La revisión semanal, es como un faro que guiará e iluminará tu productividad para que llegues a buen puerto.
Uno de los hábitos más importantes de la metodología GTD®, es el de la revisión Semanal. Suponiendo que ya conoces en que consiste este hábito, a continuación te dejo un checklist que te será de ayuda para completar la Revisión Semanal con éxito. Si no conoces el proceso, te recomiendo que le des un vistazo en: Las 5 etapas de Getting Things Done.
Descarga el Checklist en formato Evernote haciendo clic aquí
01 · Realiza un barrido mental
El objetivo de este paso es: Realizar un barrido mental para asegurar que no nos olvidamos nada. Seguro que después de revisar todo tu sistema, habrán aparecido nuevas tareas, ideas o proyectos, o puede ser que finalmente hayas decidido eliminar elementos que tenías en tus listas de Algún día / Tal vez, porque al final has decidido que no harás nada con ello. En cualquier caso, realiza un barrido mental para asegurar que no olvidas nada.
Realiza un barrido mental para asegurar que no te olvidas nada relacionado con cualquier aspecto de tu vida y captura en tu bandeja de entrada los nuevos elementos que aparezcan.
- Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos Personales
- Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos Profesionales
- Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos Familiares
- Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos de Salud
- Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos Religiosos
- Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos Financieros
- Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos Académicos
- Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos Deportivos
- Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos de Tiempo libre y Ocio
- Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos de Nuevas competencias
- Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos … completa las áreas que puedan faltar en esta lista.
02 · Vaciar la mente
El objetivo de este paso es: Vaciar la mente de elementos incompletos que nos roban atención y pueden ser susceptibles de convertirse en una tarea o proyecto o simplemente podemos querer guardarlos para decidir que hacer con ellos en el futuro.
Introduce en tu Bandeja de Entrada todo tipo de papeles que puedan ser susceptible de convertirse en tarea, proyecto, material de referencia o consulta.
- Tarjetas
- Recibos
- Notas
- Cartas
- Dossiers
- Facturas
- Tickets
- Folletos publicitarios
Piensa en cosas sin capturar que estén rondando tu cabeza y que creas que pueden requerir tu atención.
- Tareas
- Ideas
- Deseos
- Proyectos
- Pensamientos
03 · Vacía tus bandejas de entrada
El objetivo de este paso es: Vaciar todas tus bandejas de entrada. Quizá no lo sepas pero no solo tienes la bandeja de entrada de tu aplicación de tareas. Debes saber que tienes muchas mas bandejas de entrada a las que pueden llegar elementos que pueden requerir tu atención y ser susceptibles de convertirse en tareas, proyectos, material de consulta o referencia. Muchas de estas bandejas de entrada, no serán controladas por ti y no podrás evitar que lleguen elementos. Tu obligación es revisarlas y capturar aquello que llame tu atención.
Revisa y Procesa completamente todas tus bandejas de entrada alternativas. (Estas son solo un ejemplo, revisa si tienes que añadir o eliminar algunas bandejas de entrada)
- Telegram
- SMS
- Correo
- Llamadas entrantes o perdidas en tu Smartphone
- Buzón de voz
04 · Revisa tu agenda
El objetivo de este paso es: Revisar tu agenda o calendario en todas tus áreas de responsabilidad, en busca de elementos pasados incompletos así cómo preparar los eventos futuros.
Revisa tu agenda de la semana pasada en todas tus áreas de responsabilidad.
- Revisa los últimos eventos de tu agenda durante la semana pasada por si quedaron acciones pendientes de completar.
- Revisa los últimos eventos de tu agenda durante la semana pasada por si quedó material de consulta o referencia pendiente de almacenar correctamente.
- En caso de que encuentres algún elemento en los pasos anteriores, procesalos al sistema activo.
Revisa y prepara los eventos de la próxima semana en todas tus áreas de responsabilidad.
- Revisa tu agenda para la próxima semana
- Captura las acciones necesarias para preparar los eventos (tareas, material de consulta o referencia, etc..)
05 · Revisa tus Listas de Próximas Acciones
El objetivo de este paso es: Revisar tus listas de próximas acciones en todas tus áreas de responsabilidad.
Revisa tus listas de Próximas Acciones en todas tus áreas de responsabilidad.
- Actualiza el contenido de tus listas
- Mueve elementos que hayan podido cambiar, hacia otras listas si así lo requieren
- Confirma que todos los elementos que hay en tus listas de Próximas Acciones, tienen asignado un @Contexto, Tiempo estimado y Energía necesaria para ser completados.
06 · Revisa tus Listas A la espera
El objetivo de este paso es: Revisar listas de elementos a la espera de que otras personas completen las tareas que les has delegado en todas tus áreas de responsabilidad.
Revisa tus listas a la espera en todas tus áreas de responsabilidad.
- Completa los elementos recibidos
- Captura las acciones de seguimiento necesarias para reclamar en caso de que los plazos hayan vencido o estén apunto de vencer.
- Captura las acciones de seguimiento necesarias para consultar por el estado de las tareas delegadas.
07 · Revisa tus Proyectos
El objetivo de este paso es: Revisar el estado de tus proyectos en todas tus áreas de responsabilidad. Debes asegurarte de que los proyectos activos, tengan asignada una Próxima acción cada uno
Revisa tus proyectos Activos en todas tus áreas de responsabilidad.
- Verifica que tus proyectos activos tienen todos una Próxima Acción activa en la lista de Próximas Acciones
08 · Revisa tus Listas de Algún día / Tal vez
El objetivo de este paso es: Revisar tus listas de Algún día / Tal vez en todas tus áreas de responsabilidad.
Revisa tus listas Algún día / Tal Vez en todas tus áreas de responsabilidad.
- Revisa si hay elementos que deben ser activados y por tanto pasados a alguna de las otras listas del sistema (Próximas Acciones, Agenda, A la espera, Proyectos)
- Procesa los elementos que deban ser activados
- Evalúa si hay elementos susceptibles de ser eliminados porque tengas claro que no los vas a necesitar o que no vas a hacer nada al respecto.
- Evalúa si hay elementos que se han enquistado en tus listas de Algún día / Tal vez, y si tienes claro que después de todo el tiempo que llevan ahí no harás nada con ellos, elimínalos. Al fin y al cabo si en el futuro tienes que hacer algo al respecto, por si solos volverán a tu mente.
09 · ¡Enhorabuena!!
Has completado la revisión semanal con éxito.
Recuerda hacer este proceso cada semana para conseguir un sistema de productividad efectivo y confiable que te permita conseguir tus metas y objetivos, eligiendo en cada momento la mejor acción.
Josep Maria Martínez 
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