Lunes por la mañana, te sientas en la silla de tu escritorio y enciendes el ordenador.

Cómo es habitual, inicias el ritual de todas las mañanas y empiezas a abrir las aplicaciones que son necesarias para desempeñar tu trabajo.

Sabes que no debes hacerlo, porque lo has leído en varios blogs de productividad, pero la primera aplicación que abres es tu querido gestor de correo electrónico.

Tan solo abrir la aplicación, el estómago te da un vuelco al ver la cantidad de mensajes que hay en tu bandeja de entrada, y un sudor frío te recorre la espalda cuando tomas consciencia de que tu aplicación de correo electrónico es la que dicta tu ritmo de trabajo así cómo lo que debes hacer y cuando lo debes hacer.

Eres responsable de un departamento en la empresa para la que trabajas, y recibes entre 80 y 120 correos al día.

Leer, revisar, responder, procesar, eliminar y archivar esta cantidad de correos electrónicos, lleva mucho tiempo, y gran parte de tu jornada la dedicas a la gestión de todo este volumen de correos electrónicos.

El resultado de este elevado volumen de correos electrónicos, ocasiona que tus tareas y proyectos se retrasen con bastante frecuencia, y en muchas ocasiones, te quedas hasta más tarde en la oficina, para poder ponerte al día, cosa que nunca sucede, porque el trabajo actual tiene la sorprendente capacidad de multiplicarse y no terminarse nunca.

El problema del correo electrónico es que se abusa de su uso.

El email, sigue siendo una herramienta útil y poderosa, pero en malas manos, puede convertirse en nuestra peor pesadilla.

Al igual que te ocurre a ti, miles de personas basan el epicentro de su jornada laboral en la gestión del correo electrónico, impidiéndoles avanzar en sus tareas y proyectos.

Por suerte, hay muchas formas de combatir y administrar el correo electrónico para que puedas ser más productivo, y evitar que el email marque tu ritmo de trabajo, a continuación te dejo 9 consejos para que gestiones mejor tu correo electrónico.

01 · No Chequear el email constantemente

Tu al igual que miles de personas, sentís la necesidad constante de actualizar la bandeja de entrada constantemente en búsqueda de nuevos mensajes.

Esto que por un lado puede parecer extremadamente productivo, ya que te permite responder prácticamente en tiempo real a cualquier nuevo mensaje que pueda llegar, no es mas que un constante foco de interrupciones y distracciones.

Piensa por un instante, cada vez que desvías tu atención de la actividad que estas llevando a cabo para revisar tu bandeja de correo electrónico, tu capacidad de atención y concentración se siente negativamente afectada, y por tanto, tienes mayores probabilidades de cometer algún error en la tarea que estás realizando.

02 · Hacer Revisiones periódicas

Aquí no hay fórmulas mágicas ni milagrosas, la verdad es que la solución que has visto en prácticamente todos los blogs de Productividad que hayas podido leer, será prácticamente la misma.

Definir varios periodos al día para revisar la bandeja de entrada.

La frecuencia de estas revisiones, debes determinarla tu, en función del volumen de correo electrónico que recibas.

Yo, sin conocerte de nada y sin saber en absoluto el tipo de trabajo que realizas, podría sugerirte cómo punto de partida básico una frecuencia de revisión de la bandeja de entrada de 2+2 (2 veces por la mañana y otras 2 veces por la tarde).

Por ejemplo, podrías revisar tu bandeja de entrada transcurridas un par de horas después del inicio de tu jornada laboral, y otra revisión antes de ir a comer.

Posteriormente, puedes realizar una tercera revisión una o dos horas después de incorporarte al trabajo por la tarde después de la comida, y una última revisión antes de salir de la oficina al finalizar la jornada.

!!! Es importante que tengas claro que esta frecuencia de revisión deberás establecerla tu, en función del volumen, la importancia de los correos electrónicos que recibas, y el tipo de trabajo que realices. Mi propuesta es simplemente a título informativo.

03 · Software de ayuda

Otro valioso recurso que puedes utilizar en tu favor para controlar la bandeja de entrada, son los complementos, plugins o aplicaciones de terceros que te ayuden a mantener a raya el correo electrónico.

Por ejemplo, puedes valerte de herramientas cómo Inbox Pause

Inbox Pause, es junto con Boomerang un complemento para Microsoft Outlook y para Gmail, que entre otras funciones, tiene la capacidad de pausar la recepción de correo electrónico.

Básicamente lo que hace Inbox Pause, es pausar temporalmente la recepción de correos electrónicos en tu bandeja de entrada, permitiéndote enviar correos.

Inbox Pause, te permite enviar correos electrónicos, pero no recibirlos durante el periodo de tiempo que tu hayas definido previamente.

04 · Desactiva las notificaciones

¿Has pensado en desactivar las notificaciones de tu programa de correo electrónico? …. Yo es lo primero que hago con mi gestor de correo electrónico.

Estás trabajando en una tarea importante, y Boooom!!! llega un correo electrónico. Automáticamente se desencadenan tres tipos de interrupción.

1. Aparece una ventana emergente avisándote de que ha llegado un correo electrónico y te muestra el remitente, el asunto y las primeras líneas del mensaje.
2. En el icono de tu aplicación de correo electrónico aparece el icono de un sobre
3. Una alarma sonora interrumpe tu tranquilidad.

¿En serio?, ¿a nadie se le ha ocurrido que estas interrupciones pueden ser realmente molestas e improductivas?

A raíz de los tres estímulos visuales y auditivos recibidos, inconscientemente, y de forma automática, tu cerebro va a darle la orden a tu brazo y a tu mano para que muevan el puntero del ratón hacia la notificación que acaba de aparecer en la esquina inferior derecha de tu pantalla, con el fin de abrir el mensaje que acaba de llegar.

Por supuesto, sabes que por el simple hecho de que el nuevo mensaje de correo electrónico incluya cualquiera de las palabras Urgente, o Importante, vas a dejar de trabajar en la tarea que estas inmerso, para empezar a trabajar en la nueva tarea que ha llegado por correo electrónico. Si señor!, eso es productividad!!!!

Cómo podrás adivinar, te recomiendo encarecidamente que accedas a la configuración de tu aplicación de correo electrónico y desactives cualquier tipo de notificación, créeme, trabajarás más tranquilo y si algo es urgente o importante de verdad, no te preocupes, que seguro que te enterarás.

05 · Responde el correo cuando tu energía disminuya

Otra cosa que puedes hacer, es reservar la gestión y respuesta del correo electrónico cuando tu energía empiece a disminuir, y por tanto aprovechar tus momentos de máxima energía para poder llevar a cabo tareas de máximo valor.

06 · La regla de los dos minutos

La regla de los dos minutos, es un concepto de David Allen, autor del Best Seller Getting Things Done, en Español: Organízate con eficacia Edición revisada

Si el correo electrónico que estás leyendo puede ser leído y respondido en menos de dos minutos, hazlo!!, vas a tardar mas tiempo en procesarlo y almacenarlo para responderlo luego.

Si vas a tardar más de dos minutos en leer y responder el mensaje, simplemente prográmalo en tu calendario o anótalo en tu lista de próximas acciones para responderlo cuando proceses tu bandeja de correo electrónico.

07 · Crea reglas

Estoy totalmente convencido de que muchísimos de los mensajes que recibes en tu día a día, se podrían automatizar mediante la creación de reglas de correo electrónico.

Todas las aplicaciones de correo electrónico permiten la creación de reglas. Las reglas son unos aliados perfectos para ayudarte a mantener el correo electrónico a raya.

Las reglas de correo electrónico no son más que sistemas de automatización para ayudarte a procesar el correo electrónico de forma automática. En base a los asuntos y los remitentes puedes establecer reglas para que tu programa de correo electrónico distribuya los emails recibidos de forma automática.

Regla de ejemplo 1: FYI

Cuando un mensaje recibido incluya FYI (For Your Information) (Para Tu Información) marca el mensaje cómo leído y archívalo en una carpeta específica. Revisa esta carpeta una vez al día, se supone que estos mensajes son meramente informativos y no requieren de ninguna acción por tu parte.

Regla de ejemplo 2: CC y CCO

Cuando recibas un correo electrónico y tu dirección de correo electrónico esté en el campo CC (Con copia) o CCO (Con copia oculta), traslada el mensaje o mensajes a una carpeta específica llamada CC / CCO y déjalo-s sin leer.

A diferencia de los mensajes FYI, los mensajes CC, o CCO también son mensajes a título informativo pero a diferencia de los mensajes FYI, que pueden ser generales, los mensajes CC o CCO, pueden ser específicos de algún tema o proyecto en el que estés involucrado, por lo que si, normalmente son mensajes informativos pero sobre temas que te afectan directamente y en los que puedes estar trabajando.

Regla de ejemplo 3: Boletines y Newsletters

Todos recibimos boletines y newsletters de publicidad en nuestras bandejas de entrada. La gran mayoría acaban en la papelera sin siquiera ser leídos. Puedes crear una regla en tu gestor de correo electrónico, para que todos los boletines y newsletters a los que estas suscritos sean automáticamente leídos y eliminados cuando los recibas. En su defecto, si realmente pueden ser de tu interés y quieres mantenerlos, puedes configurar la regla en tu gestor de correo electrónico para que los marque cómo leídos y automáticamente los mueva a una carpeta “Boletines y noticias”, la cual puedes revisar y procesar una vez a la semana.

08 · Utiliza categorías o etiquetas

Muchas aplicaciones de correo electrónico disponen de sistemas de clasificación, cómo pueden ser categorías y etiquetas.

Puedes etiquetar o categorizar tus correos electrónicos en función del tipo de acción que requieran estos para ser procesados. Si tu gestor de correo electrónico no dispone de las funciones de etiquetado o categorización, puedes crearlas tu mediante carpetas.

La idea principal es poder dividir todos los correos electrónicos que se almacenan en tu bandeja de entrada por estados, para de esta forma visualmente poder hacerte una idea de que correos electrónicos requieren acción, que correos están a la espera y que correos son meramente informativos.

Estas son algunas ideas para categorizar tus mensajes de correo electrónico

• Próximas Acciones
• En espera
• Algún día
• Referencia y archivo

Indistintamente de si utilizas etiquetas, categorías o carpetas en tu gestor de correo electrónico, puede servirte el poner una @ delante de la etiqueta, categoría o carpeta, para de esta forma tener agrupadas y separadas estas “listas” de correo de las otras etiquetas, categorías o carpetas que puedan existir en tu aplicación de email.

09 · El método Inbox Zero

El método Inbox Zero, es un conocido método de productividad específicamente pensado y desarrollado para gestionar y vaciar tu bandeja de entrada. Descubre aquí en que consiste el método Inbox Zero.