Controlando lo Incontrolable

Imagina estas dos situaciones:

Escenario Número 1

Tu jefe te manda una tarea de vital importancia y te indica que necesita que la tarea esté realizada antes del próximo Jueves. Analizas la petición que ha realizado tu jefe y ves que en tu mano está hacer una parte de la tarea, pero otra parte depende de tu compañero Sergio.

Te dices a ti mismo que vas con tiempo, estamos a Lunes, así que tienes todo el día del Lunes, el Martes y el Miércoles, así que tanto Sergio como tu tenéis margen de sobras.

Como tu eres una persona responsable, terminas unos asuntos que estabas atendiendo y a continuación te pones a trabajar en la parte de la tarea que te corresponde a ti.

A media tarde ya tienes realizada tu parte, y redactas un email para Sergio dándole indicaciones sobre su parte. Le dices que el plazo de entrega es como máximo el Miércoles por la tarde.

Le das al botón enviar, y te pones a hacer otras tareas.

El Martes y el Miércoles transcurren con normalidad, tareas, llamadas, correos, etc.

Llega el Jueves, y a media mañana tu jefe viene a tu mesa… — Oye, la tarea que te encargué el Lunes, ¿como la tienes? La necesito terminada. —

Mi**da !!!!!!

Sergio no te pasó su parte completada, y tu lo olvidaste por completo!!!!!. Bueno, que no cunda el pánico, Sergio es un tio responsable, desorganizado, pero responsable, seguro que tiene hecha su parte y simplemente no te la ha enviado.

Levantas el teléfono y llamas a la extensión de Sergio. Le preguntas por la tarea que le delegaste y ….. se hace un silencio.

— Lo siento! Me lié con otras peticiones y todavía no he hecho lo que me pediste. —

Jod*r!!!!! El tema empeora por momentos.

Tu Jefe tiene que marcharse de la oficina y la tarea no está completada. Sudoroso, tembloroso y cabizbajo, vas a su despacho e informas a tu jefe de que lamentablemente Sergio no ha completado su parte. Tu jefe con toda la calma y educación del mundo, te dice..

— Entiendo perfectamente que tu has cumplido tu parte de la tarea y Sergio no ha realizado la suya, sin embargo, yo te encargué el trabajo a ti, no a Sergio, y por lo tanto tu eres el único responsable de que el trabajo se haya completado o no en el plazo indicado.

Te sientes fatal, no te gusta quedar en evidencia por culpa de los demás. Vas a la mesa de Sergio a contarle el entuerto y te enfadas con el por su falta de organización y porque os ha dejado en evidencia a los dos.


Escenario Número 2

Se repite la história, tu jefe te manda una tarea de vital importancia y te indica que esta ha de estar realizada antes del próximo Jueves. Analizas la petición que ha realizado tu jefe y te dices a ti mismo que vas con tiempo ya que estamos a Lunes y todavía te queda por delante el resto del día, el Martes y el Miércoles al completo.

Al igual que en el escenario anterior, una parte de la tarea la tienes que realizar tu y otra parte la tiene que realizar tu compañero Sergio.

No te preocupas en absoluto, terminas unos asuntos que tenías en curso y te pones a hacer tu parte de la tarea. A media tarde ya tienes tu parte completada y te dispones a delegar a Sergio su parte.

Abres tu gestor de correo electrónico y escribes el email para Sergio indicandole lo que tiene que hacer, así como que tiene que estar listo como máximo para el Miércoles por la tarde.

Además, en el campo CCO de tu gestor de correo electrónico, pones la dirección de tu gestor de tareas, para que una copia del correo electrónico vaya también a la bandeja de entrada de tu aplicación de gestión de tareas.

Pulsas el botón “Enviar” y sigues con tu trabajo. A media mañana, procesas la bandeja de entrada de tu aplicación de gestión de tareas, ubicando cada tarea en el lugar que le corresponde.

El resto del día transcurre sin mayores inconvenientes y al final del día te marchas para casa para disfrutar de tu familia.

Martes por la mañana

Todos los días cuando llegas a la oficina y te sientas en tu puesto de trabajo después de tomarte un café, enciendes tu ordenador y lo primero que haces es revisar las listas clave en tu aplicación de gestión de tareas y proyectos, así como los compromisos que tienes en tu calendario.

Abres el calendario y revisas los compromisos que tienes para el Martes.

Una vez revisados los compromisos que tienes y puesto en situación, revisas tu lista de acciones a la espera. Esta es una de tus listas clave, sabes que la realización de las acciones que tienes a la espera, no depende de ti y si las personas a las que les has delegado las tareas no cumplen su parte del trabajo, puedes tener problemas.

No quieres verte en esa situación, así que revisas la lista de acciones a la espera en base al contexto @Persona asignado a cada acción.

Llegas al contexto @Sergio y ahí está la tarea que le delegaste ayer.

Como esta tarea tiene que estar entregada a tu jefe antes del Jueves, y hoy estamos a Martes, sabes que Sergio tiene de plazo entre hoy y Mañana Miércoles para entregarte su parte del trabajo.

No quieres correr riesgos innecesarios así que le envías a Sergio un email recordatorio.

— Hola Sergio, te envío este correo simplemente para recordarte que mañana Miércoles a más tardar tendrías que entregarme tu parte completada, respecto a la tarea que te delegué ayer, por favor, dame feedback del estado en que la tienes. Gracias. —

A los pocos minutos, tienes un email de Sergio respondiendo a tu petición.

— Hola, si, no te preocupes estoy terminando unos asuntos previos y si no hay ningún inconveniente, esta tarde podré entregarte la tarea que me pediste. —

Bueno, parece que Sergio tiene controlada la situación, así que no te preocupas y sigues con tu día a día, …. llamadas, emails, reuniones.

Después de la comida, tienes que salir de la oficina. Sergio te ha dicho que por la tarde te entregará su parte de la tare así que confías en que así sea.

La tarde transcurre con normalidad, visitas a un par de clientes, y asistes a una reunión con un colaborador. A las 18:30, sales de la reunión y te vas a casa. De camino, revisas el email y ves que no has recibido ningún email de Sergio con la tarea completada,… qué raro.

Miércoles por la mañana

Como todos los días, al llegar a la oficina, te tomas un café en el Office de la empresa, y acto seguido te sientas en tu puesto de trabajo, enciendes tu ordenador y gracias al hábito que tienes asimilado desde hace muchos años, revisas tu calendario y tus listas clave en tu gestor de tareas.

Hoy no hay citas en el calendario, por lo que tiene que ser un día mas o menos tranquilo. Revisas tus listas de tareas y llegas a la lista de tareas delegadas. Empiezas a filtrar por el contexto @Persona y vas viendo todas las tareas que tienes delegadas, hasta que llegas al contexto @Sergio.

— Mmmm, no recuerdo que Sergio me haya mandado el email indicando que ha completado la tarea. —

Abres tu gestor de correo electrónico y revisas los emails recibidos. No ves ningún email de Sergio, — Vaya, esto empieza a complicarse, — Levantas el auricular del Teléfono y marcas la extensión de Sergio.

Sergio descuelga el auricular.

— Hola Sergio, buenos días, ayer finalmente no me mandaste la tarea que te pasé el Lunes, recuerda que tiene que estar hecha para hoy, ¿como lo tienes?. —

Sergio te dice que se le complicó la tarde y no pudo terminar la tarea, pero que esta mañana sin falta antes de la hora de comer te la entrega.

— Ok Sergio, quedo a la espera de tu correo. —

Cuelgas el auricular y acto seguido, configuras un recordatorio en tu aplicación de Calendario

Acción: Reclamar Tarea a Sergio

¿Cuando:? Hoy

¿Hora:? 13:00

Una vez configurado, sigues con la revisión de acciones delegadas y una vez reclamadas todas las acciones susceptibles de ir con retraso, sigues con tus tareas.

Llegan las 13:00 y salta una notificación en tu escritorio: Reclamar Tarea a Sergio.

Revisas la bandeja de entrada y no ves el email de Sergio con la tarea, le llamas de nuevo por teléfono.

— Si, disculpa, ahora te la iba a mandar, ya la tengo terminada. —

Le das las gracias a Sergio, y le comentas que para próximas ocasiones, no puede ajustar tanto los plazos de entrega y por el bien de todos es mejor que este tipo de acciones, por quién las solicita, las trate con máxima prioridad.

Sergio te manda el email con la tarea completada y tu por fin puedes enviársela a tu jefe antes del Jueves, tal y como el había solicitado.


Analizando cada escenario

Analizando el Escenario Número 1

El principal error cometido en el escenario número 1 ha sido el de no disponer de una lista de acciones delegadas y por ende, el error de no anotar la tarea delegada y hacerle el correspondiente seguimiento.

El protagonista de nuestra historia se ha limitado a enviar un correo a Sergio con la tarea delegada y “esperar” que Sergio cumpla su parte de la tarea, confiando en el buen hacer y la buena voluntad de Sergio.

Sergio no es una persona organizada, y en la empresa lo saben.

¿Quién es el culpable de que la tarea que te ha delegado tu jefe no haya sido entregada a tiempo?, ¿Tú?, ¿Sergio?, ¿los dos? ¿Tu jefe por darte tan poco margen?

Analizando el Escenario Número 2

En este escenario, podemos apreciar que el personaje de nuestra historia, es conocedor de alguna técnica o método de productividad personal, para empezar, tiene la visión de enviar una copia de la tarea delegada a Sergio, a la bandeja de entrada de su aplicación de gestión de tareas.

En segundo lugar, nuestro protagonista, categoriza esta tarea como tarea delegada y le asigna el contexto o etiqueta con el nombre de la persona a la que le ha delegado la tarea para poder hacer un seguimiento personalizado por cada una de las personas a las que les ha delegado una acción.

Nuestro protagonista, tiene el buen hábito de revisar sus listas clave todos los días por la mañana al llegar a la oficina, revisa el calendario por si tiene alguna reunión o compromiso, y revisa la lista de acciones delegadas filtrando por todos y cada uno de los nombres de las personas a los que les ha delegado una o varias tareas.

Otro buen hábito que tiene nuestro protagonista es el de “reclamar” las tareas delegadas en función de su importancia o vencimiento, y va un paso por delante, empezando a reclamar las tareas antes de su vencimiento.

Además de tener la tarea o tareas delegadas controladas en la lista a la espera, nuestro protagonista tiene una vez mas la previsión de adelantarse a los acontecimientos, poniendo un recordatorio antes de la fecha límite para tener margen de maniobra suficiente en caso de que algo no salga bien, de esta forma en el caso del escenario número 2, nuestro protagonista, configuró un recordatorio a las 13:00 para reclamar a Sergio la tarea y tener el tiempo suficiente para revertir la situación en el caso de que Sergio incumpla su promesa.

¿A qué escenario perteneces?,

¿Eres de los que actúa como se describe en el escenario número 1, y por tanto tu productividad es un desastre?,

o por contra,

¿Eres de los que actúa como se describe en el escenario número 2, y por tanto eres un Ninja Productivo?

Sobre el Autor Josep Maria Martínez

Soy Consultor Certificado Evernote, además de embajador de Nirvana para GTD®. Blogger y adepto devoto de la metodología de productividad por excelencia en el Siglo XXI, GTD®. Consultor en Productividad y gestión Personal. En el plano profesional, soy coordinador de Help Desk y Proyectos a3ERP, en una consultora de Software empresarial.

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