Instalsit

Visión general del proyecto

Instalsit es una empresa Española que se dedica al montaje e instalación de sillas y asientos en cines, teatros y estadios de todo el mundo.

Desde el departamento de gestión de proyectos, se gestionan las diferentes instalaciones activas alrededor del mundo, así como los recursos y operarios que realizan dichas instalaciones.

Anteriormente a la implementación de ClickUp, la gestión de recursos, operarios, fechas, disponibilidades y tareas asociadas, se realizaba mediante calendarios digitales, pero debido al crecimiento de la organización en los últimos años, esta gestión mediante calendarios, cada vez se ha vuelto más complicada dadas las limitaciones de los calendarios para gestionar equipos y proyectos a un nivel de detalle granular.

Necesidades

Las necesidades generales, son las de gestionar varias instalaciones activas a la vez en distintas ubicaciones físicas alrededor del mundo, así como las tareas, operarios y recursos asociados a los proyectos, sustituyendo la gestión mediante calendarios por un nuevo sistema de gestión integral mediante ClickUp.

Solucion

Se implementa ClickUp como herramienta de gestión global.

Se estructura ClickUp mediante un espacio de trabajo organizado por carpetas, y destinado a procesos administrativos (presupuestos, albaranes, facturas), combinado con automatizaciones que se encargan de crear nuevas tareas en este espacio de trabajo una vez las tareas relativas a proyectos llegan a un estado de Facturación.

Por otro lado, se crea un espacio de trabajo organizado por carpetas y destinado a la gestión de proyectos, operarios y recursos.

Gracias a las capacidades multinivel de ClickUp, con vistas en formato calendario, las personas responsables de la gestión de proyectos, pueden hacer un seguimiento exhaustivo de los proyectos, operarios y recursos a varios niveles y con varios detalles de visualización.

Es decir, pueden seguir utilizando algo tan familiar para ellos como una vista de calendario, pero vitaminada y con un mayor nivel de detalle gracias a la visualización de etiquetas, responsables de las tareas, operarios, campos personalizados y subtareas además de otras funcionalidades ofrecidas por ClickUp.

Adicionalmente, complementan la visualización de los proyectos en vista calendario, con las vistas Gantt y cronograma, ambas vistas ofrecen una representación visual temporal de la información en formato timeline y son perfectas para planificar y reajustar fechas.

Una vez las tareas relativas a los proyectos en curso llegan a una etapa final de facturación en el tablero de trabajo, se dispara una automatización que duplica la tarea con toda su información vinculada, en el espacio de trabajo de administración, para que de esta forma la tarea antigua pueda permanecer como histórico en el área de proyecto y la nueva tarea clonada pueda fluir por las distintas etapas de trabajo del espacio administrativo hasta llegar a su etapa final en la cual el proyecto se ha facturado.


Josep Maria Martínez

Consultor especialista en herramientas digitales de Productividad #ClickUp #Asana #Trello #MicrosoftPlanner #MicrosoftTeams #MicrosoftOnenote #MicrosoftSharepoint #MicrosoftToDo #Blogger #Podcaster