Hoy en día, estamos tan acostumbrados a la alta tecnología, que en la mayoría de ocasiones, olvidamos que en su época, un papel y una pluma, fueron la alta tecnología del momento. Se escribieron grandes obras literarias a pluma, así como grandes tratados y ensayos científicos y médicos en lo que hoy consideramos baja tecnología.

La tecnología, es una herramienta mediante la cual conseguir un resultado. Es innegable que gracias a la tecnología, hoy en día conseguimos hacer muchas más cosas y mucho más rápido de lo que lo haríamos hace unos años. Pero la tecnología, también contribuye en hacer que hagamos cosas equivocadas con mayor frecuencia y facilidad. Y como no, la tecnología, en innumerables ocasiones, es la causante de que nos distraigamos con exceso y no hagamos lo que se supone que debemos hacer.

El método GTD®, entre otras cosas, tiene gran parte de su éxito porque es agnóstico de aplicaciones o sistemas operativos. GTD®, se puede practicar por igual utilizando herramientas de Software, como papel y bolígrafo.

De hecho, los propios instructores oficiales de GTD®, han recomendado en innumerables ocasiones, los beneficios de empezar a implantar el método en “baja tecnología”, con libreta y bolígrafo, a fin de poder interiorizar correctamente los hábitos y rutinas que componen la metodología.

Muchísimos de los adeptos de GTD®, se lanzan de lleno a aprender el método directamente con una herramienta de software. En parte es normal, ya que vivimos en pleno Siglo XXI, y la gran mayoría de la información que se maneja, se recibe y se gestiona es en formato digital.

Pero esto, que a priori puede parecer beneficioso y una gran ventaja debido a la facilidad que nos brindan las herramientas tecnológicas para gestionar nuestros asuntos pendientes, en realidad es más dañino de lo que parece.

Cuando empiezas con el método GTD® usando una aplicación, sin darte cuenta terminas por confundir los flujos de trabajo de la herramienta, con la metodología. Si no tienes bien asentadas las bases de GTD®, es muy probable que termines por no hacer GTD®, si no que terminarás por hacer el GTD® según la herramienta que utilices. Lo que sucederá a continuación, será que el método empezará a zozobrar, poco a poco empezará a hacer aguas y al final tu productividad se verá inmersa en un grave problema, del cual acusarás al método, sin pararte a reflexionar si realmente estás haciendo GTD®.

GTD®, se basa en la gestión de distintas listas. Simplemente eso. Seguro que hace años que ya lo estás haciendo, seguro que tienes experiencia de sobras en gestionar listas. El mayor problema que tienen o han tenido las listas que has gestionado hasta la fecha, es que han sido listas únicas. No has dividido la lista de tareas en otras listas por ejemplo en base a contextos.

Por norma, te has plantado delante de una lista con “X” cantidad de tareas y visualmente has ido escaneando la lista en búsqueda de tareas que te sean agradables o sencillas de hacer, motivo por el que normalmente se acaban procrastinando o dejando de hacer otras tareas que se van alargando en el tiempo indefinidamente.

David Allen en su libro Organízate con Eficacia, te cuenta como es posible implementar GTD® con herramientas basadas en baja tecnología como son las libretas y bolígrafos, carpetas, carpesanos, bandejas de entrada físicas, blocs de notas, etc…

Como te decía anteriormente, nos encontramos en el Siglo XXI y la mayor parte de la información que recibimos a diario, viene en formato digital.

La utilización de sistemas basados en baja tecnología como son las libretas y bolígrafo, permiten asentar las bases del método de forma correcta al no estar influenciadas por ningún tipo de desarrollo de software, pero a la práctica, resultan bastante incómodos y poco ágiles, ya que lo que en una aplicación de software representa “arrastrar y soltar”, en una libreta, representa tachar y volver a escribir.

Al cabo del día, puede darse el caso de que tengas que mover unas cuantas veces tareas, proyectos o material de consulta entre distintas listas, así que la gestión de este tipo de elementos en entornos de baja tecnología, se complica un poco mas.

Por otro lado, se debe de reconocer que la baja tecnología presenta también muchas virtudes sobre la alta tecnología.

En primer lugar, algo que me sucede desde hace tiempo y de lo que me estoy dando cuenta.

Con el auge y el incremento de los ordenadores, tabletas y smartphones, cada vez escribimos menos a mano. No se tu, pero aquí y ahora te confieso que he perdido calidad en el trazo caligráfico.

Si, así es. A medida que han ido pasando los años, el porcentaje de lo que escribo a mano, se ha visto reducido drásticamente, ya que todo lo que escribo es en digital. Escuchaba el otro día una entrevista en la Radio a un experto en tecnologías de la información, la cual me tranquilizó un poco y es que no soy el único al que le está sucediendo.

Las nuevas generaciones, se ven inmersas de lleno en un mundo digital desde su nacimiento, por lo que a medida que se hacen mayores, cada vez practican menos la caligrafía manual y pierden calidad de trazo.

Nací en la década de los 70. Mi primer ordenador lo tuve en el año 1.995, y no fue hasta el año 2.005 que empecé a tener trabajos de los conocidos como “Trabajos del conocimiento”, los cuales propiciaban que la mayor parte de mi jornada escribiese en digital. Estamos en el año 2.018 y cada vez que tengo que tomar notas a mano, me siento lento escribiendo y con peor caligrafía que antes, cosa que siempre me habían alabado por la bonita letra que tenía.

Ventajas e inconvenientes

Llevar tu sistema GTD® en analógico, al menos por un tiempo, te permitirá “prescindir” de herramientas de software para ese uso y te obligará a practicar y mejorar tu caligrafía, activará tu lado creativo del cerebro, mediante el cual podrás combinar la escritura con la creación de símbolos y dibujos.

Por otro lado, la baja tecnología, no depende de plataformas de software, tanto da que utilices IOS o Android, Windows, MacOS o Linux, tu libreta, tu bloc de notas será independiente de cualquier sistema operativo o dispositivo.

Evitarás los problemas derivados de la falta de internet. Con un sistema analógico, podrás ser productivo en cualquier sitio, tenga o no tenga internet. Cosa que si utilizas una aplicación, probablemente si no hay internet, no pueda sincronizar los últimos cambios que hayas realizado en casa o en la oficina antes de salir.

Con la baja tecnología, se acabaron los problemas de batería. Tu libreta siempre estará disponible, lista para trabajar, por horas y horas sin disminuir el porcentaje de carga, eso si… tendrás la limitación de las hojas que contenga tu libreta.

Con la baja tecnología evitas distraerte en otras cosas. Tu, tu mejor bolígrafo y tu libreta o bloc de notas. Con este sistema evitarás estar saltando de una aplicación o herramienta a otra sin cesar.

Por contra, la baja tecnología hará que tardes más en buscar y encontrar información.

La baja tecnología hará que tardes más en mover tus tareas, proyectos y material de consulta o referencia de una lista de tareas a otra, porque tendrás que tacharlo y volver a escribirlo de nuevo.

La baja tecnología no está exenta de riesgos, si tu libreta se moja, se pierde o te la quitan, di adiós definitivamente a tus datos. Con la alta tecnología también sucede algo parecido, pero la diferencia y gran ventaja es que aunque tu dispositivo se pierda, se rompa, se moje o te lo quiten, normalmente las aplicaciones de gestión de tareas, están basadas en la nube, y por lo tanto tienen una copia de toda tu información almacenada. Basta adquirir un nuevo dispositivo, descargar la aplicación e introducir usuario y contraseña para que automáticamente la aplicación empiece a sincronizar de nuevo todos tus datos para tenerlos como los tenías antes del incidente.

¿Te animas a probar GTD® en baja tecnología?