Cómo la UAB centralizó la gestión y priorización de iniciativas tecnológicas con ClickUp. En este artículo te contamos la experiencia de ClickUp para universidades: implementación en la UAB.
Sobre el cliente
La UAB es una universidad pública de referencia en España, con una operativa compleja y múltiples ámbitos tecnológicos que necesitan coordinar peticiones, decisiones y proyectos con criterios comunes. En este caso, el reto no era solo gestionar mejor tareas sueltas, sino ordenar carteras de iniciativas de transformación digital con distintos responsables, reglas y necesidades de seguimiento. Ese contexto exigía una solución robusta, pero también fácil de usar en el día a día.
El reto
Antes de la implantación, la gestión de iniciativas y proyectos se realizaba en monday.com. Desde la UAB se solicitó migrar de monday.com a otra plataforma y la plataforma escogida por funcionalidades, personalización y adaptación fue ClickUp.
El reto no era únicamente registrar solicitudes, sino poder evaluarlas, priorizarlas y convertirlas en proyectos sin romper la trazabilidad por el camino.
Además, había una necesidad clara de comparar portafolios distintos sin forzar una estructura idéntica para todos. La UAB necesitaba mantener campos comunes para analizar y priorizar, pero también conservar particularidades por ámbito. A esto se sumaban otros puntos críticos: gobernanza de permisos, normalización de estados, control de automatizaciones, acceso ordenado a la documentación y reducción del trabajo manual.
En la práctica, esto se traducía en fricciones operativas muy concretas: tareas que podían convivir en varias listas y generar confusión, campos heredados o duplicados que dificultaban la lectura de la información, criterios de estado poco homogéneos, y dudas sobre qué debía ver o editar cada rol.
La solución
La implantación se diseñó sobre ClickUp como entorno común para gestionar convocatorias e iniciativas de transformación digital, así como las carteras de proyectos derivadas. La arquitectura se construyó con una lógica clara: centralizar la entrada de peticiones, mantener criterios homogéneos de evaluación y garantizar que cada iniciativa pudiera seguirse desde su origen hasta su posible conversión en proyecto.
Para conseguirlo, se definieron portafolios diferenciados pero comparables, con una combinación de campos comunes y campos específicos según el ámbito. También se configuraron vistas adaptadas por rol, plantillas para estandarizar tareas recurrentes, automatizaciones para reducir pasos manuales y una estructura de permisos más controlada para proteger configuraciones sensibles.
Un punto especialmente relevante fue el trabajo sobre trazabilidad. Se revisó cómo gestionar la relación entre peticiones y portafolios para evitar incoherencias, duplicidades o convivencias ambiguas entre listas. En paralelo, se abordó la integración con SharePoint y Microsoft Teams, así como la centralización de manuales, FAQs y recursos dentro del propio entorno de trabajo para reducir dispersión y mejorar la adopción.
El proceso
El proyecto se desarrolló por fases y con un enfoque muy iterativo. En una primera etapa se trabajó la arquitectura general del sistema: formularios, estructura de listas, permisos, campos personalizados y criterios de codificación. El objetivo era sentar una base común que sirviera para distintos ámbitos sin perder flexibilidad.
Después llegó una fase de validación y ajuste sobre casos reales. Ahí se revisaron temas como la generación de identificadores únicos, la relación entre tareas duplicadas o movidas entre ámbitos, la protección de vistas, la distribución de horas, la gobernanza de plantillas y la organización de la documentación vinculada.
La siguiente fase se centró en la operativa diaria: formación, manuales por rol, revisión de notificaciones, afinado de automatizaciones y creación de accesos más simples para usuarios finales, como dashboards o “puertas de entrada” adaptadas a cada perfil. Ese acompañamiento fue clave porque permitió corregir problemas no teóricos, sino reales: duplicados recientes, automatizaciones antiguas que ya no encajaban con la lógica definida o estados heredados que generaban ruido.
Uno de los aprendizajes más importantes del proyecto fue que la arquitectura no podía quedarse en un diseño inicial. Había que probarla con uso real, revisar incidencias, depurar decisiones y documentar protocolos para que el sistema siguiera siendo consistente con el tiempo. También fue importante decidir qué debía resolverse con estructura y automatización, y qué convenía dejar como regla operativa claramente documentada.
Resultados
El principal resultado fue una mejora clara en la organización y gobernanza del trabajo. La UAB pasó a contar con un entorno común para recoger, evaluar y priorizar iniciativas tecnológicas, con una trazabilidad mucho más sólida entre la petición inicial y el proyecto derivado.
A nivel operativo, esto se tradujo en varios avances concretos: más consistencia en los datos, mejor comparabilidad entre carteras, menos dependencia de procesos manuales, mayor claridad sobre permisos y una base más ordenada para trabajar con estados, fases, tipologías y documentación asociada. También se reforzó la capacidad de detectar y corregir duplicidades, limpiar automatizaciones que generaban comportamientos inconsistentes y establecer criterios homogéneos para distintos ámbitos.
Otro resultado importante fue la mejora de la usabilidad. El trabajo en vistas por rol, plantillas, manuales y accesos simplificados ayudó a que el sistema no solo estuviera bien diseñado, sino que resultara más fácil de utilizar para perfiles distintos dentro de la organización.
Testimonio
“Ahora tenemos un sistema mucho más claro para canalizar iniciativas, compararlas con criterios homogéneos y hacer seguimiento sin perder el contexto por el camino. Más allá de la herramienta, lo valioso ha sido definir una forma de trabajo común y poder ajustarla con casos reales hasta que encajara con nuestra operativa.”
Conclusión
Este caso demuestra que implantar ClickUp en una organización compleja no consiste solo en crear espacios, listas y automatizaciones. Lo que realmente marca la diferencia es diseñar una arquitectura que combine estandarización y flexibilidad, y acompañarla con gobernanza, formación y ajuste continuo.
Es un enfoque especialmente replicable en universidades, administraciones y organizaciones con varios ámbitos de decisión, donde conviven peticiones, priorización y ejecución de proyectos. Cuando existe voluntad de ordenar criterios, definir roles y revisar el sistema con uso real, el resultado no es solo más control: también es una operativa más clara, más sostenible y mucho más fácil de escalar.
CTA
Si en tu organización también estáis gestionando iniciativas, proyectos y prioridades en circuitos dispersos, probablemente el problema no sea la falta de trabajo, sino la falta de un sistema común que ordene la operativa. Si quieres diseñar un entorno en ClickUp que os ayude a ganar visibilidad, coherencia y capacidad real de seguimiento, podemos trabajarlo juntos.
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