Siguiendo con la serie de artículos dedicada a la gestión del correo electrónico con Microsoft Outlook, hoy vamos a ver las reglas y como estas pueden ayudarnos.

Las reglas de correo electrónico son ese gran aliado, que pueden hacer que tu gestión del correo electrónico marque la diferencia y se convierta en una gestión ágil, útil y eficaz, pero que a la vez pasan desapercibidas para muchos.

Cabe decir que la función de crear y añadir reglas, no es una funcionalidad exclusiva de Microsoft Outlook, por lo que seguramente con tu sistema de gestión de correo actual, podrás también crear y gestionar reglas. La diferencia està en que probablemente para poder hacerlo tendrás que acceder a tu gestor de correo electrónico por web y configurar las reglas allí.

¿Qué son las reglas de correo electrónico?

Bien, las reglas de correo electrónico no son más que “Automatismos” o mecanismos para que cuando detecten la llegada de un nuevo correo electrónico, automáticamente y sin tu intervención, se desencadene una acción con ese correo electrónico que acaba de llegar.

Las reglas se pueden crear para mensajes entrantes y para mensajes salientes, por lo que como puedes empezar a intuir, aquí tienes un gran aliado para elevar tu productividad.

Un sencillo ejemplo: Puedes crear una regla para que automáticamente mueva todos los mesajes de correo electrónico de tu jefe a una carpeta llamada “Jefe”, o bien puedes configurar una regla para que Microsoft Outlook, elimine automáticamente todos los mensajes que en el asunto incluyan la palabra “Compra ahora”.

Las reglas te ayudarán a reducir el número de acciones manuales y repetitivas que necesitas para administrar todos los mensajes de correo electrónico. Cuando activas las reglas, se ejecutan de forma continua y automática.

Las reglas se dividen en dos categorías: Organización o Notificación.

Microsoft Outlook, incluye un asistente muy sencillo de utilizar, que puede ayudarte a crear nuevas reglas en función de lo que necesites.

Con las reglas, puedes mover, clasificar, marcar como leidos, marcar como importantes, mostrar una ventana de aviso, reproducir un sonido, eliminar, etc los correos electrónicos entrantes o salientes.

Como he mencionado anteriormente, Microsoft Outlook facilita el trabajo de crear y mantener reglas gracias a su asistente, así pues, una vez creada la regla en el paso número 1, tendrás que seleccionar las condiciones que quieres que se reproduzcan para poder ejecutar la regla.

!!! · Repetición: La función Reglas no es una función exclusiva de Microsoft Outlook, casi con toda seguridad, tu gestor de correo electrónico habitual también ofrecerá esta funcionalidad. Gmail, Yahoo hasta incluso el servicio de correo electrónico de tu dominio, tendrán esta función. Simplemente tienes que configurarla via web.

Puedes crear una regla de mensajes salientes con una configuración específica para que cuando envíes un correo electrónico a cualquier persona y en el asunto pongas la palabra “Tarea delegada”, por ejemplo, Outlook envíe de forma automática una copia de ese correo a la bandeja de entrada de tu aplicación de tareas. Tan solo tendrás que tener en cuenta de incluir la palabra “Tarea delegada” en el asunto del correo electrónico. Veamos un ejemplo:

También puedes crear una regla para mensajes entrantes, que automáticamente asigne un estado a todos los correos electrónicos que lleguen a tu bandeja de entrada, y les ponga una marca de seguimiento, o si lo prefieres, puedes configurar que en función del remitente, se asigne una categoría u otra al correo electrónico.

No esperes más, y empieza a cambiar. Albert Einstein dijo:

Locura es hacer la misma cosa una y otra vez esperando obtener diferentes resultados”.

Si siempre te quejas de que no llegas a todo, pero por contra no pones medios para solucionarlo, siempre te estarás quejando sin obtener resultados diferentes. En las pequeñas cosas, estan los grandes avances.