La red está inundada de posts sobre Productividad, Efectividad, Eficacia y Eficiencia. Mil y un consejo sobre cómo mejorar y ser en definitiva, más productivos, mas efectivos. Si eres lector habitual de Blogs sobre productividad personal, veras que todo y existir multitud de metodologías de productividad distintas, la gran mayoría coinciden en un elemento.

Prácticamente todas tienen algo en común!. La bandeja de entrada o Inbox.

Parece que la productividad personal está en auge. Todo el mundo quiere mejorar, ser mas productivo, mas efectivo, tener todos los frentes bajo control, reducir el estres, pasar mas tiempo con la familia, disfrutar de su tiempo libre, poder practicar sus hobbies o aficiones….

¿Por donde se empieza para conseguir todo lo indicado anteriormente?

La base principal de la productividad personal pasa por la capacidad de Capturar todos los elementos incompletos que rondan por nuestra cabeza, nuestro escritorio, nuestro ordenador o nuestro entorno.

Por elemento incompleto, me refiero a cualquier cosa que reclame nuestra atención y que necesite ser completada, revisada o gestionada.

Si! normalmente los elementos incompletos son tareas, pero estas se nos pueden presentar de muchas y variadas formas.

Un E-mail, un documento, una conversación, dando un paseo por la calle, volviendo del trabajo en coche…. las posibilidades son infinitas.

Parte del exito de nuestra efectividad personal, pasa por la capacidad que tengamos de capturar todos esos inputs en cualquier momento y con cualquier dispositivo (o no) que tengamos a mano.

En el campo de la Productividad o efectividad personal, Evernote es una herramienta increible.

Muchos de los expertos en productividad personal que sigues, utilizan Evernote en su día a día.

Cuando tantas personas vinculadas al mundo de la productividad personal utilizan la misma herramienta es por algo.

Entre muchas otras funcionalidades alucinantes, si tuviese que destacar una caracteristica de Evernote por encima de todas, esta seria sin lugar a duda su grandisima capacidad para Capturar.

Me atreveria a decir que la potencia que ofrece Evernote para Capturar, actualmente no la ofrece ninguna otra aplicación del mercado.

Se que los defensores de One Note discreparán, pero hay que reconocerlo. Os pongo un ejemplo.

Evernote Web Clipper

El Clipper de Evernote permite capturar practicamente cualquier cosa que encontremos navegando por internet; incluso si te encuentras en un perfil de Linkedin, Evernote Web Clipper cambia y te ofrece la posibilidad de capturar el perfil de linkedin como si se tratase de un Curriculum.

Evernote Web Clipper,crea una nota estructurada con la información del perfil. Pruebalo!!!! vas a alucinar, y ya no te digo nada si haces una fotografia a una tarjeta de visita con Evernote. (Evernote Premium o Business)

Evernote te va a crear una nota “contacto” con los campos de contacto separados, incluso podrás guardar esa nota en la libreta de contactos de tu móvil.

No existe una forma correcta o una forma equivocada de usar Evernote .

Evernote se puede utilizar de mil y una formas diferentes y todas pueden ser correctas. Tan sólo tienes que encontrar la forma de trabajar que mejor se adapta a tus necesidades.

Aparte de la función de capturar, que es realmente fantástica existen otras funciones que pueden ayudarte en tu día día a utilizar Evernote de forma más efectiva y más productiva.

Me atrevo a decir que Evernote es el “Inbox” universal que todos necesitan, por su gran versatilidad para capturar cualquier cosa.

A continuación, te comparto algunas otras maneras de utilizar Evernote que te ayudaran a ser más productivo y efectivo en tu día a día.

01. Envia E-mails a Evernote

A partir de la versión Plus, puedes almacenar tus correos electrónicos importantes en Evernote.

Puedes hacerlo de varias maneras distintas.

  1. Enviar o reenviar un correo electrónico a tu dirección de Evernote.
  2. Mediante el plugin para Outlook, puedes capturar directamente en Evernote,tus correos electrónicos importantes desde tu bandeja de entrada. El Plugin de Outlook, está disponible para Windows, Mac, y Outlook Web. Los usuarios de Gmail podéis usar directamente Evernote Web Clipper.
  3. Mediante la función “compartir” que ofrecen los dispositivos IOS o Android, puedes “capturar” desde la aplicación de correo los correos directamente en Evernote.

Aplicaciones como Spark Mail (IOS) permiten configurar mas de una cuenta de Evernote para capturar el correo electrónico. Así pues, si utilizas una cuenta de Evernote para uso personal, y otra cuenta de Evernote, para uso profesional, desde Spark Mail, puedes guardar los correos electrónicos en cualquiera de las dos cuentas de Evernote que tengas configuradas gracias a la integración de Spark con Evernote.

02. Escanear tarjetas de visita

Tal y como he dicho anteriormente Evernote permite escanear tarjetas de visita para decirle adiós al papel.

Imagina que vas a una feria o un congreso y después de estar varios días de reuniones, seminarios, charlas, comidas y cenas de negocios, vuelves a tu oficina con más de 70 tarjetas de visita en tu bolsillo.

Clasificar y organizar esas tarjetas de visita y añadirlas a tus contactos, puede ser un trabajo nada apetecible después de varios días de feria o congreso.

Si tienes Evernote Premium o Evernote Business, tienes a tu disposición la función de escanear tarjetas de visita.

Simplemente saca tu dispositivo móvil, activa la cámara de Evernote, coloca las tarjetas de visita en un fondo con contraste, por ejemplo una mesa oscura, y empieza a sacar fotografías de las tarjetas de visita. Evernote digitalizará las tarjetas de visita en notas con campos de contacto y te ofrecerá la posibilidad de añadir los contactos a tu agenda sin que tengas que escribir un solo nombre. Creeme!!!! Yo lo he utilizado y es fantástico.

03. Anota en documentos PDF y Imágenes

Con Evernote premium y Evernote Business, puedes realizar anotaciones dentro de documentos PDF. Esta característica es genial para crear tus propias anotaciones, marcados o subrayados dentro de un documento PDF.

Con la versión básica de Evernote, puedes crear anotaciones dentro de las imágenes que añades a las notas. Gracias a las anotaciones, puedes explicar gráficamente conceptos que de otro modo sería más complicado explicar.

04. Búsquedas guardadas

¿Realizas frecuentemente búsquedas de notas con unas características o atributos concretos?

Deja de buscar constantemente y accede directamente a las notas que necesitas gracias a las búsquedas guardadas. Cuando realizas una búsqueda, puedes guardarla y hacerla accesible en la barra izquierda, junto a las libretas y las etiquetas. De esta forma la próxima vez que tengas que volver a realizar una búsqueda frecuente, podrás encontrar lo que necesitas con un solo click.

¿Gestionas tareas con Evernote? Gracias a las sintaxis de búsqueda, configura búsquedas guardadas con las tareas que vencen en los próximos 7 días. ¿Necesitas más? No problem. Con las sintaxis de búsqueda, puedes crear búsquedas guardadas para las tareas que vencen en los próximos 15, 30, 60, 90, 120, 360 días, tu decides. ¿Quieres ver solo las tareas que vencen hoy? Tampoco es problema, hay una sintaxis de búsqueda para visualizar todas las notas que tengan una fecha de vencimiento para hoy, ocultando todas las demás.

¿Y tu, vas a sacar el máximo partido a Evernote?

About the Author Josep Maria Martínez

Consultor Certificado Evernote. Asesor y formador en Productividad y gestión Personal.

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