En productividad, gran parte de nuestro éxito, se debe a nuestros hábitos. Si tenemos buenos hábitos productivos, lo tendremos más fácil para conseguir nuestras metas y objetivos.

Por contra, si no tenemos unos buenos hábitos de base, estaremos condenados al fracaso.

Yo siempre digo que:

Productividad es 99% hábitos, 1% herramienta

De esta forma, se le debe de dar más importancia a lo que verdaderamente la merece. Nuestros hábitos. De nada nos va a servir el Software más caro en productividad, o la mejor libreta Moleskine, si no partimos de unos buenos hábitos y costumbres productivas.

Evidentemente, conseguir buenos hábitos productivos, no es algo que se consiga de la noche a la mañana, pero para ello disponemos de técnicas que nos pueden facilitar mucho el conseguir implementar con éxito esos hábitos y costumbres,

y… saber aprovechar estas técnicas es fundamental.

Buenos y malos hábitos

Como en todas las cosas, en productividad, hay buenos y malos hábitos.

Hay una serie de hábitos que deberemos de tener en cuenta y que son beneficiosos para nuestra productividad, y por contra, también hay una serie de hábitos que son dañinos para nuestras metas y objetivos productivos.

Por desgracia, es más fácil caer en los malos hábitos, que en los buenos.

Los buenos hábitos, normalmente requieren de un esfuerzo por nuestra parte, en cambio, los malos hábitos, salen solos, de forma natural, por instinto. Es como si ya los llevásemos instalados de serie en nuestro ADN productivo.

Con este Post espero poderte ayudar a identificar algunos de los malos hábitos productivos más habituales, para que puedas corregirlos y rectificar a tiempo, antes de que se asienten fuertemente en tu ADN productivo y necesites más esfuerzo para eliminarlos. Si por el contrario, ya los tienes bien arraigados, te daré algunas pistas y consejos para quitártelos de encima.

Empecemos:

Mal Hábito Nº1 — Multitarea

El mal hábito más extendido y peligroso de todos. Realmente hay personas que son verdaderos especialistas en la multitarea. Se ponen a hacer algo, y a la primera interrupción que tienen ya sea por mail, teléfono o físicamente, dejan lo que están haciendo y se ponen con la nueva tarea que ha llegado, dejando la tarea anterior a medias, incompleta y sin terminar.

Más tarde, cuando ha vuelto la sensación de calma, empiezan a hacer otra cosa, y en medio de esa otra tarea, se dan cuenta de que todavía No terminaron la primera tarea que estaban haciendo!!

Oh Dios mío!, quedé con aquel cliente que le enviaría la propuesta antes de las 10 y ya son las 11:30!!! me va a matar.

Esta es una situación muy típica y habitual. Entonces, dejan de nuevo la otra tarea que comenzaron a hacer para centrarse en la primera que no terminaron, y así sucesivamente.

Lo mejor que se puede hacer en estos casos, es centrarse en empezar y terminar.

Céntrate!!, detente. Empieza tu tarea y no pares hasta terminarla. Solo una tarea a la vez.

Si llegan nuevas tareas, apuntalas en tu bandeja de entrada y sigue con la tarea que estabas haciendo.

Siempre que la nueva tarea sea una interrupción, no te entretengas con los detalles, no anotes fechas de vencimiento, ni contextos, tampoco etiquetas o notas, simplemente apunta la nueva tarea en el Inbox de tu aplicación de tareas, y sigue con tu plan de trabajo.

Disponer de un sistema de capturas eficaz, es primordial para que la productividad no se vea afectada.

Si la nueva o nuevas tareas llegan mediante la bandeja de entrada de tu aplicación de correo, tranquilo, no hagas nada. Cuando proceses tu bandeja de entrada, ya tomarás nota de esa tarea o tareas en tu aplicación de tareas. Por el momento, déjalas allí en Stand-by.

Si viene un compañero a tu mesa para encargarte una nueva tarea, dile amablemente que ahora no puedes atenderle y que en cuanto termines con la tarea que estas haciendo, vas a ir a su mesa para tomar nota de su petición, o para ver como le puedes ayudar.

Si lo prefiere, y para que no le interrumpas, si no se trata de algo muy técnico o que requiera de muchas explicaciones, puedes decirle que te mande la petición por correo electrónico, de esta forma no tienes que levantarte e ir a su mesa, tampoco le molestaras o interrumpirás, y finalmente, siempre quedará constancia escrita de lo que se ha pedido.

Cuando termines la tarea que estás realizando, sigue con tu lista de próximas acciones, según tu planificación, o por el contrario, si alguna de las nuevas tareas que te han llegado es importante, reestructura tu planificación para hacerle un hueco y ponerte con ello cuanto antes.

En definitiva, es importante que no alternes de una tarea a otra sin ton ni son, concéntrate en empezar y terminar cada tarea por grande que sea. Si durante el transcurso de esta tienes interrupciones, “Captura” la nueva petición y sigue con lo que estabas haciendo según tu planificación.

Te recomiendo ver este vídeo de Elsa Punset, en el cual habla de la multitarea:

Mal Hábito Nº2 — Revisar tu correo electrónico constantemente

Esto se denomina “Síndrome del chequeo constante”

Revisar tu correo electrónico constantemente, es un mal hábito muy extendido por muchos profesionales de todos los sectores.

Todos lo hemos sufrido en mayor o menor medida, en alguna etapa de nuestra carrera profesional.

No por el hecho de revisar tu correo electrónico con más frecuencia vas a ser mejor profesional.

Conseguirás ser muy popular, por atender el correo al instante, pero no avanzarás en la realización de tus tareas y en la consecución de tus objetivos.

El correo electrónico es un arma de doble filo. Si lo chequeas constantemente, dará la sensación de que siempre estás enganchado al correo, y por consiguiente, cuando alguien te envíe algo urgente, va a esperar respuesta de inmediato.

Por otro lado, alguien que solo esta pendiente de su correo, no se concentra en “empezar y terminar” sus tareas, y tiene todos los números para caer en la multitarea, en cuanto llega un nuevo correo con una petición “urgente”.

Recuerda…

Las urgencias se deben notificar por teléfono, no por correo electrónico.

¿Entonces? ¿No chequeo el correo?

El correo electrónico, ha de ser revisado y procesado varias veces al día, pero lo correcto es marcar bloques de tiempo para realizar esta labor. No es recomendable revisar a todas horas el correo y procesar los mensajes a medida que van entrando.

Si lo haces, estarás prestando más atención a lo que llega a tu correo, que a hacer y completar tareas. Además corres el riesgo de que cualquier cosa que llegue y lleve el sello de urgente o importante, tire por tierra toda tu planificación.

Lo correcto es definir varios bloques de tiempo durante la jornada para realizar la revisión y procesado del correo electrónico.

Por ejemplo:

Al llegar a la oficina, NO abras tu aplicación de correo, y realiza tu primera tarea del día filtrando por contexto, energía y tiempo disponible.

Con este gesto, probablemente retrases la primera lectura del correo entre 1/2 hora y 45″.

¿Qué ganarás con este gesto?

Retrasar la apertura del correo, evitar que cualquier email que lleve la etiqueta “Importante” desajuste tu planificación y tu productividad.

Marca otro bloque para la revisión y procesado del correo a media mañana, y un tercer bloque al medio día, antes de ir a comer.

Por la tarde, en cuanto llegues, ponte con la primera tarea que tenias prevista para la vuelta de la comida, y a media tarde, vuelve a revisar el correo.

Para finalizar, antes de irte, vuelve a revisar el correo y deja todo revisado para el día siguiente.

Esta pauta es una sugerencia, tu conoces mejor que nadie el volumen de correos que recibes, así como tu flujo de trabajo, y debes adaptar esta pauta de lecturas, según tus necesidades y tus horarios.

Educa a tus compañeros y superiores.

Si tienen alguna petición realmente urgente, que no te la manden por correo electrónico, ya que en función de las horas a las que destines los bloques de tiempo para la revisión y procesado del correo, puede darse el caso de que alguna cosa urgente, no la atiendas cuando corresponda, y luego vendrán las prisas, las carreras y quizá hasta los enfados.

Las peticiones urgentes e importantes, siempre por teléfono.

De esta forma evitaremos el …

-Es que me enviaste el correo a las 13 pero yo hasta la revisión de la tarde a las 16, no vi tu petición.

Hay personas que padecen el “Síndrome del chequeo constante”, estar pendiente de todos y cada uno de los correos que llegan justo en el momento en el que llegan, y da igual desde que dispositivo,… estas personas están siempre “On” ya sea desde su Smartphone, Tablet, Pc o Portátil.

No pasa nada porque se te acumulen algunos correos.

Piensa que no todos los correos son iguales, y que quizá de un bloque de 25 correos, tan solo 5 sean tareas, 5 o 6 respuestas a peticiones tuyas, algunos de publicidad, y otros un simple “Gracias” o “Ok”, con lo cual reducimos los 25 correos en 5 o 6 que son próximas acciones, y el resto pueden ir desde material de consulta / referencia a basura o un simple “gracias” que evidentemente eliminaremos, ya que el mensaje en si no requiere ninguna acción por nuestra parte y tampoco es útil como material de consulta posterior.

Así pues, como he dicho anteriormente:

Define varios bloques de tiempo de aproximadamente 10 o 15 minutos cada uno (en función de la cantidad de correos que recibas) para revisar, contestar y procesar los correos que van llegando durante el día.

Dos bloques de revisión por la mañana y dos bloques de revisión por la tarde, pueden estar bien para comenzar, si recibes una media de 30 o 40 correos al día. Si recibes más, quizá añadir un tercer bloque durante la mañana o durante la tarde, en función de los tramos de llegada de los correos, pueda ser una buena idea.

La decisión final es tuya, ya que nadie mejor que tu conoce tu flujo de trabajo y el volumen de emails que recibes.

Mal Hábito Nº3 — Charlas | Blogs | Noticias | Redes Sociales

En mi anterior trabajo, durante algún tiempo, tuve el mal hábito de comenzar el día leyendo blogs, noticias o redes sociales.

Mi rutina consistía en llegar a la oficina, sacar un café de la máquina expendedora, conversar con algún compañero durante 10 o 15 minutos, ir a mi mesa de trabajo, y echar un vistazo por encima a algunos blogs de tecnología. Cuando me quería dar cuenta, ya había perdido entre 30 y 50 minutos de mi mañana.

Para mi hasta entonces era como un ritual para comenzar el día pausadamente, poco a poco y preparándome para el nuevo día.

Estaba matando mi productividad

Cuando comencé a descubrir y a aprender sobre este mundo de la productividad personal, me di cuenta de que esa rutina, no era productiva.

El hecho de comenzar el día haciendo y completando tareas te ayudará a avanzar en tus metas y objetivos, y a comenzar el día de forma activa y proactiva.

Muchas personas tienen el mal hábito al igual que yo lo tenia anteriormente, de comenzar el día leyendo blogs, noticias, o revisando y actualizando sus redes sociales.

Cuando se quieren dar cuenta, ya han consumido entre 50 y 60 minutos de sus primeras horas de la mañana, y luego van todo el día lamentándose de que no tienen tiempo para lo verdaderamente importante.

¿Sabias que las primeras horas de la mañana son las horas más productivas porque vienes cargado de energía después del descanso nocturno?

!!! Aprovéchalas !!!

Desaprovechar estas primeras horas en tareas de poca intensidad y poco impacto como las charlas de cafetería, lectura de blogs, noticias, redes sociales, visualizado de vídeos, etc.. es un suicidio productivo que terminará por pasarte factura en tus resultados y objetivos.

Personalmente y por suerte, ya hace muchos años que dejé atrás ese mal hábito, por el momento y después de varios años, he conseguido mantenerlo lejos de mi.

Ahora cuando llego a la oficina, lo primero que hago es encender mi ordenador y en cuanto está operativo, me pongo a trabajar hasta media mañana para hacer un descanso. Tengo mi botella de agua fresca de acero inoxidable siempre a mi lado, para mantenerme hidratado y despierto.

La lectura de blogs y redes sociales, lo dejo para la noche, cuando estoy relajado en el sofá de casa.

Las charlas de cafetería, también se terminaron, ahora nunca empiezo el día tomando café, lo reservo para media mañana, he conseguido pasar de una media de 5 cafés al día, a solo 2, uno a media mañana y otro por la tarde después de comer.

Debes de saber priorizar tus actividades, leer blogs, noticias y redes sociales, nunca será una tarea prioritaria, a menos que seas Periodista, o Community Manager.

Mal Hábito Nº4 — Escritorios basura

Escritorios Basura!, suena fuerte, pero es real como la vida misma.

Otro mal hábito que también cometí fue el de tener montones de papeles, Dossiers y catálogos sobre mi escritorio, y montones de iconos y accesos directos en el escritorio de mi ordenador. El resultado, lo puedes imaginar… un caos a la hora de buscar algún documento o acceso directo a una aplicación.

Muchísima gente, sigue teniendo este problema.

Este mal hábito también lo corregí hace mucho tiempo y actualmente sobre mi mesa de trabajo, no hay más de uno o dos papeles durante el día.

Por la tarde, al finalizar mi jornada, siempre intento que no quede ningún papel encima de mi escritorio y lo dejo totalmente recogido y despejado.

Si por cualquier motivo no puedo dejarlo despejado, como mucho, tengo un par o tres de papeles, perfectamente apilados uno sobre otro y en una esquina de la mesa, en ningún caso da sensación de desorden o desaliño.

Con el escritorio del ordenador, móvil y tableta, me sucede lo mismo. Desde que descubrí la senda productiva, he minimizado al máximo las aplicaciones y carpetas en los equipos informáticos que uso.

Antes de instalar ninguna aplicación en mis dispositivos, evalúo si realmente la voy a utilizar y con que frecuencia.

Si es una aplicación que realmente voy a utilizar entonces la instalo. No suelo tener instalados programas que no utilizo. (Antes también instalaba todo lo que caía en mis manos)

Mi teléfono móvil (IOS) tiene 4 pantallas “Home”, organizadas por tipo de aplicación o por categoría de uso.

Mi Mac, todavía es más extremo, no tengo ninguna carpeta o icono en el escritorio, aparte de los iconos que tengo puestos en el dock, para poder acceder rápidamente a mis aplicaciones favoritas.

En el dock, tan solo tengo una selección de las aplicaciones que utilizo con más frecuencia, y me lo pienso dos veces antes de poner una aplicación en la barra de tareas de Windows o en el dock de Mac.

Mi tableta es un ipad, y en el tengo solo 3 escritorios. Siguiendo el mismo patrón que en mi iPhone,

Aplicaciones importantes para mi, como pueden ser, Evernote, el gestor de correo, el gestor de tareas o el calendario, los mantengo siempre en el dock principal, en la barra de tareas de Windows o en las pantallas principales de mis dispositivos móviles.

En cambio he visto gente que sigue teniendo montones de papeles encima de su mesa, Dossiers, Carpetas, Folletos, Catálogos y Archivadores, y cuando han de buscar algo, están en el mejor de los casos, 5 minutos revolviendo papeles, eso, si no tenemos en cuenta que tu puedas estar esperando por aquella persona, en el caso de que necesites su ayuda, por lo que son los 5 minutos de aquella persona más tus 5 minutos. 10 Minutos en total.

Invertir en una mesa de trabajo más recogida y ordenada, es invertir en tu productividad y en la de los demás, porque cuando alguien espere por algún documento que tengas tu en tu mesa, no tendrá que estar esperando unos minutos a que lo localices, y por otro lado, tu tampoco perderás un valioso tiempo en algo tan poco productivo como buscar un documento.

También he visto gente con el escritorio del ordenador abarrotado de iconos. Cuando alguna de esas personas, te pide ayuda con el ordenador, y te sientas delante de su pantalla,… simplemente, te vuelves loco intentando distinguir las aplicaciones de los accesos directos a documentos o carpetas.

Esto realmente es muy improductivo. Si utilizamos con frecuencia ciertas aplicaciones, es mejor tener los iconos de las mismas, bien localizados en el escritorio, para que el acceso sea inmediato.

Paralelamente, si también accedemos con frecuencia a algún documento, este deberá estar en alguna carpeta o posición especial en el escritorio. El resto, te recomiendo organizarlo por Carpetas y Subcarpetas en función de su naturaleza, origen, utilidad, frecuencia de apertura, etc…

Mal Hábito Nº5 — ¿Mandas tu o manda tu Smartphone?

Otro mal hábito muy extendido, es el de atender el teléfono móvil a la mínima de cambio.

En cuanto suena una llamada, una alarma o notificación, o en cuanto vemos que se enciende la pantalla, tenemos tendencia a desviar nuestra atención hacia la pantalla de nuestro terminal, y terminamos por coger esa llamada, atender esa alarma o revisar el notificador de mensajes.

En esencia se trata de una distracción en toda regla.

Reconozco que en determinadas ocasiones, todavía desvío mi atención hacia la pantalla del teléfono móvil en cuanto se enciende.

Es algo que cada vez va a menos, pero me sigue sucediendo.

Por eso mismo te recomiendo una serie de trucos para evitar que tu Smartphone, se convierta en un foco de distracciones.

Para empezar, tal y como vimos en el artículo: Enfoque y Concentración, lo primero que debes hacer, es apagar todos los notificadores, alarmas y demás avisos de tu Smartphone.

De esta manera conseguirás que tu atención no se vea afectada en cuanto llegue el primer Whatsapp de turno.

Otro buen consejo, es el hecho de que pongas tu Smartphone en modo vuelo, para que de esta manera, se desactiven todas las comunicaciones. O incluso mejor, puedes apagarlo por un par de horas.

Si la solución de “apagar” directamente el terminal te resulta muy complicada, puedes optar por ponerlo en silencio y boca abajo, para que de esta forma no puedas ver la pantalla.

En definitiva, el objetivo es que TU controles a tu teléfono móvil, y no que el te controle a ti.

Mal Hábito Nº6 — Reuniones improductivas

Las reuniones son buenas, y necesarias, en si, no son un mal hábito productivo, si se realizan con control y orientadas extraer objetivos y resultados.

España tiene fama y costumbre de ser un país que sufre de “Reunionitis”.

Nos reunimos por cualquier cosa, por cualquier motivo. Muchas veces, se convocan reuniones improvisadas, sin preparación, sin una meta clara o un objetivo, y eso si que es un mal hábito.

Lo peor de todo es que después de 2 horas de reunión, sin extraer nada en concreto, decimos: “Por hoy lo dejamos aquí, pero mañana seguimos”.

Error!!!

Cuando prepares o te convoquen a una reunión, debes tener bien claros los objetivos de la misma, que se va a extraer de ella y cual es su finalidad, si te aporta algo o te va a hacer perder el tiempo.

Documentate
Pregunta, infórmate, no asistas a una reunión porqué si, porqué te lo han pedido y ya está. Tampoco asistas a una reunión sin documentarte y sin documentación.

Si te consultan alguna cosa, quedarás como un bobo por no tener respuestas.

En base a la temática de la reunión, debes de ir previamente preparado.

Puedes preparar un informe, un análisis, una previsión, puedes llevar una lluvia de ideas si la reunión es para debatir sobre un nuevo producto o servicio.

Si la reunión es para la resolución de un problema, puedes llevar una propuesta de resolución.

Si la reunión trata sobre algún cliente, puedes llevar un informe sobre los últimos movimientos del cliente, sus últimos emails, sus ultimas peticiones, ofertas, quejas, incidencias, etc.

En definitiva, no vayas a la reunión sin nada, con las manos vacías y sin aportar.

Qué, Quién y Cuando
Es importante que a medida de que la reunión avance y se definan acciones a realizar, quede constancia escrita y todos tengáis muy claro:

  • Qué Se debe de hacer, ya sea una sola acción o varias acciones.
  • Quién Debe de hacer que.
  • Cuándo Aquí definimos temporalmente cuándo es necesario realizar la acción o acciones definidas. Ponemos una fecha de vencimiento.

El Tiempo es Oro
Si eres Freelance o Autónomo, quizá puedas proponer alternativas a las reuniones presenciales, para evitar los desplazamientos.

No es lo mismo tener que cruzar la ciudad a media mañana para asistir a una reunión, que poder hacer la reunión mediante Skype o Google Hangouts. En este caso, el tiempo de desplazamiento se reduce a “0”.

En el caso de las oficinas, antes de iniciar una reunión, se deberá fijar un tiempo máximo de duración. Es un error convocar o entrar a una reunión en la cual no se ha definido un tiempo de duración. Piensa que el tiempo que dure la reunión se debe de multiplicar por la cantidad de asistentes.

Así pues, una reunión de 1 hora de duración, a la cual han asistido 4 personas, equivale a una inversión de 4 horas en productividad de los trabajadores.

Establecer una duración máxima, hará que la reunión sea ágil, rápida y concisa, se aborden los temas directamente y se eviten rodeos y divagar con otros temas que no vienen a cuento.

Puntualidad
Hay que inculcar la cultura de la puntualidad. No es productivo, el hecho de que se convoque una reunión a una hora determinada, y la gente vaya llegando a cuenta gotas. Por consiguiente el inicio de la reunión, se demorará en base a lo que tarden en llegar las otras personas.

Por experiencia propia, puedo decir que he llegado a reuniones, en las que he tenido que esperar 15 y 20 minutos a que llegasen todos los integrantes, por el simple hecho de: “Dame un minuto que termino este presupuesto”, o “En 5 minutos vengo, he de enviar un email antes de entrar”.

En el fondo, esas personas lo que están diciendo es:

Buf!! ahora he de ir a esta reunión que no me va a aportar nada, y me va a hacer perder el tiempo, voy a ver si puedo adelantar algo de trabajo rápido, antes de entrar.

Decir NO
Cuando he estado en cargos correspondientes a la gestión de compras, muchas veces los proveedores me solicitaban una reunión para presentar tal o cual producto o servicio.

Si yo he visto que el producto o servicio, no iba a aportar nada interesante o nuevo, o si las probabilidades de iniciar negociaciones para compra eran nulas, directa y amablemente he declinado la reunión.

Mucha gente accede a tener reuniones, simplemente por no parecer descortés o mal educado.

About the Author Josep Maria Martínez

Consultor Certificado Evernote. Asesor y formador en Productividad y gestión Personal.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s