanto el asesor como su equipo, sepa en cada momento que tiene que hacer cada uno y a que ponerle atención.
Si al escenario anterior, le añades la gestión con herramientas como aquel Excel que nadie pone al día y al que tenéis que acceder por turnos porque está alojado en el servidor local y no podéis abrirlo varios a la vez, los Post-it que se sueltan y se caen de la típica esquina del monitor , los correos dónde se pierden los encargos y se mezclan con otros correos, o el Whatsapp de equipo dónde un mensaje importante queda enterrado entre decenas de mensajes con emojis y GIF animados…. pues como que se complica todo bastante.
¿Qué crees que sucede?, pues que las tareas se pierden, que te das cuenta que un requerimiento o una presentación vence mañana, que el responsable del equipo, se pasa mas tiempo persiguiendo información que haciendo el trabajo real.
Ese es el temor principal de cualquier gestoría o asesoría… La falta de visión y control sobre el trabajo del equipo.
¿Qué cosas debería poder hacer un buen gestor de tareas para asesorías o gestorías?
La respuesta más directa podría ser esta: Permitir que los miembros del equipo puedan ver de un vistazo que tareas están pendientes, quien las tiene asignadas, cuando vencen y si hay alguna tarea que está en riesgo de no cumplirse.
Entonces, ¿Qué necesita realmente un gestor de tareas para asesores
Poder hacer una gestión por cliente y por expediente. Cada cliente es un mundo, con sus propias tareas, plazos, notificaciones, impuestos, requerimientos, etc. Sus tareas deben estar agrupadas y ser fácilmente localizables.
Plazos y fechas de vencimiento visibles. En una asesoría fiscal, plazos como el día 20 de cada trimestre, no es una sugerencia, es una obligación que no se puede «olvidar» ni pasar por alto, porque implica recargos y sanciones.
Asignación de responsabilidades. Si trabajas solo o sola porque tu asesoría es pequeñita, lo tienes algo más fácil, todo depende de ti, pero como tengas equipo, el trabajo se complica, cada tarea debe tener un dueño, sin ambigüedades, alguien que asuma la responsabilidad de hacer ese trabajo, y que tu como director o directora, puedas revisar y hacer seguimiento, así como ver la carga de trabajo, quien va más saturado y quien va menos, para hacer un reparto equitativo del trabajo.
Comunicación dentro de la tarea. Los comentarios, documentos y decisiones sobre una tarea, deben vivir en la tarea. La tarea actúa como «Expediente» y contiene toda la «vida» de ese expediente. Imagina que para enviar un correo electrónico al cliente, no tengas que salir de la tarea y lo puedas enviar desde la propia tarea igual como harías en Outlook, Gmail o el gestor de correo de turno. Ahora imagina que además cuando el cliente te responde a ese correo, el correo te llega a tu bandeja de entrada de correo, pero también se añade de forma automática sin que tengas que hacer nada a la propia tarea para que quede asociado al trabajo… Cada tarea tiene toda su información relevante.
Tareas recurrentes automáticas. Los modelos trimestrales, los cierres mensuales, las declaraciones y contabilidades anuales… todas estas gestiones se repiten, un buen gestor de tareas debe estar para ayudarte, no para que tengas que estar «duplicando» o anotando cada mes, trimestre o año lo que tienes que hacer y cuando. Con un gestor de tareas, configuras la repetición y el sistema repite esa tarea de forma indefinida hasta que tu decides que el sistema deje de hacerlo.
Cómo una herramienta como ClickUp encaja como gestor de tareas para gestorías y asesorías
ClickUp, no es un gestor de tareas específicamente diseñado para asesorías, es algo mejor. ClickUp es un gestor de tareas lo suficientemente flexible para adaptarse a multitud de sectores y necesidades profesionales, las asesorías y gestorías entre otros y por tanto ClickUp es totalmente flexible para adaptarse exactamente a como trabaja tu asesoría o gestoría.
Puedes estructurar un espacio de clientes y dentro los clientes segmentados por carpetas, ClickUp es tan flexible y polivalente que permite múltiples opciones de configuración. De hecho fruto de varios años de pruebas y análisis he desarrollado mi propio modelo de arquitectura para asesorías, que por cierto, si quieres conocerlo y saber más, te invito a que me contactes haciendo clic en este enlace.
Las tareas recurrentes se configuran una sola vez y ClickUp las regenera automáticamente cuando toca, sin recordatorios manuales y sin riesgo de olvido. Los campos personalizados te permiten añadir información específica o clasificar cada tarea.
Puedes configurar distintas formas de visualizar la misma información, Lista, tabla, calendario, cronograma, tablero kanban, …. tu eliges como ver los datos.También puedes hacer reportings y Dashboards o cuadros de mando que te muestren información relevante tanto del cliente como de tu negocio, por ejemplo el cuadro de mandos para las campañas de las declaraciones de la renta, dónde de un vistazo, puedes ver la facturación total estimada en rentas así como su evolución según se van gestionando los expedientes. … Oro puro.
¿Puede ClickUp sustituir al software de gestión de asesorías o gestorías?
Esta es una pregunta habitual y la respuesta honesta es no, no es su objetivo. ClickUp complementa a tu software. ClickUp no calcula impuestos, ni genera modelos fiscales. Para eso ya tienes tu software especializado (A3 de Wolters Kluwer, Sage, etc…). Lo que si hace ClickUp y lo hace muy bien, es gestionar el flujo de trabajo interno. Qué hay que hacer, quien lo hace, cuando lo hace, cuando vence, como va… ClickUp es el «Coordinador del equipo», no es el «Contable». Ambas herramientas pueden vivir sin problema y juntas pueden cubrir el 100% de las necesidades de una asesoría o gestoría moderna.
Créeme, tengo varios clientes asesorías o gestorías que utilizan ambas soluciones en su flujo diario (Sóftware especializado, tipo A3) + ClickUp.
Por dónde empezar si gestionas una asesoría o gestoría
Si estás pensando en implementar un gestor de tareas en tu asesoría, mi recomendación es sin lugar a dudas ClickUp. Si optas por contratar un profesional como por ejemplo a Josep Maria Martínez, (me han dicho que es bueno) 😂 , te podrá ayudar con la estructura y arquitectura del programa, adaptándolo a tus necesidades. Josep ya ha realizado varios proyectos implementando ClickUp como gestor de tareas en asesorías o gestorías. Si por el contrario optas por el típico DIY (Hágaselo usted mismo), el consejo que puedo darte es «empieza simple». No intentes configurarlo todo el primer día, empieza con un cliente y ves escalando.
Quiero implementar un gestor de tareas para asesorías o gestorías
Si quieres implementar un gestor de tareas como ClickUp para tu asesoría o gestoría, puedes escribirme directamente. He ayudado a varios despachos a poner orden en su trabajo interno y estaré encantado de echar un vistazo a tu caso.
Preguntas frecuentes sobre gestores de tareas para asesorías y gestorías
¿Qué es un gestor de tareas para asesorías o gestorías y para qué sirve?
Un gestor de tareas para asesorías es una herramienta digital que permite organizar y hacer seguimiento de todo el trabajo interno del despacho: tareas por cliente, plazos fiscales, responsables, documentación y comunicaciones. Sustituye la combinación de Excel, correos, post-its y Whatsapps, por un sistema centralizado de gestión de tareas donde todo el equipo sabe en cada momento qué hay que hacer, quién lo hace y cuándo vence.
¿Por qué no es suficiente con Excel y el correo electrónico para gestionar una asesoría o gestoría?
Excel y el correo no fueron diseñados para gestionar el trabajo en equipo de forma dinámica. En una asesoría con varios empleados y decenas, si no cientos de clientes, el Excel se queda obsoleto rápidamente, los encargos se pierden entre correos y los plazos críticos aparecen el día antes de vencer. La falta de visibilidad sobre el trabajo del equipo es el talón de Aquiles de cualquier sistema basado en hojas de cálculo y correo electrónico.
¿Qué funcionalidades debe tener un buen gestor de tareas para gestorías o asesorías?
Un gestor de tareas pensado para el entorno de una gestoría o asesoría debe cubrir al menos estas necesidades:
- Gestión por cliente y por expediente
- Plazos y fechas de vencimiento visibles para todo el equipo
- Asignación clara de responsables por tarea
- Comunicación y documentación dentro de la propia tarea
- Tareas recurrentes automatizadas para gestiones periódicas
¿Puede ClickUp usarse como gestor de tareas para asesorías fiscales o gestorías?
Sí. ClickUp es una herramienta lo suficientemente flexible para adaptarse al flujo de trabajo de cualquier asesoría o gestoría, independientemente de su tamaño o especialidad. Permite estructurar el trabajo por cliente, automatizar tareas recurrentes, asignar responsables y visualizar el estado de todos los expedientes desde un único panel. No es una herramienta diseñada específicamente para asesorías, pero su flexibilidad hace que encaje perfectamente.
¿ClickUp puede sustituir al software especializado de gestión de asesorías o gestorías como A3 o Sage?
No, y no es su objetivo. ClickUp no calcula impuestos ni genera modelos fiscales. Para eso ya existe software especializado como A3 de Wolters Kluwer, Sage u otros. Lo que ClickUp sí gestiona muy bien es el flujo de trabajo interno: qué hay que hacer, quién lo hace, cuándo vence y cómo va. Ambas herramientas son complementarias y pueden convivir sin problema en el día a día de una asesoría moderna.
¿Cómo se estructuraría ClickUp para una asesoría o gestoría?
Hay varias formas de hacerlo dependiendo de cómo esté organizada la asesoría. En base a tus necesidades y a mi experiencia y conocimiento, te propondré una forma adecuada de hacerlo.
¿Por dónde empiezo si quiero implementar un gestor de tareas en mi asesoría o gestoría?
La recomendación es empezar simple. No intentes configurar todo de golpe el primer día. Empieza con un cliente o un área de trabajo, prueba durante dos o tres semanas, ajusta y luego escala al resto del equipo. Si prefieres hacerlo con ayuda profesional, contar con un consultor especializado en la implementación puede ahorrarte semanas de prueba y error y asegurarte una arquitectura que realmente encaje con tu forma de trabajar.
¿Es ClickUp adecuado como gestor de tareas para asesorías o gestorías pequeñas con pocos empleados?
Sí. ClickUp tiene un plan gratuito funcional y sus planes de pago son escalables. Una asesoría pequeña puede empezar sin inversión y crecer dentro de la herramienta según lo necesite. De hecho, en asesorías pequeñas el impacto es incluso más inmediato porque el margen de desorganización es menor y los cambios se adoptan más rápido.
¿Cuánto cuesta implementar ClickUp como gestor de tareas en una asesoría o gestoría?
ClickUp tiene un plan gratuito funcional con el que muchas asesorías pequeñas pueden empezar sin ninguna inversión. Los planes de pago arrancan desde pocos euros por usuario al mes y escalan según las funcionalidades que necesites. El coste de la herramienta en sí es bajo comparado con el tiempo que ahorra al equipo. Si además contratas a un consultor para la implementación, la inversión inicial se recupera rápidamente en productividad ganada.
¿Es difícil aprender a usar ClickUp para alguien sin conocimientos técnicos?
ClickUp tiene una curva de aprendizaje inicial, como cualquier herramienta nueva. Las funciones básicas de crear tareas, asignarlas, poner fechas de vencimiento,… se aprenden en apenas unos minutos. Las funcionalidades más avanzadas, como automatizaciones o dashboards, requieren algo más de tiempo o acompañamiento. La buena noticia es que no necesitas dominar todo desde el primer día. Empezar simple y crecer progresivamente es la estrategia que mejor funciona.
¿Cómo consigo que mi equipo adopte el gestor de tareas y no vuelva al email y al Excel?
La adopción es el reto real de cualquier implementación, y déjame decirte algo, no solo en las asesorías o gestorías. El sistema más robusto del mundo falla si el equipo no lo usa. Las claves son tres: implicar al equipo desde el principio en el diseño del sistema, empezar con una estructura simple que no abrume, y ser constante durante las primeras semanas hasta que el nuevo hábito sustituya al anterior. Tener a alguien que lidere el cambio internamente, o contar con apoyo externo durante la fase de arranque, marca una diferencia enorme.
¿Es seguro gestionar los datos de mis clientes en un gestor de tareas para asesorías o gestorías como ClickUp?
ClickUp cumple con los principales estándares de seguridad internacionales, incluyendo el RGPD europeo. Los datos se almacenan en servidores con cifrado y la plataforma ofrece control de permisos por usuario, lo que permite decidir quién ve qué dentro del sistema. Dicho esto, si tu asesoría maneja datos especialmente sensibles, es recomendable revisar las condiciones del plan empresarial de ClickUp y, si es necesario, firmar un acuerdo de encargado de tratamiento con el proveedor.
¿Puedo migrar a ClickUp desde otra herramienta que ya estoy usando?
Sí. ClickUp permite importar datos desde las herramientas más habituales: Asana, Trello, Monday.com, Jira, Todoist y otras. Si vienes de Excel o de un sistema propio, la migración requiere algo más de trabajo manual, pero es perfectamente viable. Lo importante es no intentar trasladar el caos anterior tal cual. Una migración es una buena oportunidad para reorganizar y limpiar la estructura de trabajo.
¿Qué diferencia hay entre ClickUp y otras herramientas de gestión de tareas como Asana o Monday.com para una asesoría?
Las tres son herramientas sólidas. La diferencia principal de ClickUp es su flexibilidad y la cantidad de funcionalidades que incluye en un solo plan, lo que lo hace especialmente interesante para equipos que quieren centralizar mucho en una sola herramienta sin pagar por varios servicios distintos. Asana es más limpia y fácil de adoptar desde el primer día. Monday.com (Work management) es muy visual y recuerda a un Excel con Colores. Para una asesoría que quiere adaptarlo a su forma específica de trabajar, ClickUp suele ser la opción más potente. Además, ClickUp permite enviar correos electrónicos desde las propias tareas, cosa que las otras opciones no.
¿Funciona ClickUp como gestor de tareas para una asesoría unipersonal o solo tiene sentido con equipo?
Funciona perfectamente para asesorías unipersonales. De hecho, muchos asesores autónomos lo usan para gestionar su propia carga de trabajo, sus clientes y sus plazos sin tener que depender de la memoria ni de decenas de notas dispersas. La diferencia es que en solitario el sistema es más simple y la adopción es inmediata, porque solo tienes que convencerte a ti mismo.
¿Cuánto tiempo se tarda en tener ClickUp funcionando como gestor de tareas en una asesoría o gestoría?
Depende del punto de partida y del nivel de detalle con el que quieras configurarlo. Una estructura básica funcional puede estar lista en unos días. Una implementación completa, con automatizaciones, campos personalizados, dashboards y formación del equipo, puede llevar varias semanas. Con acompañamiento profesional, los tiempos se reducen significativamente y se evitan los errores de configuración que luego obligan a rehacer el trabajo.
Deja un comentario