Evernote es de aquellas aplicaciones que a medida que las usas, se van volviendo imprescindibles a poco que le encuentres utilidad. Vamos a ver que versión puede adecuarse más a nuestras necesidades.
Hay usuarios que se limitan a utilizarla como un mero bloc de notas, y apenas entran en la aplicación unas pocas veces a la semana o al mes, y hay usuarios como yo que de 24 horas que tiene el día, pasamos tranquilamente 13 o 14 horas diarias metidos en Evernote.
No te exagero!! vamos a verlo..
Evernote en la Oficina
Personalmente utilizo Evernote en mi trabajo 8 horas al día para gestionar incidencias cómo técnico de soporte telefónico de un programa de contabilidad y facturación. En mi trabajo, también utilizo Evernote cómo gestor de tareas siguiendo la metodología GTD. Otro uso que le doy a Evernote cuando estoy en la oficina, es como repositorio de soluciones, algo así como una especie de Google personal con soluciones a incidencias, Checklist de procedimientos, manuales del programa, capturas de pantalla, etc…
8 horas al día 5 días a la semana
Mi amigo y también consultor certificado de Evernote, José Maria Villarmea y yo, decimos siempre que para sacar el máximo rendimiento de una aplicación, hay que utilizarla muy a menudo. Tanto José María como yo, creemos que cuanto más utilizas una aplicación, mejores flujos de trabajo desempeñas con ella, y mejores soluciones encuentras a las necesidades que surgen.
Utilizar Evernote 8 horas al día 5 días a la semana en mi oficina, me ha servido para desarrollar un flujo de trabajo ágil y eficaz que me ayuda a desempeñar mis funciones de forma efectiva.
Cuando introduzco una incidencia en el sistema, Evernote me recomienda notas relacionadas gracias a la función “Contexto”, por lo que cuando empiezo a introducir contenido en la nota, cómo el título o la descripción de la incidencia, Evernote ya me está mostrando posibles soluciones.
Evernote en Casa
Por si no fuera suficiente el uso que le doy a Evernote en la oficina, en casa también soy un Power User de Evernote.
En mi vida personal, utilizo Evernote unas 3 o 4 horas al día, por lo que cómo puedes observar, utilizo Evernote absolutamente para todo!. Desde gestionar notas de mis hijos, a gestionar notas de mi pareja, configuraciones, datos del router, capturar artículos para leer, llevar el control de los libros que quiero leer, los que estoy leyendo o los que he leído.
Un uso que le he encontrado recientemente a Evernote, es para capturar notas de audio con las primeras palabras de mi hija de 9 meses. Dentro de unos años, será precioso oír su vocecita cuando todavía no sabia hablar. Quizá ella no opine lo mismo, pero eso ya lo hablaremos cuando tenga unos años mas.
Utiliza Evernote para capturar los recuerdos de tus hijos cuando son pequeños, algo así como un diario digital de su crecimiento, con fotografías, grabaciones de audio, capturas de sus dibujos o sus manualidades.
Dentro de unos años cuando revises los cuadernos de tus hijos almacenados en Evernote, agradecerás haberlo echo.
Evernote para todo
El contenido de esta web, previamente ha sido desarrollado en Evernote. Los artículos del blog, también han sido desarrollados en Evernote, y mis programas de formación, los desarrollo en Evernote.
No te voy a mentir, he probado a desarrollar todo ese contenido en varias aplicaciones,… Scrivener, Ulysses, Pages, pero siempre termino volviendo a Evernote.
Scrivener, Ulysses y Pages, son aplicaciones fantásticas, y seguro que son muchísimo mejores que Evernote para crear contenido escrito ya que son editores de texto dedicados. Me gusta tener todo en un solo lugar y esa función, Evernote la cumple a la perfección. Además, las propiedades de Evernote para compartir el contenido y para tenerlo disponible en cualquier dispositivo y plataforma, lo hacen único.
Al grano… ¿Qué versión de Evernote elegir?
Evernote actualmente tiene disponibles 4 versiones. Cada versión está orientada a un perfil de usuario, no obstante las necesidades de los usuarios cambian y por suerte Evernote permite aumentar o reducir la versión utilizada en función de las necesidades de cada uno.
Cuando empecé a utilizar Evernote en noviembre de 2010, cómo casi todo el mundo, comencé con la versión Basic. La calidad de la aplicación y la fiabilidad del servicio prestado por Evernote cómo a millones de usuarios me atrapó, y en Enero de 2011 ya adquirí la subscripción a Evernote Premium.
He sido usuario Premium desde Enero de 2011 hasta Julio de 2016. Ahora mismo soy usuario de Evernote Business, por lo que todavía le he podido sacar más partido a Evernote con las funciones ofrecidas en esta versión.
Evernote Basic: Usuarios ocasionales
Evernote Basic, es la versión Entry Level de Evernote, o la toma de contacto con el servicio. Evernote Basic cubrirá sobradamente las necesidades de muchísimas personas, de echo, hay millones de usuarios de Evernote Basic, que tienen más que suficiente con esta versión.
Evernote Basic, está pensada para personas que hacen un uso mas bien bajo del servicio de forma ocasional, y no almacenan mucha información, o la información que almacenan es básicamente en formato texto, por lo que apenas añaden ficheros adjuntos a las notas como imágenes o documentos PDF.
Evernote Basic, tiene un límite de transferencia mensual de 60 MB y un límite de capacidad de carga de notas de 25 MB por cada nota. La sincronización entre dispositivos, está limitada a 2 aparatos, por lo que por ejemplo, puedes tener Evernote Basic en tu ordenador y en tu teléfono. La versión web no cuenta en la limitación de dispositivos, por lo tanto si te apañas con la versión web, puedes tener Evernote Basic en tu ordenador con la versión web, y en tu teléfono y tablet con las versiones móviles. Tu decides cómo utilizarlo.
Evernote Plus: Usuarios habituales
Evernote Plus, es la versión estándar de Evernote, y por tanto es la versión que cubrirá las necesidades de muchísimas personas que tengan unos requerimientos normales. Capturar información de la web, capturar información de sus dispositivos móviles, crear y compartir notas o libretas, trabajar con libretas sin conexión, almacenar correos electrónicos, y sincronizar todo el contenido entre todos sus dispositivos sin limitaciones.
Evernote Plus, será perfecta para el día a día de casi cualquier persona.
Evernote Plus, tiene un límite de transferencia mensual de 1 GB y la capacidad de carga por nota aumenta hasta los 50MB. La sincronización entre dispositivos es ilimitada, por lo que puedes tener sincronizados tantos dispositivos cómo desees.
Evernote Premium: Usuarios Exigentes
Evernote Premium es la versión más completa de Evernote, y cubrirá las necesidades de los usuarios más exigentes. Con Evernote Premium, el usuario podrá utilizar las mismas características que con Evernote Basic y Evernote Plus, además de disponer de mayores prestaciones. Evernote Premium resolverá las necesidades de cualquier tipo de usuario, ya sea Estudiante, Profesional o Particular.
Realiza búsquedas dentro de documentos PDF y documentos de Office, utiliza el modo presentación para crear bonitas presentaciones con tus notas, realiza anotaciones en documentos PDF, escanea y digitaliza tarjetas de visita, añade el contacto a tu agenda directamente desde Evernote Premium, consulta el historial de una nota para ver cómo ha evolucionado en el tiempo, accede a contenido relacionado con la función Contexto.
Evernote Premium, tiene un límite de transferencia mensual de 10 GB, y la capacidad de carga por nota, es de 200 MB. Al igual que con Evernote Plus, la sincronización entre dispositivos es ilimitada, por lo que también podrás tener Evernote sincronizado con cualquier Tablet, Smartphone u Ordenador.
Evernote Business: Usuarios Corporativos
Evernote Business, es la solución perfecta para entornos corporativos. Debes de tener en cuenta que para poder utilizar Evernote Business en tu empresa, serán necesarios 3 usuarios cómo mínimo. Evernote Business, tiene las mismas funciones que Evernote Premium, además de una consola de administración de usuarios, y un panel de gestión de libretas, notas y etiquetas.
Gracias a Evernote Business, podrás disponer de una separación entre el contenido Profesional y el contenido Personal
También podrás separar etiquetas Personales y etiquetas Profesionales
También tendrás una pantalla resumen para ver tu actividad y la de tu empresa
Con Evernote Business, puedes gestionar altas y bajas de usuarios, y para ello dispones de un panel de control como este para poder llevar la gestión. El panel de control solo está disponible para el administrador o administradores de la cuenta de Evernote Business, por lo que los empleados que no tengan perfil administrador, no podrán acceder a esta sección. Es recomendable que nadie mas que el administrador o administradores y el propietario de la cuenta, tengan acceso al panel de control de Evernote Business, para evitar problemas en la configuración de permisos de los usuarios.
Es muy importante que tengas en cuenta que el contenido almacenado en las libretas Profesionales, quedará almacenado en el apartado profesional de la cuenta, y no podrá ser traspasado al apartado personal de ninguna cuenta de usuario. Esto se hace para prevenir la fuga de información.
En cambio, una libreta o nota del apartado Personal, si que puede ser convertida a Profesional. Recuerda que una vez convertida a Profesional, no podrás volver a convertirla a Personal.
Evernote Business, tiene un límite de transferencia mensual de 10 GB, y la capacidad de carga por nota, es de 200 MB. Al igual que con Evernote Plus, y Evernote Premium la sincronización entre dispositivos es ilimitada, por lo que también podrás tener Evernote Business sincronizado con cualquier Tablet, Smartphone u Ordenador.
¿Qué sucede si un empleado deja la empresa?
Con Evernote Business, no tienes que preocuparte. Cuando un empleado deja la empresa, el contenido almacenado en su área Profesional queda en propiedad de la empresa y el administrador decide si ponerlo a disposición de otro u otros usuarios o lo almacena en su cuenta de administrador.
En cambio, el contenido almacenado en su área Personal, queda en propiedad del empleado y se le ofrece la opción de pasar ese contenido a una cuenta Basic, Plus o Premium.
¿Qué sucede si cancelo mi cuenta de Evernote Business?
En el supuesto escenario de que seas el propietario de la cuenta de Evernote Business, y canceles tu subscripción, el contenido de todos los cuadernos profesionales de los usuarios, quedará a tu disposición en una cuenta Basic, Plus o Premium.
¿Dudas o consultas sobre las versiones de Evernote?
Animate!, deja tus dudas y consultas sobre las diferentes versiones de Evernote en los comentarios de este post, estaré encantado de ayudarte a resolverlas.
Josep Maria Martínez 