Hoy 21 de Marzo de 2020, mas que nunca vivimos en un entorno VUCA y los recientes acontecimientos así lo demuestran.

Medio mundo se encuentra azotado por la pandemia del «Coronavirus» o COVID-19. El escenario actual en el que nos encontramos, es un escenario sin precedentes ni antecedentes conocidos hasta la fecha, más allá de lo que hayamos podido ver en algunas películas apocalípticas, que dicho sea de paso a fecha de hoy ya no parecen tan irreales y quizá la única diferencia entre cualquiera de estas películas y la realidad de hoy día es que todavía no hay Zombies vagando por las calles, todo y que si seguimos a este ritmo, ya nada es descartable.

La pandemia del COVID-19, se ha convertido en la «primera plaga» del siglo XXI, la primera gran plaga que vive la sociedad moderna actual.

Antes del COVID-19 hubo otros virus similares, incluso mas peligrosos como el évola, pero no llegaron a ser declarados plaga por la OMS como en el caso actual, ni obligaron a países y gobiernos a tomar las medidas a gran escala que se están tomando actualmente para combatir el COVID-19.

Nos parecía que la plaga de la peste bubónica era cosa del siglo XV, y que a fecha de hoy solo aparece en los libros de historia y en las novelas con temática medieval, pero de la noche a la mañana en esta sociedad moderna, sociedad de la información, sociedad de los super ordenadores, la planificación de los viajes a Marte o la planificación de la creación de colonias habitadas en la Luna, nos vemos en un escenario no muy diferente del que se encontraron en la edad media, con un bichito microscópico matando a más de ocho mil personas, e infectando a mas de doscientas diecinueve mil personas alrededor del mundo hasta la fecha, y obligando a muchos países a tomar medidas drásticas. Medidas sin precedentes ante la población civil, medidas que afectan a las personas, las empresas, los mercados, los gobiernos y las economías mundiales.

Y llegó el Teletrabajo a marchas forzadas

En España, vamos de modernos y actuales, y la verdad es que para algunas cosas es cierto. Pero por desgracia para otras, todavía estamos a años luz de otros países, y el teletrabajo es una de ellas.

Hace catorce años que me gano la vida en el sector tecnológico y jamás he visto nada igual.

¿Sabéis cuál ha sido la petición estrella de estas últimas semanas?

Me gustaría configurar los ordenadores de mi empresa para que mis empleados puedan hacer teletrabajo.

¿En serio?
Otra petición que también se ha visto con frecuencia

Quiero 10 ordenadores portátiles configurados para que mis empleados puedan teletrabajar

¿De verdad? Miles de pequeñas y medianas empresas en toda España que de no ser por la pandemia del COVID-19, ni se habrían planteado que sus empleados realizasen teletrabajo, están pidiendo urgentemente a sus proveedores de servicios TIC, que se les preparen los equipos informáticos, las conexiones y los sistemas de seguridad necesarios para hacer teletrabajo de forma segura.

Como siempre… todo corriendo, todo deprisa, como los niños estudiando a ultima hora para un examen o haciendo los deberes un domingo por la tarde porque los tienen que entregar el Lunes por la mañana.

Durante décadas hemos permanecido estancados en paradigmas laborales y profesionales caducos, basados en la cultura del control y el presencialismo.

La realidad actual que estamos viviendo ha obligado a muchos empresarios a adoptar por el camino mas amargo medidas de teletrabajo si quieren que sus negocios se mantengan a flote, aprendiendo a confiar de golpe en sus trabajadores y en el trabajo que estos desempeñan todo y no estar presentes en la oficina.

Volátil, Incierto, Complejo y Ambiguo (VUCA)

VUCA es un acrónimo acuñado por las fuerzas armadas de Estados Unidos, para describir la Volatilidad, Incertidumbre, Complejidad y Ambigüedad del mundo surgido tras el fin de la Guerra Fría.

Volatility (Volatilidad)
Uncertainty (Incertidumbre)
Complexity (Complejidad)
Ambiguity (Ambigüedad)

La situación actual que estamos viviendo más que nunca refleja un entorno VUCA 360º.

Para mí, un entorno VUCA 360º es un entorno volátil, incierto, complejo y ambiguo de 360º, que afecta a todas las áreas de la vida. Personal, Profesional, Familiar, Social, Académico, Religioso, Económico…, sin que podamos hacer nada para controlar ninguna de estas áreas ni lo que sucede o va a suceder en ellas.

Normalmente ya de por sí, todo nuestro entorno es un entorno VUCA, pero tenemos una falsa sensación de control en algunas de estas áreas o aspectos de la vida, gracias entre otros a las rutinas diarias.

Levantarse, asearse, vestirse, desayunar, llevar a los niños a la escuela y dirigirnos a nuestro trabajo, es una rutina con falsa sensación de control, porque cuando los niños se ponen enfermos, nosotros nos ponemos enfermos o los niños no tienen colegio por cualquier circunstancia o motivo, aflora ese entorno VUCA durmiente, y nos trastoca y altera esa «rutina controlada«.

A día de hoy por la pandemia del COVID-19, ya no hay ninguna rutina que se pueda mantener de forma segura, porque entre otras medidas ha llegado el confinamiento de la población en su domicilio, y solo se permite salir a la calle para comprar alimentos, dirigirse al centro de trabajo o prestar ayuda a personas dependientes. De ahí el estar en un entorno VUCA 360º, se mire por donde se mire todo es VUCA.

Lo que hoy vale, mañana no, lo que se ha dicho por la mañana, por la tarde puede que ya no tenga sentido. –Volatilidad–

¿Seguirá aumentando el número de casos? ¿las medidas tomadas por los gobiernos serán efectivas? ¿seguiré manteniendo mi puesto de trabajo? –Incertidumbre–

¿Se podrá desarrollar una vacuna efectiva en un corto espacio de tiempo?, ¿los tratamientos contra otras enfermedades son efectivos?, ¿cómo debo actuar si mis clientes y proveedores también están afectados y se paraliza toda la actividad? –Complejidad–

El gobierno chino ha dicho que…, El gobierno italiano ha propuesto… Investigadores de la universidad de xxx creen que …. Estudios indican que no se sabe muy bien el origen del brote…. – Ambigüedad–

GTD®, el método de productividad adaptativo para entornos VUCA

Gestionar nuestras tareas o proyectos en un entorno altamente cambiante como el actual y mediante una lista única de tareas o peor aún, con un calendario mediante una planificación exhaustiva, hoy más que nunca carece totalmente de sentido.

GTD® o Getting Things Done®, es adaptativo y su adaptabilidad lo hace el método de productividad individual perfecto para los entornos VUCA actuales.

Getting Things Done®, entre otros recursos, propone el trabajo por «Contextos».

En la metodología GTD®, el contexto es la «Persona», «Herramienta», «Lugar» o «Cosa» necesarios para poder ejecutar una acción.

Por ejemplo:

Si una de tus «tareas» (Próxima Acción) es llamar por teléfono a tu responsable para hablar sobre cómo gestionar el trabajo pendiente durante el confinamiento por COVID-19, la herramienta que vas a necesitar (contexto) va a ser el @Teléfono.

Otro ejemplo:

Tienes que mandar un correo electrónico a tus empleados informándoles de las medidas que está adoptando tu empresa en referencia a la pandemia del COVID-19, la herramienta que vas a necesitar en este caso (contexto), podría ser @Ordenador, o @Ordenador_Email.

Un último ejemplo:

Necesitas escanear un documento para enviar una copia por correo electrónico a tus compañeros de departamento, pero la impresora multifuncional con la que tienes que escanear el documento, se encuentra físicamente en tu oficina. Siguiendo las directrices marcadas por el gobierno durante la pandemia del COVID-19 te encuentras confinado en casa, y en tu domicilio, no tienes impresora con escáner. Así que el contexto necesario para poder llevar a cabo esta «tarea» podría ser @Oficina, o @Escáner_Oficina, pero como estás en tu @Casa y en tu @Casa, no tienes impresora multifuncional que te permita escanear, esta acción simplemente no la puedes hacer, y por tanto no tiene sentido que aparezca junto a las acciones que si puedes hacer.

Por lo tanto, sería buena idea que en lugar de tener todas tus «tareas» en una sola lista, separases esa lista de tareas única mediante diferentes «categorías» (Contextos) para poder ejecutar «tareas» (Próximas Acciones) por lotes, además de poder ver mejor cuales de ellas puedes realizar en el contexto en el que te encuentras, y cuales de ellas no puedes realizar en ese momento.

Cuando hablo de Próximas Acciones lo relaciono de forma simple con «Tareas» para que entiendas la analogía que quiero transmitirte, pero realmente una Próxima Acción, es algo más complejo que una simple «tarea», y conlleva matices importantes a tener en cuenta, como que para que realmente sea una Próxima Acción, la «Tarea» se tiene que poder realizar sin dependencias previas, es decir,… se puede realizar de un tirón sin que para que se pueda completar, dependa previamente de otra acción. En futuros posts te hablaré de las próximas acciones en mayor profundidad y de los contextos.

Así pues, en lugar de tener una lista de tareas única, gracias a GTD®, tendremos varias listas de tareas segmentadas por contexto, y esa es una de las razones que hace de GTD® un método especialmente válido para entornos altamente volátiles, inciertos, complejos y ambiguos.