Según un estudio realizado en Estados Unidos, tan solo el 7% de los trabajadores del conocimiento entrevistados, dijo sentirse Productivo durante su jornada laboral. Otros dijeron que Salir de la oficina no era una opción. Ese mismo estudio detectó que sólo el 33% de los trabajadores están significativamente implicados en el trabajo, mientras que otros se sienten “desconectados” lo cual hace que destruyan lo que los trabajadores más comprometidos construyen. Otro 51% de los trabajadores simplemente “van a la oficina” sin ningún tipo de compromiso con y por la empresa.

¿Porqué la gente no se siente motivada y comprometida con su trabajo?

Puede haber muchos motivos, veamos algunos de ellos…

1 · Los malos líderes no inspiran

Las personas, siempre buscamos referentes o ídolos sobre los que inspirarnos en prácticamente cualquier aspecto de nuestra vida. ¿Quién no tiene un ídolo en el mundo del deporte? ¿o en el mundo de la Música, el Cine, la Cocina, la Política, etc…?

El aspecto profesional no es una excepción y los trabajadores necesitan buenos Líderes, Líderes motivadores, que participen de los éxitos y los fracasos de sus empleados. Líderes a los que seguir, y a los que tener de ejemplo, Líderes que sean humanos, que entiendan cuando un empleado está eufórico y cuando un empleado está abatido por cualquier problema personal o profesional.

Los empleados quieren sentirse participativos, parte del proyecto, quieren sentirse una pieza importante, aunque simplemente se trate de un becario recién llegado a la empresa.

Lamentablemente, muchas organizaciones, todavía tienen Líderes con mentalidades antiguas, centradas en la cultura del presencialismo, mentalidades basadas en el egocentrismo empresarial, mentalidades basadas en que los éxitos de la empresa son gracias al o a los Líderes que la componen, pero en ningún caso gracias a los empleados. Mentalidades obtusas, en las que la información de los proyectos, no pasa ni se comparte con los empleados, por lo que estos simplemente se tienen que limitar a “obedecer” en base a las acciones que se les encomiendan. No hay posibilidad de aportar, no hay posibilidad de participar, y mucho menos de expresar opinión.

2 · Falta de comunicación

Estamos en la era de Internet, la cuarta revolución industrial, está a la vuelta de la esquina. Hoy más que nunca, tenemos miles de herramientas de trabajo colaborativo, que facilitan la gestión de equipos y proyectos desde prácticamente cualquier dispositivo. A pesar de ello, la falta de comunicación entre los equipos y los Líderes sigue siendo un caballo de batalla al que vencer.

Miles de Líderes, gestores de proyectos, Responsables, Managers, etc… atesoran la información y no la comparten con el resto del equipo. Paralelamente al no existir este intercambio de información, apenas existe intercambio de comunicación más allá de la entrega de ordenes y la revisión de estados de los proyectos.

Los empleados necesitan comunicación, una simple reunión de 5 minutos o menos cada dos o tres días, para comentar sobre el avance de las tareas y proyectos puede ser suficiente para que los empleados se sientan parte de los proyectos importantes de la empresa, y para que puedan comentar y compartir sus logros y dificultades en la realización de los mismos. Al final, la falta de comunicación desmotiva.

3 · Distracciones

Alarmas, Notificaciones, Llamadas, E-mails, Reuniones, Conversaciones, Estados de ánimo, Averías de los sistemas, …… Todo se confabula para dar al traste con nuestra productividad en modo de distracción. Al cabo del día, tenemos que lidiar con mil y una distracciones. Es muy complicado recobrar la concentración después de una distracción, se tarda alrededor de 10 minutos en volver a concentrarse en la tarea que estábamos haciendo. Imagina al cabo del día lo difícil que puede llegar a ser mantener alta la productividad en la oficina cuando estamos ante un entorno tan agreste cómo este.

Hoy en día, prácticamente todos los trabajos del conocimiento (exceptuando los científicos y algunos otros muy específicos), se pueden realizar desde casa. Los equipos informáticos y las comunicaciones de banda ancha, han evolucionado lo suficiente, como para poder trabajar desde casa o desde cualquier otro lugar con conexión a Internet, claro está que a nuevas ubicaciones, nuevas distracciones.

Trabajar desde casa cuando los niños están en el colegio y tu pareja está en su oficina, puede sonar tentador, pero tendrás que vencer la tentación de las nuevas distracciones que pueden aparecer en forma de Sofá, Televisión, Internet, Tareas domésticas e incluso Recados.

Así pues, lo importante es saber detectar a tiempo las distracciones y poner barreras para bloquearlas al máximo.

4 · Sobrecarga de Trabajo

Uno de los motivos más habituales por los que los empleados suelen ser improductivos en el trabajo es la sobrecarga de trabajo a la que se somete a muchos de ellos.

Los Líderes, quieren más Tareas y Proyectos completados, para poder complacer a los directores generales cuando estos les pidan explicaciones sobre la evolución de los proyectos de la empresa. Los Líderes delegan en los empleados, la realización de esas tareas y proyectos, muchas veces con plazos de entrega imposibles, eso comporta la saturación y sobrecarga de los recursos.

Un empleado, es un recurso de la empresa. Sobrecargar y saturar los recursos de la empresa, la hace ineficiente e improductiva.

Un empleado, cómo cualquier otro recurso, tiene limitaciones físicas que le impiden poder realizar un volumen de trabajo indefinido. Eso quiere decir que cualquier empleado, podrá realizar un número máximo de tareas durante su jornada.

Cuando los empleados están saturados de trabajo por sobrecarga, terminan por no seleccionar las tareas y proyectos clave que hacen avanzar a la empresa hacia sus objetivos, y debido a la saturación existente, toman cualquier tarea o proyecto sin pensar ni analizar el impacto que tiene sobre los objetivos establecidos. La cuestión es sacar trabajo, están saturados y necesitan “hacer” y “completar” tareas y proyectos para poder cubrir la demanda de sus superiores.

Extraído de las metodologías Ágiles, por las cuales estoy empezando a interesarme, el concepto de limitar el Trabajo en Curso, o limitar el WIP, puede ser interesante de cara a mejorar la productividad y eficacia de un empleado o equipo de trabajo, así como sobre todo a limitar el volumen o la carga de trabajo que esa persona o equipo puede asumir.

Imagina esta situación:
Te encuentras en la cola del supermercado y sólo hay disponible 1 caja para pagar, (Obviamente en los supermercados esto no es así). Delante de ti hay varias personas, y a la vez se van sumando nuevas personas a la cola.

La cajera solo puede atender a los clientes de uno en uno, por lo que la cola de clientes se hace cada vez mayor, y el tiempo de espera para poder pagar aumenta.

Ante tal situación, la responsable de Cajas, decide abrir otra caja, por lo que la cola se bifurca en dos y los clientes tienen dos cajas para elegir, el tiempo de espera se reduce y el volumen de clientes pendientes de pagar también.

En el primer caso, cuando sólo hay disponible una caja, el límite WIP o límite de Work In Progress (límite de trabajo en curso) es de 1

En el segundo caso, cuando tenemos operativas dos cajas, el límite WIP o límite de Work in Progress es de 2. Eso quiere decir que la línea de cajas (que no la cajera) puede atender a 2 personas a la vez.

Este ejemplo sirve para ilustrar que tu capacidad de gestión de tareas y proyectos es limitada. Tu, cómo persona o recurso individual, tendrás un limite WIP muy bajo ya que probablemente podrás atender de forma correcta solamente 1 tarea a la vez. De ahí que la multitarea no sea buena, porque sobrecarga tu sistema.

En esta captura de pantalla, se puede ver que las tareas de la columna “En Curso” tienen establecido un límite WIP de 1 unidad. Cuando movemos una tarea de la columna “Backlog” hacía “En curso”, la columna “En curso” se pone de color naranja para advertirnos de que estamos a punto de superar el límite de carga de trabajo establecido.

Límite WIP 1 Unidad

En la siguiente captura de pantalla podemos ver que sucede cuando añadimos una segunda tarea desde la columna “Backlog” a la columna “En Curso” con un límite WIP de 1 unidad.

Límite WIP 2 Unidades

Debido a que estamos sobrepasando nuestra capacidad de trabajo el sistema nos indica con la columna de color rojo que estamos saturando nuestra capacidad de respuesta. A partir de este punto ya somos improductivos, debido a que solo podemos hacer una cosa a la vez.

En el caso de que en lugar de una persona o recurso individual se trate de un equipo, los límites WIP, pueden ayudar a mantener el equipo altamente productivo, controlando la sobrecarga de trabajo y por ende la desmotivación e improductividad del mismo.

Imagina que tienes a tu disposición un equipo de trabajo de 4 personas. Siguiendo con el mismo principio de que cada miembro del equipo es capaz de atender una petición a la vez, se podría establecer un límite WIP de 4 unidades para la columna “En Curso”.

Límite WIP 4 Unidades

De la anterior captura de pantalla, podemos extraer que de los 4 miembros que forman el equipo, uno está disponible para asumir más carga de trabajo, por lo que tiene que ser auto suficiente cómo para asignarse una de las tareas disponibles en la columna “Backlog”.

Una vez el cuarto miembro del equipo se ha asignado una tarea y la ha pasado a la columna “En Curso”, tenemos el límite WIP a su máxima capacidad, pero sin sobrepasar la capacidad máxima de trabajo del equipo.

Límite WIP 4 a máxima capacidad

A la que aparece un mal Líder, un líder cómo los que hemos visto en el punto número 1 y empieza a exigir, empieza a exprimir y a atornillar al equipo, sucede esto.

Límite WIP 4 Sobrecargado

El equipo está sobrecargado y por tanto es improductivo e ineficiente, las reclamaciones y las quejas se suceden, tanto por los empleados, cómo por los Líderes, ya que no se puede dar salida a las peticiones con la suficiente velocidad para compensar el límite WIP establecido y por lo tanto el equipo está sobrecargado.

5 · Falta de flexibilidad

Te levantas a las 6 de la mañana, te duchas, te vistes y sales de casa disparado apenas tomando una tostada y un sorbo de café. Te peleas con el tráfico o con los habituales retrasos del transporte público. Asistes a largas reuniones improductivas, a las que te han convocado “porque si” y en las cuales tienes la sensación de que no aportas ni pintas nada. El trabajo se te acumula y terminas por salir el último de la oficina.

Muchas organizaciones al igual que sus Líderes tiene mentalidades anticuadas ancladas en viejos conceptos de productividad. La falta de flexibilidad de las organizaciones por compatibilizar la vida personal con la vida profesional, termina por desgastar a los empleados y hacerlos improductivos, desmotivados y con una sensación de tristeza empresarial permanente.

Es verdaderamente una lástima, porque con un simple cambio de mentalidad, una organización que basase sus principios en la consecución de objetivos y metas, así cómo en una buena política de recursos humanos, basada en una política equitativa de retribuciones, beneficios sociales, salarios emocionales y flexibilidad horaria, conseguiría trabajadores comprometidos y productivos durante mucho tiempo, evitando así la fuga de talento y la rotación de personal.

¿Y tu?, ¿Que opinas, porqué la gente es improductiva en el trabajo?

About the Author Josep Maria Martínez

Consultor Certificado Evernote. Asesor y formador en Productividad y gestión Personal.

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