Crear listas en ClickUp, fue una de las primeras cosas que aprendí a hacer, por básico que parezca, porque la primera vez que abrí ClickUp hace 5 o 6 años atrás… me asustó tanto que lo cerré y no lo volví a abrir en 4 meses, hasta que un día me dije a mi mismo que no tenía porque aprender de golpe como funcionaba todo.
Empecé por lo básico y a partir de ahí, fui aprendiendo más y más funcionalidades de la plataforma.
Una de las herramientas que tenemos en ClickUp son las listas.
¿Qué son las listas en ClickUp?
Las listas en ClickUp, son los contenedores dónde se guardan y organizan las tareas.
Las listas forman parte de la jerarquía de ClickUp, y sirven para separar proyectos, procesos, clientes, departamentos o cualquier otro bloque de trabajo o información que necesites gestionar.
También sirven como bases de datos de …, clientes, proveedores, contactos, facturas emitidas, facturas recibidas, …
Dicho de forma sencilla.
Si las tareas son las cosas que tienes que hacer, las listas representarían los cajones dónde las deberías guardar.
Al igual que sucede en la vida real, elegir y ordenar bien esos cajones, puede marcar la diferencia entre tener un sistema bien ordenado o acabar navegando por ClickUp como un pollo sin cabeza.
¿Para que sirven las listas en ClickUp?
En ClickUp, todas las tareas, si o si, tienen que vivir en una lista. Las tareas no pueden vivir directamente en una carpeta o en un espacio.
Dentro de lo que sería la jerarquía de ClickUp, la estructura nativa es la siguiente:
- Workspace o entorno de trabajo
- Espacio
- Carpeta (Opcional)
- Lista
- Tarea
- Subtarea (Opcional)
- Checklist (Opcional)
Las carpetas pueden contener varias listas, pero las carpetas no son obligatorias, aunque en mi experiencia si que son recomendables cuando tiene sentido tenerlas.
Por lo tanto, puedes crear listas directamente dentro de espacios o agrupar varias listas relacionadas en una carpeta.
Imagina que Antonio dirige una pequeña agencia de Marketing.
Antonio podría crear un espacio llamado «Clientes» y dentro de ese espacio, tener una lista para cada cliente
- Cliente 1
- Cliente 2
- Cliente 3
- Cliente 4
Cada lista puede contener las tareas relacionadas con ese cliente:
- Preparar campaña
- Revisar diseños
- Enviar informes
- Reclamar aprobación
Otra opción sería crear una carpeta para cada cliente y varias listas dentro
- Campañas
- Contenidos
- Diseño
- Reuniones
Las dos estructuras son completamente válidas.
Sólo hay que utilizar una estructura u otra según tus necesidades
Como ves, las listas en ClickUp sirven para agrupar tareas que comparten un mismo contexto.
Ese contexto puede ser un proyecto, un proceso, un cliente, un equipo, un producto.
No hay una única forma correcta de utilizarlas.
¿Cuantas listas hay que crear en ClickUp?
Ya hemos visto que si creas listas directamente sobre el espacio, y esta estructura se adapta a tus necesidades, es correcto hacerlo.
También hemos visto que si requieres agrupar distintas listas dentro de una misma carpeta, también puede ser una forma correcta y adecuada.
Entonces ¿Cuantas listas hay que crear en ClickUp?
Lamento decirte que no hay una respuesta correcta para esa pregunta. Si que hay recomendaciones, pero no hay una respuesta correcta o incorrecta.
Mi recomendación principal es que no te vuelvas loco/a creando listas, y que crees las estrictamente necesarias.
Fruto de mi trabajo veo muchas implementaciones de ClickUp, y me encuentro de todo.
Yo soy de la opinión del «Menos es más».
El ser humano tiende a complicar las cosas por naturaleza. Yo solo de los que piensa que menos es más, ya tendremos tiempo de complicarlo.
Es mejor empezar en pequeño e ir iterando que querer empezar a lo grande y construir una arquitectura super compleja.
Mi regla de oro es que si la lista va a tener «4» tareas mal contadas, mejor evaluemos si necesitamos crear esa lista.
Quiero decir, he visto muchas implementaciones de ClickUp en las que las listas sólo tienen 1 o 2 tareas de forma habitual.
Para esos casos, yo prefiero menos listas y identificar las tareas con algún atributo como una etiqueta o un campo personalizado de tipo desplegable o rótulo.
Las listas de ClickUp permiten separar proyectos
Puedes crear una lista para cada proyecto activo, por ejemplo:
- Rediseño de la web
- Lanzamiento del curso xxx
- Implantación de CRM
- Organización del evento xxxx
También puedes tener listas de tareas permanentes
- Calendario de contenidos
- Mis tareas del día a día
- CRM
- Registro de facturas emitidas
- Registro de facturas recibidas
- Control de finanzas
En cualquier caso, sean listas de proyecto o listas de tareas permanentes, una vez tengas la lista creada, dentro de cada lista puedes añadir las tareas que le correspondan. Tarea, fechas, prioridades, estados, persona asignada.
Este enfoque facilita que el equipo vea que trabajo pertenece a cada iniciativa sin mezclarlo todo en una única bandeja interminable.
Las listas en ClickUp también sirven para procesos o como bases de datos
Al igual que en Excel una tabla puede ser una lista de tareas o proyecto, o puede ser una base de datos de contactos, clientes, proveedores o un registro de Facturas, en ClickUp pasa lo mismo.
No todo tiene porque ser tareas en si mismo aunque «físicamente» lo sean.
Quiero decir, puedes necesitar gestionar cosas como
- Gestionar solicitudes
- Publicar contenidos
- Contratar personas
- Atender incidencias
- Preparar facturas
Ejemplos de listas en ClickUp
En estos casos, puedes utilizar una lista como contenedor de un flujo de trabajo permanente.
Por ejemplo:
Gestor de contenidos
Puedes crear una lista que se llame «Gestor de contenidos» o «Calendario editorial»
Dentro de esta lista, cada tarea representaría una pieza de contenido (Post para blog, Post para Instagram, Vídeo Youtube, Reel, etc…)
La lista permite configurar estados por los que pasan las tareas, por ejemplo:
Idea → Pendiente de redactar → En redacción → En revisión → Programado → Publicado
Gestor de solicitudes
Otra idea es la de crear un formulario web.
Los formularios en ClickUp viven en las listas, por lo tanto, puedes crear un formulario para por ejemplo recopilar solicitudes o peticiones.
Primero crearás una lista llamada «Solicitudes», «Peticiones» o el nombre que le quieras dar.
Una vez creada la lista, crearás un formulario para capturar esas peticiones o solicitudes.
Cada petición o solicitud se convertirá en una tarea o registro dentro de esa lista.
Registro de presupuestos
Te cuento otro caso de uso.
Eres Freelance y quieres llevar un control de los presupuestos.
Creas una lista, le llamas «Presupuestos»
Crea campos personalizados para informar del número de presupuesto, importe, etc.
Por cada presupuesto que hagas, crea una tarea para llevar el control.
No son tareas que tengas que completar en si mismas, si no que son tareas que actúan como «registros»
Yo mismo utilizo estos tres casos de uso en mi ClickUp.
Ejemplo de jerarquía con varias listas en ClickUp
Vamos a ver un ejemplo típico de estructura que podemos encontrar en ClickUp
- Espacio: Marketing
- Carpeta: Contenidos
- Lista: Blog
- Lista: Linkedin
- Lista: Newsletter
- Lista: Vídeos
- Carpeta: Campañas
- Lista: Campaña de Primavera
- Lista: Lanzamiento de nuevo servicio
- Lista: Captación de leads verano
- Lista: Black Friday
- Carpeta: Contenidos
Dentro de cada una de las listas anteriores, estarían las tareas necesarias para ejecutar el trabajo.
Este tipo de estructura aporta una visión global sin obligar a mezclar tareas que pertenecen a contextos distintos.
¿Cómo crear una lista en ClickUp?
Crear una lista en ClickUp es muy fácil, simplemente debes acceder al espacio o a la carpeta dónde quieras crear la nueva lista y utilizar la opción de añadir un nuevo elemento y selecciona Lista.
Después asigna un nombre claro para la lista y configura los estados o ajustes que necesite el flujo de trabajo
El proceso es muy simple y sencillo
Aquí tienes un vídeo sobre como crear nueva lista
Define qué trabajo contendrá la lista
Antes de crear la lista, termina esta frase:
Esta lista contiene todas las tareas relacionadas con…
Si no eres capaz de completar la frase con claridad, probablemente todavía no es necesario crear la lista.
Por ejemplo: «Cosas de marketing» es un contexto demasiado amplio, probablemente acabará siendo un pequeño vertedero de tareas.
En cambio: «Publicación semanal de contenidos del blog», es más concreto, específico y con propósito.
Utiliza nombres que entienda todo el equipo
Evita nombres muy genéricos tipo
- General
- Varios
- Otros
- Importante
- Lista definitiva 2
El nombre de la lista normalmente debe ser lo suficientemente claro como para identificar el propósito de la lista.
- Solicitudes de diseño
- Clientes activos
- Contenidos del blog
Configura estados de tarea relacionados con el proceso
En ClickUp, las tareas pasan por distintos estados, pueden ser más o menos complejos según requieras.
Podemos partir de un simple: Pendiente → Completado
A algo más elaborado: Pendiente → En progreso → En espera → En revisión → Completado
En cualquier caso, los estados por los que fluyen las tareas en ClickUp, se configuran desde la propia lista.
Debes saber que ClickUp permite que si lo requieres, cada lista tenga estados distintos según la necesidad del proceso a gestionar en ella.
Sin embargo, te recomiendo que siempre que puedas unifiques estados.
quiero decir, por supuesto que puedes personalizar los estados según las necesidades de la lista pero si se da el caso que en una lista tienes: «Pendiente» y en la nueva vas a poner «Por iniciar», pues te recomendaría que o bien en las dos listas pongas «Pendiente» o bien pongas «Por iniciar» pero que no tengas dos estados distintos que quieran decir lo mismo. El motivo es porque luego desde vistas elevadas como la vista «Todo», aparecen varias columnas que quieren decir lo mismo, y no tiene sentido.
Aquí tienes un vídeo sobre como cambiar los estados por los que pasarán las tareas
Errores habituales al crear y organizar listas en ClickUp
Crear listas es muy fácil, apenas representa un par de clics y introducir el nombre de la lista. Sin embargo esa facilidad, puede comprometer el uso de la herramienta, nadie quiere utilizar una herramienta que requiere 27 clics para llegar a la información.
Estos son algunos de los errores más habituales:
Crear demasiadas listas
No siempre es necesario crear nuevas listas, antes de crear una nueva lista en ClickUp, pregúntate si es necesario.
Recuerda el efecto Netflix. ¿No te pasa que quieres ver una película y cuando entras en Netflix te pasas 30 o 40 minutos intentando seleccionar que película ver?
Si creas muchas listas en ClickUp, los usuarios no sabrán dónde guardar o buscar la información.
El resultado será una estructura fragmentada y difícil de mantener.
Antes de crear una nueva lista, comprueba si podrías resolverlo mediante estados, etiquetas o campos personalizados o vistas en una lista ya existente.
Mezclar procesos diferentes en una sola lista en ClickUp
El extremo contrario tampoco funciona.
Si una lista contiene tareas comerciales, incidencias, publicaciones y facturas, es probable que necesites separarla a no ser que esas tareas formen parte de un proyecto, con lo cual entonces si que tiene sentido que estén en la lista que actúa como proyecto, eso si, segmentadas y agrupadas por algún criterio como etiquetas, estados o campos personalizados.
Diseñar la estructura sin hablar con el equipo
Puedes construir una jerarquía preciosa y que tenga una lógica perfecta para ti.
Después llega el equipo, no entiende nada y continúa apuntando las tareas en el excel de siempre llamado «Control Bueno definitivo 2»
La estructura debe adaptarse al flujo de trabajo real. Habla con las personas que van a utilizarla, observa como gestionan actualmente sus treas y simplifica tanto como puedas.
Confundir la «lista» con la vista de «lista»
Aprende esta regla y podrás separar bien ambos conceptos.
Una lista, es una ubicación dentro de la jerarquía de ClickUp.
Una vista es simplemente una forma de visualizar la información.
La lista, almacena la información.
La vista, muestra la información.
Parece una tontería pero no lo es, te harías cruces la cantidad de gente que confunde esto.
ClickUp ofrece distintos tipos de «vistas»
Como te he mencionado, la información (tareas), no cambian, solo cambia la forma en la que las visualizamos.
En ClickUp podemos ver las tareas con vistas de tipo:
- Lista
- Tablero kanban
- Calendario
- Gantt
- Cronograma
- Tabla
- Mapa
- Carga de trabajo
- Mapa mental
Cómo saber si has organizado bien tus listas en ClickUp
Una buena estructura en ClickUp, debe responder rápidamente a estas tres preguntas:
- ¿Dónde creo esta tarea?
- ¿Dónde encuentro el trabajo de este proyecto o proceso?
Cuando el equipo responde sin dudar, la estructura funciona.
Cuando cada persona da una respuesta diferente, entonces tenemos un problema de estructura.
No necesitas crear una estructura perfecta desde el primer día, recuerda «menos es mas», siempre estarás a tiempo de ampliar la estructura.
Mis propios ejemplos de organización de listas en ClickUp
Yo utilizo ClickUp tanto para mi vida personal como para mi vida profesional.
Cuando me llega una tarea relacionada con mi hijo, la guardo o creo en la lista de mi hijo.
Si me llega una tarea relacionada con mi hija, la creo o guardo en la lista de mi hija.
Y cuando se trata de una tarea personal, la guardo en mi lista de tareas personales.
Sin embargo, si me llega una tarea relacionada con el proyecto de un cliente, la crearé o guardaré en la lista correspondiente al proyecto del cliente.
Cuando entra un nuevo posible cliente, se crea en la lista que actúa como CRM.
Este post, ha nacido a partir de una tarea que tenía almacenada en mi lista de Contenido editorial, que es la lista desde la que gestiono todos los artículos que publico, desde la idea hasta la publicación.
Como ves, yo puedo responder rápidamente a cualquiera de esas dos preguntas. ¿Tu puedes hacerlo?
Las listas en ClickUp deben simplificar el trabajo
En definitiva, las listas en ClickUp son contenedores de tareas que permiten organizar proyectos, procesos, clientes y áreas de trabajo dentro de la jerarquía de la plataforma.
No son simples carpetas digitales. También pueden definir estados, configuraciones y formas de gestionar el trabajo de un equipo.
Pero su objetivo no es impresionar a nadie con una estructura llena de niveles.
Su objetivo es que todos sepan dónde está el trabajo, qué tienen que hacer y qué está bloqueando el avance.
Empieza hoy con un paso sencillo: revisa tus listas y elimina, archiva o fusiona una que ya no tenga una función clara.
Y si estás intentando implementar ClickUp y la jerarquía se te está haciendo bola, puedes contactar conmigo. Me dedico a ayudar a equipos a convertir ClickUp en un sistema útil, no en otro trastero digital con botones de colores.
¿Cuál es el mayor problema que tienes ahora mismo con tus listas en ClickUp?
Preguntas frecuentes sobre las listas en ClickUp
Las listas en ClickUp son contenedores donde se guardan y organizan las tareas. Pueden utilizarse para gestionar proyectos, procesos, clientes, departamentos, solicitudes o registros de información. Todas las tareas de ClickUp deben pertenecer obligatoriamente a una lista. Las tareas no pueden vivir directamente en carpetas o espacios. Las listas pueden «vivir» en carpetas o espacios.
Las listas sirven para agrupar tareas o registros que comparten un mismo contexto.
Por ejemplo, puedes crear listas para organizar los proyectos de clientes, gestionar contenidos, registrar presupuestos, controlar facturas o centralizar solicitudes internas.
Una Carpeta sirve para agrupar varias listas relacionadas. Una Lista contiene las tareas o registros que forman parte de un proyecto, proceso o área de trabajo.
Las Carpetas son opcionales, pero las Listas son obligatorias porque todas las tareas deben estar almacenadas en una.
No existe un número correcto de listas. Dependerá del tipo de trabajo, del volumen de tareas y de las necesidades del equipo.
Como regla general, conviene crear únicamente las listas necesarias. Si una lista suele contener una o dos tareas, puede ser mejor utilizar etiquetas o Campos personalizados dentro de una lista más amplia.
Para crear una lista en ClickUp, accede al Espacio o la Carpeta donde quieras guardarla, selecciona la opción de añadir un nuevo elemento y elige Lista.
Después, asigna un nombre claro y configura los estados que utilizarán las tareas de ese flujo de trabajo.
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