Durante mucho tiempo, he sido un defensor de la planificación.

Siempre me ha gustado planificar por adelantado en que tareas y proyectos quería enfocar la atención mañana, pasado o la próxima semana.

Planificar, me proporcionaba la sensación de seguridad, de tener todo bajo control, tenía la sensación de ser un estratega del tiempo.

!!! · El tiempo y la experiencia me han demostrado lo equivocado que estaba.

Déjame que te cuente algo, por si todavía no lo has deducido:

El 90% de las veces, la planificación que hagas, no se cumplirá.

Quién más, quién menos, a la hora de planificar, pasa por alguna de las siguientes fases, si no por todas.

Fase 1: Planificación

Enciendes tu ordenador, accedes a tu lista de tareas o tu calendario y empiezas a revisar que ítems tienes pendientes de completar.

Sin ningún tipo de análisis previo, empiezas a desarrollar una estrategia mental, y empiezas a visualizar tu próxima semana, con los ítems sobre los que has prestado tu atención, en estado de completados.

Haciendo cábalas

“-Bien, vamos a ver… esta tarea la haré el Lunes, esta otra también, esta la pondré para el Martes, esta otra la pondré para el Miércoles, estas tres, las haré el Martes también, ah, por supuesto esta de aquí la haré el Jueves. El viernes, pondré sólo tres o cuatro por la mañana, que por la tarde, los viernes no me apetece hacer mucho y así tendré la tarde del Viernes más o menos libre.-“

Arrancas tu aplicación de calendario o tu aplicación de tareas, y empiezas a bloquear tiempo. En el caso del calendario montas un bonito Tetris de colores y formas rectangulares y cuadradas. En el caso de la aplicación de tareas, te ha quedado una bonita lista de tareas llena de fechas de vencimiento programadas.

Alejas un poco la vista para obtener una perspectiva más amplia y te sientes plenamente satisfecho de cómo has organizado tu semana.

Te dices a ti mismo: “-Bufff!!! Esto es la bomba, menuda planificación que he hecho, esto no hay quién lo desmonte.-“

Fase 2: Todo preparado

Sobre el papel, has realizado un plan de acción perfecto para la próxima semana. Todo bien estructurado, las tareas y proyectos en los que quieres centrar tu atención, están bien definidos y los tienes agendados en tu planificación para ponerte a trabajar en los elementos que consideras más importantes.

Apagas el ordenador, con la fantástica sensación de tenerlo todo bajo control. Te sientes bien, satisfecho y super productivo por haber organizado con antelación el trabajo de toda la semana. ¿Qué podría fallar?, con este plan tengo hueco para cubrir los imprevistos que surjan y las tareas que he planificado.

Fase 3: El Apocalipsis empieza los Lunes

06:30 AM.

Suena el despertador. Te desperezas en la cama y sin levantarte, agarras tu Smartphone y le das un primer vistazo al correo electrónico.

— ¿Cómo puede ser? El viernes antes de irme dejé la bandeja de correo electrónico completamente vacía. Bueno, no pasa nada, voy a despachar algunos correos directamente desde el teléfono. —

Todavía desde la cama, eliminas algunos correos de publicidad, contestas otros dos o tres a unos compañeros de departamento, y dejas pendientes, y eso si, mediante la conocida y antiquísima técnica de marcar cómo no leídos los tres correos que finalmente van a requerir tu atención cuando estés en la oficina..

06:40 AM.

Después de revisar el correo desde la cama, te levantas, te aseas y vas a la cocina para desayunar. Colocas una cápsula en tu flamante cafetera de cápsulas de café rápido y cuando te das cuenta, resulta que ya son las 07:00 AM, y tienes que salir disparado hacia la oficina, tienes 45 minutos de trayecto y tu jornada empieza a las 08:00 AM. Una vez más, te dices a ti mismo que mañana pondrás el despertador un poco antes para que te de tiempo a desayunar tranquilamente en casa antes de ir a la oficina.

07:15 AM.

Vas de camino a la oficina con el transporte público. Trabajas en el centro de una gran ciudad y no es viable ir en coche, ni por el desplazamiento, ni por el coste económico que ello representa. Combustible + Desgaste del vehículo + Aparcamiento.

Cuando encontraste ese trabajo, viste que la mejor opción y la más económica, era ir a trabajar en transporte público. Además, el hecho de ir a trabajar en transporte público, te proporciona unos buenos minutos todos los días para poder despachar temas desde tu tablet mientras dura el trayecto.

Así pues, te acomodas en el asiento de siempre, en el vagón de siempre, y enciendes tu tablet para empezar a despachar temas.

Lo primero que haces es volver a revisar el correo electrónico.

Vaya… habías dejado tres correos pendientes de gestionar cuando habías revisado tu bandeja de entrada antes desde la cama, pero ahora vuelves a tener otra vez 15 correos electrónicos pendientes de procesar.

Así pues, durante el trayecto, te dispones otra vez a procesar la bandeja de entrada. A los tres correos electrónicos que habías dejado pendientes de gestionar en la primera revisión, se le suman otros tres, dos de ellos con el sello de Urgente e Importante.

08:00AM.

Llegas a la oficina después del viajecito en transporte público y del café previo a la entrada al trabajo. Te diriges a tu mesa y enciendes el ordenador.

Tenías una preciosa planificación preparada pero los dos correos electrónicos que llevan el sello de Urgente e Importante, Han dado al traste con esa planificación prevista para la primera franja de la jornada. No pasa nada, te dices a ti mismo, total… no me había comprometido con nadie y esa planificación la hice en base a mis propias suposiciones.

08:15AM.

Empiezas a gestionar el primer correo electrónico marcado como urgente. Tu jefe te ha pedido un informe detallado en relación a las tres últimas operaciones de ventas que has gestionado, así que empiezas a la tarea. Justo cuando acabas de empezar con el informe, salta la alarma del calendario referente a la primera tarea que habías programado el viernes pasado.

— Vaya, es verdad, había planificado esta tarea para primera hora, bueno, a ver donde la puedo encajar en otro hueco del calendario y luego la hago–

Mueves la tarea vencida a otro hueco disponible, y prosigues con el informe.

08:30AM.

Llevas 15 minutos trabajando en el informe y has conseguido un buen estado mental de concentración, cuando de repente, aparece por tu mesa tu compañero António removiendo la cucharilla de su café cortado. Te maldices a ti mismo, porque sabes que António viene a tu mesa para charlar un poco a primera hora.

António es un compañero de tu departamento de ventas, que empieza un poco mas tarde su jornada. Muchas veces, por las mañanas, cuando António empieza su jornada a las 08:30, charláis durante un rato tomando el primer café de la mañana en la oficina. Es una mala costumbre que habéis adquirido los dos, y que finalmente se ha convertido en un ritual.

Esta mañana, te molesta que António venga a charlar contigo cómo de costumbre, pero sabes que no puedes decirle que no, porque tu mismo le has seguido la corriente todos los días cuando se ha presentado en tu mesa para charlar con ese café mañanero.

Te resignas y durante otros 15 minutos charlas con António animadamente sobre cómo habéis pasado el fin de semana, que habéis hecho, y que habéis dejado de hacer.

08:45AM.

António se va a su mesa y tu intentas volver a concentrarte en el informe que te ha pedido tu jefe. Vuelves al procesador de textos y tratas de recordar en que punto te habías quedado y cómo ibas a proseguir con el informe.

Beep beep. La notificación del calendario te vuelve a distraer de lo que estabas haciendo. La segunda tarea que habías planificado te avisa de que ha vencido la hora establecida.

Buf!! Si, claro, no he completado la primera tarea que había planificado, cómo para ponerme a trabajar en la segunda, si todavía no he hecho el informe que me ha pedido mi jefe.

09:15AM.

Bueno, más tarde de lo previsto, pero has terminado la primera petición urgente e importante que te han realizado por correo electrónico. Te dispones a ver en que consiste la segunda petición urgente e importante que queda pendiente en tu gestor de correo electrónico, cuando .. Riiiiiiiiing, suena el teléfono de tu escritorio.

Tu compañero António, te pide ayuda con una oferta de venta. António hace un año que se ha incorporado a la empresa y todavía no domina todos los aspectos de los productos y servicios que ofrecéis a vuestros clientes, por lo que en ocasiones según la oferta que solicita el cliente, a António, le falta autonomía y necesita ayuda para completarla.

Amablemente le dices si puede esperar un rato para que vayas a ayudarle, pero António te dice que no, porque su cliente espera la oferta antes de las 10 de la mañana ya que se reúne el consejo de administración, y tienen que decidir respecto a la propuesta que António les tiene que hacer llegar. Le dices a António que te de unos minutos antes de ir a su mesa a ayudarle.

09:25AM.

Vas a la mesa de António dispuesto a ayudarle con su propuesta comercial, revisas lo que lleva hecho, y corriges un par de puntos que están erróneos. Le ayudas a terminar su propuesta y la revisas entera de arriba a abajo para cerciorarte de que no presenta ningún error o anomalía.

09:45AM.

Vuelves a tu mesa y empiezas a despachar la segunda petición urgente que tenías. Esta vez consiste en crear una oferta de venta para un nuevo e importante cliente. Si el cliente acepta la oferta, puede convertirse en uno de vuestros principales clientes, por lo que la propuesta comercial, requiere de un buen estudio y análisis de necesidades, así cómo de una buena propuesta económica adaptada a sus necesidades actuales.

Imprimes la documentación adjunta al correo electrónico y revisas el pliego de condiciones técnicas, así cómo el pliego de servicios.

Es una propuesta complicada, y requiere de un análisis con el responsable de proyectos, por lo que le llamas por teléfono para ver si tiene un hueco en su agenda para reuniros un rato y evaluar el pliego de servicios.

Pedro es el responsable de proyectos y justamente te dice que ahora mismo tiene 30 minutos disponibles antes de la siguiente reunión. No quieres demorar este tema, así que aceptas la reunión con Pedro. Tomas el pliego de condiciones de servicio, y tomas el ascensor hasta la planta superior, ubicación en la que se encuentra el acogedor despacho de Pedro.

Os reunís y comentáis todas las posibilidades referentes al pliego de servicios. La reunión dura lo estipulado por Pedro, puesto que este se tiene que ir a otra reunión con la gerencia de la empresa.

10:15AM.

Menuda mañana llevas, no has cumplido ninguna de las tareas que tenías planificadas desde el Viernes y encima, te han caído dos tareas que no tenías previstas.

Necesitas un café. Te diriges al Office de la empresa para tomarte un café y un tentempié. ¿Cómo puede ser? António vuelve a estar en el Office con otro café!!! Te preguntas a ti mismo cuando trabaja este tio. Maldición!!! António me ha vuelto a pillar por banda. Buffff!!! Aguantas el chaparrón.

10:30AM.

Vuelves a tu mesa y te pones a trabajar en la propuesta comercial para el nuevo cliente, después de la reunión con Pedro y con las cosas mucho más claras respecto al pliego de condiciones de servicio.

Después de bastante trabajo, terminas la propuesta comercial y se la envías a tu jefe para que la revise y la envíe al cliente.

11:45AM.

Abres tu calendario para ponerte a trabajar en la primera tarea que habías planificado el pasado viernes, cuando te das cuenta de que otras dos tareas están en rojo en tu calendario. Durante tu reunión con Pedro y el café en el office, esas dos tareas, han mostrado la notificación de su vencimiento.

Vaya,… te sientes un poco angustiado, porque para empezar has tenido que mover las dos primeras tareas de la mañana en el calendario, y ahora tienes que mover estas otras dos, se te complica el día, porque ahora para mover esas tareas, tienes que encajarlas con el resto de tareas que tienes programadas para el día, tienes que buscar huecos disponibles sin tan siquiera analizar si vas a necesitar esos huecos para otra cosa.

12:00AM.

Después de reorganizar tus tareas y revisar el correo electrónico una vez mas, te dispones a empezar otra tarea, cuando recibes un correo electrónico de tu jefe, pidiéndote que dejes todo en lo que estas trabajando, y te pongas urgentemente a trabajar en el boceto de un nuevo servicio que queréis poner a la venta el próximo trimestre.

¿En serio?

La Falacia de la planificación

Estoy convencido de que la situación descrita anteriormente te suena de primera mano. Lo se, porque yo también lo he vivido, y créeme si te digo que fui prisionero de la planificación hasta no hace mucho.

Nos consideramos superhéroes de la productividad y no tomamos consciencia de que las tareas y los proyectos, tienen la increíble capacidad de aparecer de la nada.

Planificamos constantemente, creyéndonos como he dicho al principio, estrategas del tiempo.

Espero que con el ejemplo del principio, te hayas dado cuenta de que la planificación, no sirve para nada. Por mucho que tu creas que si, por mucho que algunos planes te salgan bien, créeme, la solución no es planificar.

About the Author Josep Maria Martínez

Consultor Certificado Evernote. Asesor y formador en Productividad y gestión Personal.

8 comentarios

  1. Hola! Que grande este artículo y que real! Me quedo con la siguiente duda…¿Entonces qué hacemos? Yo he probado múltiples formas de organización y todas tienen sus pros y sus contras pero si bien es cierto que, como comentas, las planificaciones son una falacia, el mundo y nuestros responsables y clientes se mueven con ellas… lo que deriva en la pregunta que hacía al principio…¿Qué hacemos? ¿nos dejamos llevar?

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    1. Gracias Daniel, celebro que te haya gustado el artículo!!!

      No podemos evitar que otras personas que interactuan con nosotros planifiquen con mayor o menor éxito su trabajo, y mucho menos, dejarnos llevar por su planificación.

      Lo que si que podemos evitar nosotros es planificar nuestro trabajo, y trabajar en base a metodologías como por ejemplo GTD, que proponen un marco de trabajo adaptativo en base diferentes criterios como son los contextos, tiempo y energía disponible, así como una pequeña parte de planificación OBJETIVA basada en fechas y compromisos reales e ineludibles.

      Aquí no hay cabida para la planificación de fechas SUBJETIVAS, basada en lo que creemos que podríamos hacer o en lo que nos gustaría hacer a futuro. Tampoco tiene cabida como he dicho al principio, trabajar dejandonos llevar por la planificación de otros, si entramos en este circulo, ya estamos planificando o dejando que otros planifiquen por nosotros, lo cual llevará al fracaso.

      Así pues Daniel, mi respuesta a tu pregunta sobre si nos dejamos llevar, sería NO.

      Creo que lo más adecuado seria capturar los inputs que llegan a nuestras bandejas de entrada, Procesarlos, Aclararlos, Organizarlos, Revisarlos y a partir de ahí, trabajar siempre eligiendo la acción más adecuada en base a criterios REALES como son Contexto, tiempo disponible y estado de energía mental en el que nos encontramos.

      Da igual que sea empleando GTD como es el caso del flujo de trabajo descrito en el parrafo anterior, ZTD, Metodologías Ágiles o cualquier otro sistema de productividad.
      Lo importante es tener un Framework o marco de trabajo, con unos pasos y procedimientos concretos que nos ayude a gestionar mejor cualquier elemento que requiera de nuestra atención, pero en cualquier caso Nunca utilizar un sistema o método basado en la planificación.

      Los entornos laborales de hoy en día son entornos con una volatilidad muy alta, interrupciones, alarmas, notificaciones, imprevistos, urgencias, prioridades, compañeros, jefes, responsables de…, mantener una planificación en estos entornos y que encima se cumpla, es prácticamente imposible.

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  2. Josep, muy buen artículo, mi observación seria nada mas de que en la potenciación adquirida, al clarificar y revisar los proyectos y acciones, ya estamos planificando, ya que nuestro cerebro tiene el propósito definido al tiempo que visualizamos los proyectos y sus acciones.
    Recordemos que gtd es un sistema natural según como nuestro cerebro ve todo, ésto lo aprovechamos responsablemente, lo organizamos y entonces nuestra mente se tranquiliza.
    Los imprevistos los podemos manejar con mucha facilidad, porque tenemos el cerco puesto a lo realmente importante, siendo éste un imán que nos vuelve a traer con rapidéz a nuestro escenario de acción…aquí está el secreto de éste maravilloso sistema de planificación natural que Allen le ha proveido al mundo.
    Gracias por tu trabajo…es muy valioso, me hiciste reflexionar sobre ésta maquinaria de alto nivel para hacer que las cosas sucedan…felicidades

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  3. Hola. Que cierto es todo esto!! yo he estado utilizando GTD desde algunos años y me funciona bastante bien, aunque te diré que para mis proyectos de mejora personal y profesional si tengo que planificar al menos algunos puntos semanalmente para ir avanzando, utilizo ZTD como ayuda.
    Felicidades por tu artículo y si en verdad una realidad que no nos gusta pero que todos vivimos día a día.

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  4. Que paradoja… tenía este artículo pendiente de leer… precisamente por las “urgencias” que siempre aparecen.

    Creo que la planificación por bloques de tiempo está bien… si trabajas totalmente solo. Te sirve para objetivar muy mucho que, cuando y cuanto vas a invertir en una tarea. Y remarco lo de “totalmente solo”. Sin nadie que te pueda llamar/enviar un correo/venir a tu mesa para comentarte algo. Cosa diferente es el time blocking, que pienso que si tiene muchos más ámbitos donde se puede aplicar. Pero para todo lo demás, GTD, sin duda.

    La peor sensación que te queda cuando intentas aplicar un método de planificación erróneo es la contrariedad con la que te quedas. Te preguntas que estás haciendo mal si tienes una planificación adornada de oro y brillantes.

    Gracias por el artículo! Me he sentido muy identificado.

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