Viernes, 12:30 de la mañana. Recibes un email de Pedro, tu coordinador. El email lleva consigo la invitación a una reunión del departamento de ventas. La reunión tendrá efecto el próximo lunes a las 09:30.

En la convocatoria, solicitan que cada comercial presente un informe de ventas del trimestre que acaba de finalizar (Q3).

Este informe tendrá que incluir:

• La cifra de negocio conseguida en el trimestre.
• Las operaciones de venta realizadas ordenadas de mayor a menor importe.
• Los clientes de tu cartera, categorizados por ABC
• Las operaciones desestimadas, ordenadas por importe en volumen descendente.
• Las operaciones rechazadas, ordenadas por importe en volumen descendente.
• Los motivos por los que las operaciones han sido desestimadas o rechazadas
• Operaciones previstas para el cuarto trimestre (Q4), ordenadas por importe en sentido descendente.
• Ideas o propuestas de mejora para aumentar ventas, fidelizar clientes y mejorar el funcionamiento del departamento.

Revisas los requerimientos solicitados en el informe y te hechas las manos a la cabeza.

Pero…. si estamos a viernes, son las 12:30 y esta tarde libro!!!!

¿Pero… como puede ser que Pedro me avise con tan poco margen para preparar el informe?

Te levantas de tu mesa indignado/a, te diriges al despacho de Pedro, pero Pedro está con una visita y no puede atenderte en este momento. Vuelves a tu mesa, no sin antes pararte a hablar y quejarte de lo injusta de la situación con todo aquel que encuentras en tu camino de regreso a tu mesa.

Al cabo de unos minutos, Pedro llama al teléfono de tu mesa y te invita a ir a su despacho.

Vuelves al despacho de Pedro y…

— Hola Pedro, oye, quería comentar contigo…. he recibido tu convocatoria para la reunión del próximo Lunes, y me ha extrañado que me avises con tan poco margen de preparación para el informe, ya que eres una persona muy metódica y organizada, y estos despistes de última hora, convocando una reunión a tan corto plazo, hacen que tenga que dejar todo para preparar el informe corriendo y deprisa —

Yo mismo/a lo he dicho con el comentario que le he hecho a Pedro… Pedro es una persona muy organizada y metódica y es muy extraño en el este tipo de despistes.

Pedro me invita a esperar un momento, revisa su gestor de correo electrónico y muy amablemente me contesta:

— Entiendo perfectamente tu crispación, lamentablemente, no puedes decirme que no te he avisado con el tiempo suficiente, puesto que envié una convocatoria general a todo el departamento hace quince días, y la única persona que no respondió, fuiste tu. Volví a enviarte tres convocatorias individuales, pero tampoco obtuve respuesta. Parece ser que al final si que has visto la convocatoria que te he enviado hoy. —

— Lamento mucho la presión a la que te ves sometido/a, pero como podrás entender, se te ha avisado con el suficiente tiempo de antelación para que pudieses preparar el informe de forma adecuada y sin prisas. —

Acabas de quedarte helado/a, a ti ya te extrañaba que Pedro se hubiese despistado, te disculpas rojo/a de vergüenza, sales del despacho de Pedro y tus temores más profundos se confirman cuando llegas a tu mesa y revisas tu gestor de correo electrónico.

Efectivamente, ahí tenías las 5 convocatorias de Pedro, en tu bandeja de entrada, mezcladas junto a los otros 358 mensajes pendientes de leer.

Te vuelves a repetir a ti mismo/a que esta situación no puede seguir así, que eres un desastre y que tienes que hacer algo por mejorar tu productividad y ser más efectivo/a. Si mas no, tienes que empezar a llevar el correo al día.

Acabas de quedar super mal con Pedro, inclusive acusándole a el de no ser organizado, cuando el problema lo tienes tu.

Como sigas así terminarás en la calle.

Ya sabes lo que te toca… preparar el informe durante el fin de semana.

Llamarás a tu pareja y a tu grupo de amigos y cancelaras tu asistencia a la barbacoa que había prevista para el Sábado, y también tendrás que cancelar tu asistencia a la excursión que había prevista para el Domingo con el fin de preparar el informe.

Te maldices a ti mismo/a por tu mala gestión. No es la primera vez que te ocurre y tu pareja se ha molestado bastante contigo.

Fin de semana de informe

El Sábado empieza fantásticamente bien,… no te apetece un pimiento quedarte en casa el fin de semana trabajando en el informe, pero tienes que hacerlo debido a tu falta de organización. Muy a desgana abres tu portátil, y te pones manos a la obra.

Mientras vas trabajando, vas recibiendo mensajes de Whatsapp enviados por tu grupo de amigos, se lo están pasando fantásticamente preparando la barbacoa y tu… en casa con el maldito informe.

Decides silenciar el Smartphone ya que por cada mensaje recibido, te llevan los demonios por tu mala suerte.

Finalmente, el Domingo al medio día terminas el informe, por lo que tendrás la tarde libre, pero como tu pareja y amigos se han ido a pasar el día fuera para hacer una excursión, estás más solo/a que la una, así que decides montarte una sesión de Sofá, Peli y Manta.

Lunes 09:30 La Reunión

Después de trabajar el fin de semana en el informe que te encargó Pedro, llega el Lunes, vuelves a la oficina y terminas de preparar la reunión.

Llegan las 9:30 y asistes a la reunión de departamento.

La reunión, es todo un éxito, con los asistentes necesarios, una buena agenda, con la duración según lo estipulado, los asistentes la han preparado a conciencia y con objetivos claros y concisos para afrontar el próximo trimestre.

Como no, el organizador y el gestor de la reunión ha sido Pedro, y Pedro, es un crack en lo que organización y gestión personal se refiere. Mas de uno debería tomar ejemplo.

Veamos porque la reunión de Pedro ha sido un rotundo éxito, conozcamos un poco mejor a Pedro

Pedro descubrió los métodos de gestión personal y productividad hace muchos años, cuando simplemente era un comercial más en un equipo de ventas de alto rendimiento.

Pedro gestionaba el solo más de 300 cuentas de clientes, lo que en Linkedin se viene a conocer hoy en día como Key Account Manager.

De estas cuentas el 80 por ciento eran clientes con un alto índice de actividad.

Pedro tenía que manejar un alto volumen de Correos electrónicos, Presupuestos, Reuniones Llamadas, Tareas y Proyectos.

Cuando Pedro entro a formar parte del equipo de ventas, sabía que el volumen era muy elevado, que la presión era alta, que los objetivos eran ambiciosos y que los plazos de entrega para las peticiones de los clientes eran ajustados.

Los equipos de ventas de la compañía para la que trabajaba Pedro, eran la élite, y Pedro quería formar parte de esta élite.

Pedro sabía todo esto, ya que se lo habían dicho en las entrevistas de selección así como en el curso de formación en ventas que proporcionaba la empresa.

Pedro aceptó con ilusión a pesar de que nadie le enseñó a gestionarse.

Nadie le enseñó a gestionar el E-Mail, nadie le enseñó a gestionar altos volúmenes de Tareas y mucho menos a gestionar Proyectos.

El primer mes de Pedro en aquella empresa, fue un infierno por el alto volumen de peticiones que se gestionaba. A Pedro le costaba mucho seguir el ritmo y en más de una ocasión pensó que esa posición le venía grande, pero Pedro no se rindió. Pedro se dijo a si mismo que tenía que ser capaz de gestionar todo aquello de forma eficaz y por supuesto lo consiguió.

Pedro investigó sobre métodos de Productividad y gestión personal, leyó libros, leyó Blogs e incluso hizo alguna sesión de Coaching con alguno de los expertos en la materia.

Pedro se enfocó en estudiar y aprender el método GTD o Getting Things Done, creado por el Norte Americano David Allen. Pedro Hizo la formación oficial de GTD y paralelamente, investigó sobre otros conceptos de Productividad Personal, como la gestión del Email, las Reuniones o la Procrastinación.

El resultado fue obvio… Pedro era un vendedor nato a lo que le sumó las nuevas habilidades adquiridas y tan necesarias para gestionar grandes volúmenes de E-mails, Reuniones, Llamadas, Tareas y Proyectos sin estrés en su nuevo empleo.

La combinación de habilidades comerciales y productivas, hicieron que Pedro destacase en poco tiempo convirtiéndose en el mejor vendedor de su equipo.

Al cabo de un año y medio, Pedro ya era líder de equipo y tenía a su cargo a los 15 vendedores que formaban parte de su unidad de ventas.

Después de 4 satisfactorios años en aquella empresa, cosechando ventas y éxitos, la compañia rival, le ofreció a Pedro un puesto como Coordinador del departamento de ventas teniendo bajo su mando a más de 150 personas repartidas en distintos equipos o unidades territoriales de ventas.

La reunión a la que tiene que asistir el primer protagonista de nuestra historia es la reunión estratégica trimestral. QSM o Quarterly Strategyc Meeting cómo les gusta llamarle a este tipo de reuniones en la empresa de Pedro.

Pedro convoca reuniones con pocos asistentes para que estas sean rápidas, efectivas y funcionales.

Pedro prefiere varias reuniones cortas, a una reunión extremadamente larga y agotadora

Las reuniones de Pedro, tienen un aforo máximo de 20 personas teniendo en cuenta el tamaño de su departamento. Esa es la capacidad máxima de personas que puede tener una unidad o equipo de ventas, así que Pedro nunca se reúne con más de 20 personas a la vez.

Eso no quiere decir que todas las reuniones de Pedro, tengan 20 personas, ya que hay unidades de ventas que tienen 5 personas, otras unidades tienen 10, algunas 15 otras 18. Esa cifra es una imposición de Pedro para poder centrarse en realizar reuniones efectivas y productivas para un departamento con más de 150 personas.

Cuando Pedro tiene que reunirse con diferentes equipos o unidades de venta a la vez, en lugar de hacerlo con todos los integrantes de las unidades, lo hace con los jefes de equipo o lo que en Linkedin se conoce como Team Leaders. Los Team Leaders se encargarán de transmitir las órdenes de Pedro al resto de los componentes de las unidades.

Para montar sus reuniones, Pedro sigue siempre estas estrategias:

¿Necesitamos la reunión?

Miles de empresas sufren de un mal común. “Reunionitis crónica”, por cualquier cosa convocan una reunión. Pedro sigue una máxima bastante sencilla y coherente…

Todas las reuniones tienen un coste económico importante en la organización.

Una reunión de 1 hora a la que asisten 15 personas, representa una duración de 15 horas para la organización ya que los asistentes, mientras estén en la reunión, no estarán desempeñando sus funciones.

Si además del coste temporal, se estipula un coste de asistencia medio de 15 € por persona, representa un coste de asistencia de 225€/hora.

Pedro es consciente del coste temporal y económico que implican las reuniones, por lo que siempre que hay que convocar un a reunión, evalúa a conciencia si esa reunión es necesaria y se puede evitar. En ocasiones una breve llamada telefónica a un Team Leader puede ser suficiente para reconducir desviaciones o aplicar mejoras y correcciones.

El propósito lo es todo

En el caso de que la reunión sea estrictamente necesaria, tiene que tener un propósito detrás. Pedro también es consciente de esto, por lo que antes de convocar la reunión establece por escrito el objetivo de la misma y el resultado que espera obtener.

Los asistentes justos

Ya hemos visto que Pedro limita el aforo de sus reuniones a 20 personas, pero eso no quiere decir que mientras haya plazas libres, cualquiera puede asistir.

Siguiendo el primer principio de las reuniones de Pedro y con el coste temporal y económico en mente, Pedro no convoca a sus reuniones a nadie que no sea necesario. De esta forma, nadie tiene la sensación de haber ido a perder el tiempo porque la reunión no va con el o con ella y por otro lado, se reduce el impacto temporal y económico que los asistentes comportan a la organización.

La agenda una pieza clave

Cuando Pedro tiene completamente claro que la reunión es necesaria, ha definido el propósito de la misma y ha convocado a los asistentes justos y necesarios, define una Agenda o Timing de la reunión.

Como buen amante de la Organización y la Productividad, a Pedro, le gusta tener todo bajo control, así que establece unos Timings aproximados para ir tratando los diferentes temas de la reunión, se establece una duración aproximada por tema y se controla. Si el tema da para más tiempo, se evalúa si este tema requiere una reunión aparte para ser tratado.

A Pedro le encanta esta forma de organización, porque sabe que aunque los temas de las reuniones se alarguen, pueden volver a ser tratados en nuevas reuniones grupales, individuales o sencillas charlas a pié de máquina de café.

Preparación, preparación, preparación

Pedro se prepara las reuniones a conciencia, no deja nada al azar. Informe, documentos y materiales complementarios, están preparados uno o dos días antes de la reunión. No tiene sentido que Pedro se preocupe por el coste temporal y económico que supone la asistencia de sus equipos a las reuniones si por otro lado, las reuniones se alargan porque Pedro no tiene a mano la información necesaria para el desarrollo de la reunión y tiene que perder el tiempo buscando información o pidiéndola a terceros.

Normas de comportamiento

En cada convocatoria de reunión, Pedro envía un documento adjunto con una serie de normas de comportamiento. Todos los asistentes, deben respetar estas normas de comportamiento o por el contrario se les expulsa de la reunión. Estas normas están reconocidas y aceptadas por la empresa y sus responsables, y sirven para velar por el buen desarrollo de las reuniones. Por contra, y para evitar que los asistentes puedan no seguir las normas aposta para escaquearse de la reunión, no está bien visto que alguien sea expulsado, y en función del número de veces que esa persona sea expulsada, así como los motivos, puede dar pié a amonestaciones mayores.

Los horarios de inicio y final se respetan

Pedro tiene muy claro que el primero en dar ejemplo tiene que ser el mismo, así que cuando Pedro convoca una reunión, la reunión se inicia a la hora establecida sin esperar a nadie.

¿Verdad que cuando vas al médico, al cine, o con un amigo/a intentas ser puntual al máximo? ¿Que te hace pensar que asistir a una reunión de tu empresa te da derecho a llegar tarde?

Pedro también piensa así, por lo que se preocupa al máximo para que sus reuniones empiecen a la hora estipulada. A partir de que la reunión se ha iniciado, los asistentes retrasados se sienten incomodos y observados por los otros asistentes, motivo por el cual en la próxima reunión se esfuerzan en llegar antes.

Si la reunión finaliza antes del horario establecido, Pedro la da por concluida, no la alarga inútilmente debatiendo o comentando sobre otros temas no planificados, inclusive Pedro rechaza nuevos temas en caso de que sean propuestos.

Si la reunión se alarga, Pedro es igual de estricto en el cierre de la reunión, y la finaliza a la hora de cierre pactada. Si quedan temas pendientes, Pedro evalúa si se retoman en una próxima reunión o se pueden finalizar en una reunión más informal ya sea por teléfono o a pié de maquina de café en pocos minutos.

El modo avión es motivo de expulsión

No hay cosa que de más rabia a Pedro que estar en una reunión y ver multitud de asistentes mirando la pantalla de sus teléfonos móviles mientras esta transcurre. Es como si esas personas hiciesen un desprecio a los costes temporales y económicos que conlleva su asistencia a la reunión, además de una falta de respeto para el organizador y demás asistentes.

Precisamente uno de los motivos de expulsión de la sala de reuniones, es el no tener el Smartphone en modo avión o ponerse a mirar la pantalla del Smartphone durante la reunión.

El Yoismo está prohibido

Pedro es consciente que se reúne con personas, cada persona es un mundo, con su carácter, sus virtudes y sus defectos. Todo y eso, el Yoismo (repetición constante de frases tipo “pues yo…”, “yo es que lo hago de otra forma”, “yo no tengo ese problema”, “Yo lo que haría”, “Yo no estoy de acuerdo”, “Yo, Yo, Yo…) no está permitido. Las unidades territoriales de venta, son equipos y como tal el trabajo es de todos, no hay y no existe la individualidad y por lo tanto el Yo… está prohibido. El equipo es uno y todos sus integrantes actúan como un único miembro.

Stop Interrupciones y escucha activa

Pedro sabe que es fácil estar en una reunión y que la mente se vaya de excursión por el super tratando de recordar lo que tenemos que comprar cuando salgamos de la oficina. Lo ha vivido en su propia carne.

Cuando esto suceda, trata de volver a centrar tu atención en la reunión. Para entrenar esta habilidad, quizá te pueda ayudar el Mindfulness.

Escucha de forma activa, cuando detectes que tu cerebro empieza a divagar con pensamientos vuelve a centrar tu atención en Pedro.

Respeta los turnos

A Pedro le molestan mucho las interrupciones durante las charlas, así que no respetar los turnos de palabra, también es motivo de expulsión. Primero uno y luego otro, las reuniones son para extraer resultados, no son un reality en el que los asistentes hablan todos al mismo tiempo gritando y nadie entiende ni escucha nada.

Respetamos la Agenda y los Timings

Pedro se esfuerza en preparar la reunión con antelación suficiente, y ello conlleva también preparar la agenda y los Timings. No respetar la agenda y los Timings establecidos, es motivo de toque de atención. Si creamos nuevos temas durante la reunión, la estamos alargando y desviamos al convocante del objetivo y de la agenda establecida.

Si durante la reunión aparecen nuevos temas a tratar, se toma nota y se evalúa su viabilidad para futuras reuniones.

Para acabar, todo el mundo con Próximas Acciones

Todos los asistentes de la reunión, deberían salir de la misma con una lista de Próximas Acciones, Pedro es consciente de ello y no da por finalizada ninguna reunión sin asegurarse de que los asistentes tengan claras y definidas sus Próximas Acciones. Dejar que alguien salga de la reunión sin su lista de Próximas Acciones, es un eslabón débil en la cadena (unidad o equipo de venta) que puede afectar al resto de integrantes de la unidad o incluso a los objetivos del departamento.

La Post Reunión

Una vez ha finalizada la reunión, Pedro redacta el Acta de reunión y la envía a todos aquellos que han asistido.

El acta indica claramente cual era el propósito de la reunión, los temas que se han tratado según la Agenda establecida, los comentarios recopilados de cada tema, las ideas de mejora, las decisiones tomadas y la lista de Próximas Acciones de cada asistente.

Pedro toma esa lista de Próximas Acciones, y la mueve a su lista a la espera clasificando las acciones por el responsable a fin de poder hacer un correcto seguimiento.

Transcurridos unos días de la reunión, Pedro hace seguimientos individualizados por asistente para ver como llevan la implementación de su lista de Próximas Acciones extraídas de la reunión.

¿Y tu? ¿Eres como Pedro y gestionas Reuniones Super Productivas?