Bien! ahora que he captado tu atención, lamento decirte que no, Excel no sirve para gestionar proyectos.

Algunas personas dirán que si, que Microsoft Excel puede servir para gestionar proyectos y tareas de equipo.

Yo digo que no. Y no lo digo solo yo, lo ratifican algunos de los clientes que cuando llegan a mi en búsqueda de ayuda para implementar alguna herramienta digital como ClikUp, Monday o Asana, lo hacen precisamente porque están huyendo de herramientas como Microsoft Excel para gestionar las tareas y proyectos de sus equipos.

Excel es una herramienta extremadamente potente utilizada por millones de empresas desde su lanzamiento en 1.985 hasta la actualidad.

Es una herramienta polivalente, la cual nos permite realizar cálculos complejos, crear gráficos y organizar datos

Excel hace muchas cosas y las hace bien, perfectamente bien, pero la gestión de tareas y proyectos todo y que es posible, no es su fuerte.

Claro que se pueden gestionar proyectos y tareas en Excel, hay muchísimas empresas ahí fuera que lo están haciendo actualmente. Hasta te diré más, … se que algunas también lo hacen con Power Point. Lo se porque me han llegado varios casos.

En este post voy a tratar de explicarte porque Excel no creo que sea una buena opción para gestionar proyectos, vamos a ello.

Colaboración

Desde mi punto de vista y también el de muchos de los clientes que contactan conmigo, en una herramienta de gestión de tareas y proyectos dedicada, buscan funcionalidades como vistas de tipo Gantt automáticas, dependencias, fechas de inicio y fin, y por supuesto colaboración y trabajo en equipo.

Las herramientas de gestión de tareas como ClickUp, Asana o Monday, incluyen funciones específicas para la colaboración, como por ejemplo los cajetines de comentarios, las menciones, las notificaciones, o incluso dependiendo de la herramienta, una vista «chat» específica por proyecto, carpeta, o equipo.

Otra funcionalidad que ofrecen las herramientas de gestión de tareas y proyectos es la posibilidad de adjuntar archivos a las tareas o a los proyectos en si.

Excel no fue diseñado con la colaboración en tiempo real en mente. Aunque hay versiones como Excel de Microsoft 365 que permiten cierta colaboración, no es tan intuitiva ni fácil de utilizar como las herramientas de colaboración de otras plataformas específicas de gestión de proyectos.

Gestión de tareas complejas de proyecto

Se han escrito ríos de tinta sobre la gestión de proyectos, hay cientos de libros publicados al respecto, incluso hay una titulación (Project Manager) certificada por el Project Management Institute.

La gestión de proyectos en si, no es una tarea fácil. Esta implica manejar o gestionar tareas complejas, plazos, recursos cargas de trabajo, estimaciones y dependencias entre tareas entre otras muchas cosas.

Excel no tiene funciones integradas para manejar todas estas cosas incluidas las dependencias y flujos de trabajo complejos de forma nativa.

Por ejemplo, un gestor de tareas dedicado como ClickUp, te va a permitir crear dependencias entre tareas y estas dependencias van a tener implicaciones a nivel de fechas de vencimiento, o bloqueos / desbloqueos de estas dependencias de forma automática a partir de la llegada de fechas o al completar una tarea precedente que bloquee a otra tarea inferior.

En herramientas como ClickUp, Asana o Monday la gestión de estas dependencias es automática una vez se han establecido, en cambio en Microsoft Excel, perdemos todo este flujo de dependencias.

Esto repercute en que los gestores de proyecto, tienen que crear sus propias soluciones o apaños en Microsoft Excel, lo cual puede ser complejo, propenso a errores y seguramente serán soluciones basadas en una gestión completamente manual.

En el mejor de los casos un gestor de proyecto con conocimientos avanzados de Excel podrá aplicar soluciones basadas en fórmulas avanzadas, o Macros desarrolladas en Visual Basic para Excel con el fin de automatizar algunas tareas, bloquear o desbloquear dependencias, pero todo y la sofisticación de estos recursos, seguirán siendo recursos complejos, que no todo el mundo podrá implementar, recursos que estarán expuestos a un alto riesgo de errores, sobre todo si se modifican o los utiliza alguien que no esté familiarizado con su diseño original, además requerirán un esfuerzo en el diseño, implementación y mantenimiento.

Seguimiento del progreso del proyecto

Microsoft Excel nació para gestionar datos, por lo que las gráficas, estadísticas y gestión de datos es su punto fuerte. Sin embargo, a pesar de que Excel es ideal para la confección de Dashboards estadísticos, sigue sin ser la herramienta ideal para la gestión de proyectos y obtención de estadísticas.

Todo responsable de proyectos que se precie, querrá tener un panel o dashboard de seguimiento del proyecto. Es un tema crítico que no debe ser subestimado ni infravalorado. Un panel estadístico o dashboard, permite al responsable de proyectos, conocer en cualquier momento cual es el estado exacto del proyecto o proyectos y así poder tomar decisiones basadas en datos reales y no en suposiciones.

Una vez más, herramientas como ClickUp, Asana o Monday están diseñadas para facilitar esta tarea. Tienen integradas de forma nativa funcionalidades estadísticas ya sea dentro del propio proyecto o en un apartado aparte destinado a control de métricas y estadísticas. Estos paneles o Dashboards, permiten obtener datos rápida y fácilmente de uno o varios proyectos a la vez y visualizarlos de diferentes maneras. Formato numérico, gráficos de tarta, gráficos de barra, informes, listados, etc.

En otro extremo menos analítico, las herramientas de gestión de proyectos, permiten realizar un detallado seguimiento y control de las fechas de vencimiento, como por ejemplo notificar a los responsables de las tareas sobre plazos que se acercan o tareas de las cuales han vencido sus plazos y requieren una atención inmediata, o por ejemplo crear automatizaciones basadas en fechas de inicio o fecha de vencimiento, las cuales actuarán como disparadores de la automatización cuando estas lleguen.

Volviendo a los paneles o Dashboards, si bien en Excel también podremos crearlos sin mayor problema, la mayor dificultad radicará en que su diseño, creación y mantenimiento serán totalmente manuales, requiriendo en algunos casos estructuras intermedias como tablas adicionales para poder confeccionar los gráficos.

Seguramente en muchos casos, se tendrán que realizar vinculaciones entre distintas tablas para poder confeccionar un panel o dashboard, con el consiguiente riesgo de que si se rompe, modifica o altera la conexión, el dashboard dejará de funcionar.

Limitaciones en escalabilidad

Un gestor de tareas y proyectos, suele ser un software potente, concebido, programado y evolucionado con un solo objetivo, gestionar grandes cantidades de tareas, subtareas, proyectos, subproyectos usuarios, adjuntos, comentarios y notificaciones entre otros, todo esto dentro de una misma plataforma pensada, arquitecturada y desarrollada para tal fin.

Desde mi perspectiva, Excel se queda corto en este aspecto. Una gestión de proyectos requeriría crear diferentes ficheros de Excel según proyecto, subproyecto, etc. Conectarlos entre si, crear fórmulas que enlacen y obtengan datos de diferentes campos. A medida que la cantidad de datos gestionados aumenta sumando hojas de cálculo, fórmulas complejas, gráficos, etc, Excel puede comenzar a sufrir problemas de rendimiento, y no te digo nada si ya se crean ficheros Excel en distintas carpetas gestionadas por permisos de acceso poniendo en severo riesgo las conexiones entre hojas de cálculo por la atribución de permisos.

La lentitud y la menor capacidad de respuesta de Excel puede ocasionar retrasos en la actualización de los datos, errores en el procesado de la información y cálculo de fórmulas así como perdida de control sobre distintos aspectos del proyecto.

Problemas de seguridad y control de accesos

En una herramienta como ClickUp, Asana o Monday, podemos definir los accesos de los usuarios.

Podemos tener usuarios con todos los privilegios, usuarios con privilegios solo de edición pero no de creación o borrado, usuarios con privilegios de solo comentar, o usuarios con privilegios de solo ver. Además de lo anteriormente mencionado, puede haber usuarios invitados (externos a la empresa) a los que se les puede dar acceso a una parte del equipo o proyecto.

Mismamente ClickUp permite incluso otorgar acceso a nivel de tarea específica, es decir. Podríamos restringir absolutamente todo el acceso a la plataforma o a cualquier proyecto y compartir tareas específicas con usuarios determinados. Esto sería útil por ejemplo para trabajar con invitados colaboradores que no queremos que vean nada mas del proyecto que las tareas que tienen asignadas.

En Excel eso no va a ser posible. Podrás proporcionar acceso de solo lectura, o edición, pero el acceso al proyecto será total por lo que cuando compartas el acceso, la persona o personas a la que hayas compartido el proyecto, podrá acceder absolutamente a todo el proyecto.

Si, puedes copiar unas tareas específicas en otra hoja de cálculo o también puedes ocultar celdas, pero ¿ves? una vez más ya estás haciendo un «apaño».

Integraciones

Las plataformas para la gestión de tareas y proyectos como ClickUp, Asana o Monday, ofrecen integraciones nativas con otras plataformas o herramientas y sistemas para que exista un flujo de datos entre plataformas y herramientas.

Microsoft Excel tiene capacidades limitadas para integrarse de manera efectiva con otras aplicaciones. Esto puede resultar en trabajo manual para mover datos de un sistema a otro o utilizar herramientas de terceros tipo Zapier para realizar automatizaciones que integren estas plataformas.

Metodologías Ágiles

Creo que muchos de los que leéis este artículo sabréis lo que es un tablero Kanban, si más no habréis oído hablar de ellos.

El típico tablero, pizarra o corcho con Post-its pegados siguiendo un flujo de trabajo de tipo:

Pendiente ➝ En progreso ➝ Hecho

La anterior, es una explicación extremadamente básica de lo que es un tablero Kanban sólo a efectos de ilustrarlo a los desconocedores del tema o a los que no recordasen de que se trata. Evidentemente Kanban es muchísimo más que un corcho con Post-it pegados, y te lo digo yo que soy un estudioso de la metodología Kanban.

Bien!, ahora que ya me has entendido,…. Imaginas un tablero Kanban en Excel? … no hay más preguntas señoría.

Las metodologías ágiles han ido ganando en popularidad en el mundo de la gestión de proyectos.

Estas metodologías están creciendo a pasos agigantados, por todos lados hay libros y cursos de gestión de proyectos ágiles, y como no, una herramienta de gestión de tareas y proyectos que se precie de serlo, también tendrá elementos para la gestión de proyectos mediante metodologías ágiles.

Por ejemplo, ClickUp es muy «Agile Friendly». Contempla cosas del mundo Agile como por ejemplo:

• Tableros kanban
• Carriles de natación o Swinlanes en los tableros Kanban
• Límites del trabajo en curso (Límites WIP)
• Sprints (de la metodología Scrum)
• Puntuación de la complejidad o esfuerzo del trabajo mediante la escala fibonacci
• Gráficos Agile (Burndown, BurnUp, Cicle Time, Lead Time, cumulative flow)

Si no veía un Kanban con Excel, menos veo un Kanban con Excel que incorpore Swimlanes o carriles de natación, o que incorpore límites del trabajo en curso.

Seguimiento del tiempo

En Excel se puede hacer un seguimiento del tiempo, imputando horas, o hora de inicio y hora de fin y una fórmula que calcule la dedicación, pero … ¿porqué hacer malabares con Excel, cuando un gestor de proyectos ya lo lleva de serie?

Normalmente los gestores de tareas y proyectos, llevan un time tracker o contador de tiempo nativo mediante el cual las personas podrán imputar tiempo registrado en una o varias tareas, y por lo tanto luego podremos pedirle al programa un informe de horas detallado por persona, proyecto y tarea.

Nada que tampoco podamos hacer en Excel, o quizá no tan facilmente.

Riesgo de errores humanos

Imagina que tienes una tarea en un proyecto. A su vez, esta tarea, tiene varias subtareas.

En una herramienta como ClickUp, cuando completas una tarea que tiene subtareas sin completar, te aparece un popup o ventana emergente avisándote de que estás completando una tarea que tiene subtareas sin completar por lo que minimizas riesgos.

Imagina esa misma tarea con subtareas. Imagina que tienes que modificar la fecha de vencimiento de la tarea principal.

De nuevo en una herramienta como ClickUp, al modificar la fecha de vencimiento de la tarea principal, ClickUp va a modificar automáticamente la fecha de las subtareas en base a los días que hayas modificado la fecha de la tarea principal. Es decir, si has retrasado o adelantado la fecha de la tarea principal 6 días, ClickUp automáticamente va a modificar las fechas de todas las subtareas de esa tareas 6 días hacia adelante o hacia atrás en función de la variación que hayas realizado.

Así de simple, sin que tengas que hacer nada más allá de aceptar el aviso que saldrá informándote del cambio.

Imagina estos dos escenarios en Excel….

En el primer caso, tendrás que marcar completadas todas las subtareas manualmente y no te aparecerá ningún aviso o advertencia si completas la tarea principal. Si, claro puedes hacer una macro pero…. otra vez inventando

En el segundo caso…. lo mismo, cuando modifiques la fecha de la tarea principal, tendrás que modificar a mano las fechas de las subtareas o una vez más, hacerlo con una macro.

¿Perdona, no me quedó claro, eres gestor de proyectos o programador Visual Basic para Excel?

En serio, dale una vuelta al tema y evalúa si te compensa a ti o a tu equipo estar gestionando proyectos en Microsoft Excel.

Si decides cambiarte a una herramienta profesional para la gestión de proyectos estaré encantado de ayudarte, haz clic aquí para contactar conmigo.