Todos aquellos que buscamos mejorar nuestra productividad, lo hacemos pensando en cual es la mejor forma de organizarnos. Cual es la mejor forma de organizar nuestras Próximas Acciones, nuestras Acciones planificadas, las Acciones a la Espera, las Acciones futuras, los eventos del calendario…

Vivimos buscando la perfección organizativa y productiva. Pero en numerosas ocasiones, descuidamos aspectos tan básicos como las herramientas que utilizamos, y lo más importante, saber utilizarlas correctamente y de forma ágil y rápida.

En productividad personal, no todo es la planificación y ejecución de nuestras próximas acciones. También tiene vital importancia conocer a fondo las herramientas que utilizamos a diario para “robar” esos minutos que nos faltan al cabo del día.

Herramientas, técnicas, habilidades… debemos utilizar todos los recursos disponibles a nuestro alcance para mejorar nuestra productividad.

¿Empezamos?

¿Sabes Mecanografía?

Para mi, la mecanografía es una de las principales habilidades que debemos de dominar los llamados trabajadores del conocimiento. En los siguientes párrafos, te explicaré porqué.

En si, la mecanografía no es una herramienta, es una habilidad. Saber escribir con todos los dedos, y con un nivel de pulsaciones aceptable, mejorará nuestra productividad exponencialmente, y nos proporcionará tiempo extra.

Si eres de los afortunados que saben escribir con todos los dedos, y sin mirar el teclado, con un nivel de pulsaciones alto y con una tasa de error pequeña, Felicidades!!.

Yo se mecanografía, mi nivel de pulsaciones es aceptable, entorno a 300 palabras por minuto, todo y que muchas personas tienen un numero de pulsaciones mayor.

También puedo escribir sin mirar el teclado, mientras copio el texto de un papel, y reconozco que si tuviera que redactar todo lo que escribo al final de un día de trabajo, con solo dos dedos, o si tuviese que girar constantemente la cabeza entre el papel y el teclado, seria desesperante.

Aprender mecanografía es algo beneficioso para tu productividad, casi imprescindible, diría yo, siempre y cuando tu trabajo incluya la redacción de textos, correos, ofertas, inclusive aunque tu trabajo sea otro, aunque utilices el ordenador estrictamente para uso personal, plantéate aprender Mecanografía, es una buena inversión.

Apenas te llevará esfuerzo, lo puedes hacer en tus ratos libres, desde casa cómodamente. Hay muchísimos recursos gratuitos por internet para aprender a mecanografiar, y en poco tiempo conseguirás una velocidad de escritura aceptable que te permitirá redactar textos, emails, memorandos, informes o cualquier documento, en minutos.

Matemática Pura

Imagina que de media tardas 5 minutos en redactar un email escribiendo con dos dedos. Al cabo del día, envías aproximadamente 30 emails, entre tus clientes, proveedores y compañeros de trabajo.

Eso hace una media de 150 minutos al día redactando emails, o lo que es lo mismo,…. 2,5 horas de tu día de trabajo escribiendo emails, en lugar de completar próximas acciones.

2,5 horas al día, equivalen a 12,5 horas a la semana, de Lunes a Viernes, sólo escribiendo emails.

Ahora imagina que en lugar de tardar 5 minutos en redactar un email, sabes escribir con todos los dedos, y tardas 2 minutos de media en redactar ese mismo correo. Eso sería fantástico, ¿Verdad?

Si seguimos con el mismo ejemplo anterior de 30 emails diarios, haría una media de 60 minutos al día para escribir el mismo número de correos. De esta forma, dispondrías de 1,5 horas adicionales al día.

Siguiendo con estas últimas estadísticas, A la semana emplearías 5 horas en redactar emails y dispondrías de 7,5 horas adicionales por semana, las cuales, de buen seguro te permitirían avanzar en tus metas y objetivos.

Automatiza la redacción de tus Emails

Los ejemplos anteriores son geniales para conseguir tiempo extra, pero ¿y si te digo que todavía puedes reducir más el tiempo que tardas en redactar un email y conseguir más tiempo adicional al cabo de tu día?

De esos 30 emails diarios que envías, ¿cuantos son iguales? ofertas, propuestas, reclamación de plazos a proveedores, etc.

¿Redactas todos los emails que envías?

Anteriormente, hablábamos de una media de 2 minutos por email sabiendo mecanografía.
¿Y si en lugar de tardar 2 minutos en redactar tus correos, los pudieses redactar en 15 segundos con solo pulsar un botón?

Créeme, es posible hacerlo, yo lo hago a diario.

La primera opción, sería redactar plantillas de emails, y abrir esas plantillas en función del email que vayamos a enviar.

La segunda opción, sería redactar plantillas de emails en documentos de texto, y hacer un “copiar” / “pegar” en nuestro correo a enviar.

La tercera opción y la mejor de todas, la que yo te recomiendo, es utilizar alguna aplicación Text Expander o Autotexto.
Estas aplicaciones son fantásticas. El procedimiento consiste en crear las plantillas de los textos, y almacenarlas en una base de datos de la aplicación.

Posteriormente, a cada plantilla, asignamos una combinación de teclas, atajos de teclado o código alfanumérico para lanzar el texto almacenado.

Al pulsar esa combinación de teclas, atajo de teclado o código alfanumérico, la aplicación escribirá el texto predefinido, de forma automática por nosotros, y en un tiempo récord.

Un correo por el cual tardaríamos 1 o 2 minutos en redactarlo, con la ayuda de una aplicación de Autotexto, lo podríamos redactar en 5 o 10 segundos.

Simplemente Fantastico!!

Hay muchas aplicaciones disponibles de este tipo, la que yo utilizo en mi ordenador del trabajo, bajo entorno windows es PhraseExpress. En entorno Mac, tienes disponible TextExpander, entre otros.

Redactando un mail en tiempo récord

El procedimiento normal para redactar un nuevo correo, seria desplazar el ratón hacia nuestra aplicación de correo, pulsar en ella, abrirla, volver a desplazar el ratón hacia el icono de nuevo correo, pulsarlo, desplazar el ratón de nuevo hasta el campo del destinatario, y así sucesivamente hasta completar la redacción del correo.

Muchos de los correos que envío, los puedo enviar en tan solo 10 segundos o menos, gracias a la combinación de un lanzador de aplicaciones + un software de Autotexto como los que te hablaba anteriormente.

¿Qué es un lanzador de aplicaciones?

Cómo su nombre indica, un lanzador de aplicaciones, es un pequeño programa que nos ayudará a ejecutar aplicaciones con tan solo pulsar una combinación de teclas, sin necesidad de utilizar el ratón para abrirlas.

En mi trabajo, utilizo un lanzador de aplicaciones (Launchy) el cual con una combinación de teclas directamente abre un nuevo correo en blanco sin siquiera mover el ratón, por lo que con la combinación del lanzador de aplicaciones, + el software de Autotexto, tengo un correo listo para enviar en menos de 10 segundos, siempre que no sea un correo personalizado, o al que quiera terminar de añadir algún comentario adicional

Atajos de Teclado en tu Sistema Operativo

Trabajamos a diario con nuestro ordenador. Este dispone de un sistema operativo. La forma habitual de usar el sistema, empleada por la mayoría de las personas, es mediante el ratón.

El ratón se usa en un 90% cuando utilizamos nuestro sistema operativo, dejando el teclado solamente para tareas de escritura.

Plantearte aprender los atajos de teclado más comunes y habituales para utilizar tu sistema operativo, te hará ganar unos minutos extra al día, evitando tener que utilizar el ratón constantemente.

Atajos de teclado para Windows | Atajos de teclado para Mac OS X | Atajos de teclado para Linux Ubuntu

Atajos de Teclado en tus herramientas habituales

Es importante saber cuales son los atajos de teclado de tu sistema operativo, para ayudarte a ser más productivo utilizando menos el ratón, y por tanto desplazando el puntero un menor numero de veces por la pantalla.

También es necesario conocer cuales son los atajos de teclado más importantes de tus aplicaciones de productividad, para que puedas manejar tus aplicaciones de forma más ágil y veloz.

Omnifocus | Things | Outlook | Wunderlist | Nozbe | Asana | Doit.im | Trello | Basecamp | Gmail | Google Calendar | Evernote — Windows | Evernote — Mac

He recopilado tan solo una pequeña muestra de atajos de teclado de algunas de las aplicaciones más comunes. Si realizas una búsqueda por internet de la aplicación que utilizas, seguro que encuentras los atajos de teclado de dicha aplicación.

Memoriza

Te recomiendo que inviertas en memorizar los atajos de teclado de tus aplicaciones favoritas.

Un truco para ayudarte a memorizar los atajos de teclado, podría ser imprimir diversas notas con los atajos de teclado de tus aplicaciones, y tenerlos siempre a la vista.

La siguiente fotografía, muestra un par de notas con atajos de teclado de Windows y de mi aplicación de tareas, para poder ganar en velocidad cuando utilizo estas herramientas.

Estas notas, las tengo pegadas en la parte inferior de los dos monitores que utilizo para trabajar. De esta manera, puedo tener a la vista la información, y poco a poco aprenderé los atajos de teclado necesarios para utilizar las aplicaciones de forma fluida con el teclado.

Funciones especiales

La gran mayoría de las aplicaciones modernas, admiten y tienen funciones o características especiales.

En los gestores de tareas, la más habitual es la función: Mail To Task o lo que es lo mismo, la característica de poder enviar un email con la tarea a una cuenta de correo especifica de tu aplicación de tareas.

Tu aplicación convertirá ese correo que habrá recibido, en una tarea de forma automática.

Normalmente, el asunto del email, será el título de la tarea, el mensaje del email, serán las notas de la tarea, y si tu aplicación de tareas, es avanzada, permitirá que los archivos adjuntos del email, sean los materiales de referencia de la tarea.

Esta es una función extremadamente útil, sobretodo cuando delegas tareas a otras personas, ya que puedes poner la dirección de correo de tu aplicación de tareas, en el campo: CCO de tu aplicación de correo electrónico, y automáticamente, recibirás una copia del email, en formato tarea.

De esta manera, podrás procesar mejor esa tarea, asignándola a la lista “A la espera” sin tener que perder el tiempo escribiéndola.

Evernote, por ejemplo también tiene esta función, por lo que podrás enviar un email con cualquier contenido que consideres interesante a tu dirección de correo de Evernote, para posteriormente poder revisarlo con calma y procesarlo.

Aplicaciones como Instapaper o Pocket, te permitirán capturar cualquier página web que visites, para almacenarla y revisarla posteriormente, así mismo, en el caso de Instapaper, también podrás eliminar los contenidos de la página, dejando tan solo el texto, para poder concentrarte leyendo, y que los banners o anuncios no te molesten.

Instapaper, también tiene como función especial, poder enviar cualquier contenido que almacenes, a una dirección de correo electrónico “Kindle”, para posteriormente poder leer los contenidos que hayas enviado, desde el dispositivo de Amazon.