Empezamos el primer post de 2017 enfocados en uno de los grandes males de la productividad personal. El correo electrónico.
Desde hace bastante tiempo, intento siempre tener mis bandejas de entrada personal y profesional limpias de correo electrónico.
Cada vez que proceso los correos electrónicos recibidos, hago todo lo posible para que las bandejas se queden totalmente limpias y sin ningún email pendiente de leer, archivar o procesar.
La bandeja de entrada puede ser un remanso de paz y harmonía, o bien puede convertirse en un campo de batalla en el que se haga imposible encontrar nada cuando lo necesites, de ti depende.
Inbox 0, es un sistema que se complementa muy bien con la metodología GTD de David Allen, por lo que es un aliado perfecto para mejorar tu productividad y eficacia. Inbox 0 no forma parte de GTD, pero ambas metodologías pueden trabajar conjuntamente sin conflicto ya que Inbox 0 se encargará de trabajar cómo punto de partida en el apartado del correo electrónico, para revisar, archivar, borrar o procesar los emails recibidos.
Llegados al momento de procesar los correos electrónicos recibidos, los pasaremos a nuestro sistema GTD para poder procesarlos correctamente sin necesidad de duplicar acciones mediante Inbox 0 por un lado y GTD por otro lado.
Hace mucho tiempo que veo las bandejas de correo electrónico de mis compañeros de trabajo y amigos, y la verdad es que casi siempre me llevo las manos a la cabeza. Me parece increíble lo mal que se gestiona el correo electrónico en general.
Es habitual ver bandejas de entrada con más de 1.000 correos electrónicos mezclando correos leídos, con correos sin leer. Seguro que a muchos de vosotros esto os suena, ya sea por vosotros mismos o por vuestros compañeros de trabajo, familiares o amigos.
A decir verdad, cada vez que veo estas bandejas de entrada, me desespero.
No puedo llegar a entender cómo la gente va almacenando correos electrónicos de forma indiscriminada en la bandeja de entrada.
Correos electrónicos leídos, no leídos, publicidad, confirmaciones de compra, cosas que nos envían familiares y amigos… la lista es interminable.
Lo peor de todo es que la gente que no le presta mucha atención a la gestión y organización de su correo electrónico, termina cómo decía antes con más de 1.000 emails y la bandeja de entrada se transforma en una especie de cementerio de correos electrónicos.
Conocí a una persona que tenía más de 11.000 emails en su bandeja de entrada. Tenía correos electrónicos pendientes de leer desde el año 2011. Lo peor, es que esta bandeja de entrada, era su bandeja de entrada profesional. ¿Puedes imaginar? seguramente, entre esos correos había peticiones de compañeros de trabajo que probablemente nunca fueron respuestas, o en su defecto se hicieron directamente, cuando el asunto pasó de “Cosas por hacer” a “Urgente”.
¿Eres de esos que tiene más de 1.000 emails en la bandeja de entrada? te propongo un reto. No todo el mundo es capaz de hacerlo, porque parece que hay una barrera mental que impide hacerlo, es cómo que hay algo que internamente te dice que si los correos electrónicos están almacenados en la bandeja de entrada, están seguros y localizables cuando los necesites.
¿En serio crees que los vas a localizar rápidamente cuando los necesites?. Cómo te digo, son bloqueos mentales, que una vez los rompes,…. sientes cómo una liberación. Créeme!!! yo hace tiempo también dejaba los correos electrónicos en la bandeja de entrada al estilo… dejo aquí lo que tengo que hacer y lo marco cómo no leído … va, venga asúmelo, tu también haces lo mismo. Cuando llega un correo electrónico, lo lees y lo vuelves a marcar cómo no leído, para marcarlo como tarea.
Voy a proponerte lo siguiente:
- Crea una carpeta nueva en tu aplicación de correo electrónico. Llámala “Emails antiguos”, “Correos antiguos”, “Almacén de emails” o cómo tu quieras llamarla
- Mueve a esa carpeta todos los correos electrónicos de tu bandeja de entrada excepto los de los últimos 15 días.
- Deja en la bandeja de entrada los correos electrónicos de los últimos 15 días.
- Accede a la nueva carpeta que has creado y a la que has movido los correos electrónicos, y selecciona todos los emails.
- Marca todos los emails cómo leídos.
- Ahora, procesa los correos electrónicos que quedan en tu bandeja de entrada siguiendo el método Inbox 0. Cuando termines, si quieres y le has cogido gusto a procesar correos, puedes volver a la carpeta que has creado, seleccionar varios emails y procesarlos siguiendo Inbox 0 de nuevo. Recuerda que siempre tendrás los correos que no leíste o procesaste, almacenados en esa carpeta para irte poniendo al día poco a poco.
El método Inbox 0
Voy a proponerte un método que va a ayudarte a mantener tu bandeja de entrada limpia y ordenada.
¿Te gustaría tener tus correos electrónicos bien ordenados y clasificados? ¿Te gustaría poder encontrar un correo cuando alguien te lo pida? ¿Te gustaría eliminar correos innecesarios? y lo más importante… ¿Te gustaría hacer y completar las tareas que te encargan mediante el correo electrónico?
Si estás leyendo este artículo, es porqué de una forma u otra, te interesa mantener tu correo electrónico a raya. Ser tu quién domine el correo electrónico y no al revés.
El email es una herramienta, y cómo herramienta, esta tiene que estar a tu disposición y no tu a la disposición de la herramienta.
Tu no tienes que estar a disposición de tu correo electrónico, y tampoco tu correo electrónico tiene que ser quién dicte o mande sobre lo que tienes que hacer cada día.
Inbox 0 es sencillo. En esencia consiste en dejar a 0 todos los días tu bandeja de entrada de correo electrónico.
Inbox 0 se basa en 5 tipos diferentes de acciones y 3 carpetas o libretas de almacenamiento.
Créeme, es posible hacerlo. Yo lo hago a diario con mis correos personales y profesionales.
Parece fácil, pero verás que no lo es, debido a que Inbox 0 te obliga a tomar decisiones, y tomar decisiones, es el principal motivo por el que la gente acumula correos electrónicos sin procesar en sus bandejas de entrada. Por no tomar una decisión, posponen la gestión del correo electrónico y el resultado, es que estos se van acumulando en masa en la bandeja de entrada hasta convertirse en algo incontrolable.
Tomar decisiones, es el principal motivo por el que la gente acumula correos electrónicos sin procesar en sus bandejas de entrada.
Inbox 0 es un sistema basado en 5 decisiones o acciones, combinado con el traspaso de los correos electrónicos a 3 carpetas o libretas.
Puedes utilizar Evernote o tu herramienta de productividad favorita para gestionar los correos electrónicos que requieran ser movidos a otro lugar.
Muy importante: También puedes utilizar las reglas o filtros inteligentes para que te ayuden a clasificar de forma automática determinados correos electrónicos en cuanto lleguen a tu bandeja de entrada, sin que tu tengas que intervenir para nada. Las reglas o filtros inteligentes, son unos grandes aliados en tu productividad, concretamente en la gestión del correo electrónico, y por desgracia, son olvidados por la mayoría de las personas. Más adelante veremos su utilidad.
Sistema de acciones
A continuación, te voy a detallar en que consiste el sistema de acciones o decisiones.
1. Posponer
Ante la llegada de un nuevo correo electrónico, y en caso de que vayamos a tardar más de 2 minutos en responderlo o hacer lo que en el se indique, será mejor posponerlo para hacerlo más adelante. Estos correos electrónicos los moveremos a la Carpeta / Libreta “Hacer” (más adelante veremos en que consiste esta carpeta / libreta)
2. Delegar
No todos los correos que llegan a tu bandeja de entrada, son para que los hagas tu. Muchas de las peticiones de estos correos, podrán hacerlas otras personas, así que no te cortes en delegar todo aquello que no te corresponda a ti. Aprende a delegar para no cargarte en exceso de trabajo y ahogarte con cosas que no te correspondan y que puedan perjudicar tu productividad.
3. Borrar
No te de ningún reparo en borrar correos. Parece que la gente tiene fobia a eliminar correos electrónicos. ¿Te corresponde hacer algo respecto a ese correo? ¿contiene algún tipo de información que no está disponible en ningún otro lugar? Bórralo sin cortarte un pelo. Si por cualquier motivo lo vuelves a necesitar, lo podrás encontrar en la bandeja de elementos eliminados. Si lo prefieres y no estás seguro sobre si eliminarlo o no, puedes archivarlo, pero llenar el archivo en exceso con material irrelevante, terminará por convertir tu carpeta o libreta de archivo en un basurero de correos electrónicos.
4. Responder
Siguiendo el principio de la regla de los 2 minutos de David Allen en Organízate con eficacia, si hay algún correo que puedes contestar en menos de 2 minutos, hazlo en ese mismo instante. Si no lo haces, más adelante seguirá ahí atormentándote y cuando se junten varios de estos, necesitarás más de dos minutos para responderlos todos, y será más complicado encontrar ese tiempo. Tu respuesta no va a variar lo respondas ahora o lo respondas dentro de 2 horas, si lo respondes ahora, será un correo menos “molestando” en tu bandeja de entrada.
5. Hacer
Este punto guarda un poco de relación con el punto anterior, ya que “Responder”, también es una acción, así que no confundas estos dos puntos. El punto anterior (Responder) es un paso de acción rápida. Este punto, (Hacer) está pensado para correos electrónicos que requieran de mas tiempo para ser ejecutados (más de 2 minutos). No todos los correos requieren una respuesta inmediata, si no que en numerosas ocasiones, se nos pedirá una tarea o tareas determinadas a realizar. Este paso contempla los correos electrónicos que conllevan asociada una o varias tareas que vayan a requerir más de 2 minutos. Los correos electrónicos clasificados cómo “Hacer”, los moveremos a la Carpeta / Libreta con el mismo nombre.
!! Observación 1: Los seguidores de GTD tendrán que hacer una adaptación para no duplicar acciones, por lo tanto, aquellos que sigan la metodología GTD, deberán mover los correos electrónicos accionables a su sistema de gestión de tareas en lugar de mover los correos electrónicos a las carpetas del sistema Inbox 0. Todos aquellos que no seguís la metodología GTD, podéis seguir con el sistema de gestión de carpetas o libretas propuesto a continuación.
Observación 2: El sistema de carpetas de Inbox 0 se puede realizar mediante carpetas creadas en la aplicación de correo electrónico, o si lo prefieres, mediante libretas en Evernote.
Observación 3: Para utilizar Inbox 0 con Evernote, tendrás que crear las libretas indicadas a continuación, en la aplicación del elefante, y mover los correos electrónicos a Evernote.
Sistema de carpetas o libretas
Inbox 0 requiere de unas carpetas para gestionar o almacenar los correos electrónicos. Puedes utilizar Evernote o si lo prefieres también puedes usar las capetas de tu gestor de correo electrónico habitual. Utiliza lo que te sea más cómodo.
1. Carpeta / Libreta: A la espera
Moveremos a esta carpeta los correos electrónicos de los cuales estamos esperando alguna acción realizada por otras personas. Si vas a gestionar Inbox 0 con Evernote, te aconsejo que cuando envíes el correo electrónico a la otra persona solicitando la realización de una tarea o tareas, pongas en el campo copia oculta tu dirección de correo electrónico de Evernote. Cuando proceses la bandeja de entrada de tu Evernote, mueve estos correos a la libreta A la Espera. En el caso en que decidas gestionar Inbox 0 con tu gestor de correo electrónico, crea una carpeta llamada “A la espera”. Una vez enviado el correo electrónico a la otra persona solicitando la realización de una tarea o tareas, ves a la bandeja de elementos enviados y mueve el correo electrónico que acabas de enviar a la carpeta “A la espera”. Si lo prefieres puedes automatizar este movimiento mediante una regla o filtro inteligente configurado en tu gestor de correo electrónico, más adelante te explico que son y para que sirven las reglas o filtros inteligentes.
La libreta o carpeta “A la Espera”, es de las más importantes del sistema y te diré porqué. Los correos electrónicos que envíes o muevas a esta libreta o carpeta, los tienen que completar otras personas. Por lo que tu productividad en cuanto a esos asuntos, depende de esas personas, no depende de ti. No todo el mundo tiene el mismo sentido de la productividad y eficacia que tu, así que tienes que revisar a diario los correos electrónicos que tienes almacenados en esta libreta / carpeta y en función de cuando solicitaste la tarea, de su vencimiento en caso de que tengan una fecha de vencimiento y de si la otra persona ha completado la tarea o tareas solicitadas, reclamar a los implicados el estado de la tarea o tareas pendientes. Si olvidas revisar esta carpeta, corres el riesgo de que los plazos empiezan a aproximarse peligrosamente, y por tanto tengas que terminar corriendo con el sombrero de bombero apagafuegos por falta de revisión y previsión.
2. Carpeta / Libreta: Hacer
Moveremos a esta libreta, los correos electrónicos que requieran una acción, y los cuales no podamos completar en menos de dos minutos. Para no mover un correo a esta libreta y ejecutarlo directamente, tienes que tener muy claro que un correo lo puedes despachar en menos de dos minutos. Responder con un Ok, o de acuerdo, es completamente factible hacerlo, en cambio si no tienes muy claro que un correo o acción te vayan a llevar menos de dos minutos despachar, mejor muévelos a esta carpeta y gestionarlos más tarde. No cabe decir que si utilizas GTD o cualquier otro método de Productividad Personal con Evernote o con cualquier otro sistema, en lugar de mover los correos accionables a esta libreta, debes moverlos a las libretas o listas de tareas correspondientes para no tener duplicados y continuar centrando tu productividad en el sistema que utilizas habitualmente.
3. Carpeta / Libreta: Archivo
En esta libreta o carpeta, almacenaremos los correos electrónicos que puedan servirnos cómo material de referencia para consulta posterior. Ten cuidado. El archivo no es el equivalente a un cajón de sastre o “almacén para todo”, por lo tanto no moveremos correos electrónicos a esta libreta de forma indiscriminada. Tienes que mover lo que realmente sea imprescindible y necesario para tenerlo a mano.
Consideraciones a tener en cuenta
Malos hábitos
A la hora de gestionar el correo electrónico, hay una serie de malos hábitos a vencer.
No borrar
Parece que las personas tienen miedo a borrar emails. No pasa nada por borrar los correos electrónicos. Para empezar, cuando borras un correo electrónico, no desaparece para siempre y sin más. En función de tu gestor y servicio de correo electrónico, los emails borrados, se quedarán en la papelera por tiempo indefinido hasta que tú decidas terminar de borrarlos definitivamente. Es cierto que hay aplicaciones o servicios de correo electrónico que borran automáticamente los correos electrónicos de la papelera cada 30 días de forma automática. Puedes decidir si dejar ahí los correos eliminados durante 30 días o crear una carpeta alternativa “Papelera” para mover ahí los correos que quieras eliminar. Personalmente te desaconsejo esta última opción, pero para los desconfiados puede ser un paso intermedio a borrar definitivamente los correos electrónicos.
Cualquier correo electrónico eliminado de la bandeja de entrada, y almacenado en la papelera, podrá ser encontrado, leído y recuperado cuando lo necesites.
Marcar cómo leído / no leído
Otro mal hábito utilizado por millones de personas. Marcar cómo leído / no leído los emails de la bandeja de entrada, en función de si los hemos gestionado o están pendientes de gestionar. ¿En serio tiene sentido abrir un nuevo email recibido, leerlo, cerrarlo y marcarlo cómo no leído otra vez?
Cuando tengas 50 correos electrónicos y entre medio se encuentre este correo, ¿cómo sabrás que ya lo has leído? si, claro por el asunto,…. permíteme que discrepe. Te lo digo por experiencia propia. Durante una época en otro trabajo, recibía entorno a 60 correos electrónicos diarios, y la técnica del leído / no leído lo único que hacía era confundirme.
Ayudas complementarias
Cómo he mencionado antes, tu gestor de correo electrónico te ofrece una herramienta fundamental para ayudarte a mantener limpia y ordenada tu bandeja de entrada casi de forma automática.
Los Filtros o reglas inteligentes
Los filtros, o reglas inteligentes no son más que un automatismo ofrecido por casi todos los gestores de email. Outlook, GMail, Mail, Thunderbird, Yahoo Mail, etc.
Los filtros o reglas inteligentes, son automatizaciones que configuras en tu gestor de email para que este trabaje por ti incluso cuando tu no estás delante.
Los filtros o reglas inteligentes, pueden clasificar, archivar, borrar, categorizar, reenviar, mover, marcar cómo leído, responder, mostrar una ventana emergente, cambiar prioridad, y una larga lista de acciones, de forma automática.
Los filtros o reglas inteligentes, son tu asistente personal, son tu gestor personal de correo electrónico. ¿Porqué hacer tu el trabajo manualmente si puede hacerlo por ti el programa de gestión de correo electrónico? … no nos lo paramos a pensar, pero piénsalo!!! si el gestor de correo electrónico clasifica los correos electrónicos por ti de forma automática, tu tienes más tiempo disponible para otras cosas. Así de simple. Así de rotundo. Siempre nos quejamos de que no tenemos tiempo. La pregunta es… ¿Conocemos nuestras aplicaciones lo suficiente cómo para hacer que estas trabajen para nosotros de forma automática? invertir unos minutos en investigar y aprender a configurar reglas o filtros inteligentes, puede reportarnos mucho tiempo disponible para dedicarlo a otras cosas de mayor provecho.
Todos los gestores de correo electrónico disponen de filtros o reglas inteligentes. Veamos cuantos tipos de gestores de correo electrónico tenemos a nuestra disposición.
Básicamente existen dos tipos de gestores de correo electrónico. Para empezar, hay que diferenciar entre gestores de correo Online y gestores de correo Offline.
Gestores de correo Online
Los gestores de correo Online, son aquellos con los que accedes al correo electrónico mediante el navegador web.
- Outlook.com
- GMail
- Yahoo Mail
son algunos ejemplos de gestor de correo online. Básicamente estos gestores de correo electrónico, almacenan y gestionan nuestros emails desde internet en el navegador sin necesidad de descargar ningún correo electrónico a nuestro ordenador.
Es posible que si tienes una página web, tu servicio de hosting (almacenamiento de la página web) disponga de un servicio de correo electrónico propio para tu dominio, y por lo tanto, que puedas gestionar los correos electrónicos de tudominio.com directamente desde el navegador cómo lo harías con una dirección de correo electrónico de Gmail, Hotmail, etc…
Las empresas, también tienen servicios de correo electrónico propio, es posible que la empresa para la que trabajes, disponga de un servicio propio de correo electrónico, y que este sea accesible mediante el navegador web para consultar el correo cuando te encuentras fuera de la oficina. Normalmente las empresas utilizan Exchange de Microsoft. Exchange, es un protocolo de correo electrónico más que un gestor. El correo empresarial, normalmente se gestiona con Outlook, no obstante, Exchange también tiene un gestor de correo electrónico online, y este se llama “OWA” Outlook Web Access, básicamente Outlook Web Acces, es una versión web de Outlook.
Personalmente tengo contratado un plan Exchange de Office 365, aquí puedes ver una captura de pantalla de mi Outlook Web Access
Gestores de correo Offline
Los gestores de correo Offline, son aquellos que instalas en tu ordenador, teléfono o tableta. Outlook es el más conocido en el entorno empresarial, Thunderbird para Windows, Mac OSX y Linux, Mail para Mac, Spark para Mac… la lista es muy extensa.
Diferencias
Los gestores de correo electrónico Online, no dejan de ser interfaces web que trabajan directamente contra el servidor de correo electrónico. Los emails no se descargan, simplemente se muestran directamente en la pantalla desde el servidor.
Los gestores de correo electrónico Offline, son aplicaciones intermediarias entre el servidor y el usuario. Es decir. Outlook (por poner un ejemplo) internamente se conecta al servidor de correo electrónico, verifica si hay nuevos correos electrónicos almacenados en el servidor, y si hay nuevos correos electrónicos, descarga una copia de los mismos a la aplicación del ordenador dejando el original en el servidor. Cuando tu borras un correo electrónico en Outlook, el programa lanza la petición al servidor, y el correo electrónico también se borra en el servidor.
Ambos tipos de gestores permiten configurar reglas de correo electrónico para auto clasificar los emails automáticamente. No obstante, a la hora de crear y configurar las reglas o filtros inteligentes, te recomiendo hacerlo siempre en la versión Online de tu gestor de correo electrónico.
Te cuento porqué.
Si creas una regla o filtro inteligente en tu aplicación de correo electrónico, corres el riesgo de que esta regla o filtro inteligente dependa de que tengas el ordenador encendido y la aplicación de correo electrónico en ejecución. En principio, no deberías de tener problema, porque los gestores de correo electrónico de hoy día, envían prácticamente cualquier configuración que hagas a nivel local, al servidor. Así pues, si configuras una regla o filtro inteligente en tu aplicación de correo electrónico offline, esta enviará la configuración al servidor y se replicará allí, por lo que en principio no hará falta que tengas en marcha el ordenador ni tampoco la aplicación de correo electrónico. No obstante, también puede sucederte que sin darte cuenta marques la configuración de la regla o filtro inteligente como configuración local, por lo que esta no se replicará en el servidor, y no funcionará a no ser que tengas encendido el ordenador con el programa de correo electrónico en ejecución. Ya sabes que de lo que se trata es de que el servicio de correo electrónico trabaje clasificando los correos electrónicos por nosotros sin nuestra intervención.
Cómo te decía antes, para configurar las reglas o filtros inteligentes, es mejor acceder al servicio de correo electrónico mediante su gestor online, y configurar allí las reglas o filtros inteligentes. De esta forma al hacerlo a nivel servidor, te aseguras de que no es necesario que tu ordenador esté encendido ni tu programa de correo electrónico ejecutándose para que las reglas o filtros funcionen correctamente y de forma autónoma.
Bien! ahora ya conoces para que sirven las reglas o filtros inteligentes y que puedes hacer con ellas.
Antes de terminar este artículo, quiero darte un par de consejos útiles relacionado con las reglas o filtros inteligentes
1 · Piensa y diseña las Reglas o Filtros inteligentes
Wow, te encantan las ideas de este post, y ya estás pensando en lanzarte a crear Reglas y filtros inteligentes para automatizar tu gestor de correo electrónico al máximo. Antes de lanzarte a crear Reglas y filtros cómo un loco/a, párate a pensar para que los vas a usar. Muchas reglas y filtros van a requerir de un mantenimiento posterior, así que antes de crear una regla o filtro inteligente, diseña para que y cómo vas a usar esa regla o filtro, qué función o funciones va a tener y que correo o correos va a gestionar.
Diseña las acciones derivadas sobre papel por cada regla o filtro inteligente que quieras crear. En papel se ven mejor las cosas antes de lanzarte a crearlas en entorno digital.
2 · Revisa Trimestral, Semestral o Anualmente las Reglas o Filtros inteligentes creados
Revisa, revisa, revisa.
La temporalidad la pones tu. Trimestral, Semestral o Anualmente, tu decides pero es super importante que revises tus Reglas o filtros inteligentes. Con el paso del tiempo, tendrás que hacer reajustes, o incluso eliminar algunas reglas que ya habrán quedado inservibles, porque te habrás dado de baja de algunos boletines de correo. No dejes que las reglas o filtros inteligentes se acumulen en tu gestor de correo electrónico. Revisa y elimina o actualiza las reglas o filtros que ya no te sirvan.
Josep Maria Martínez 