Estamos en plena era de las interrupciones. Aprender a convivir con ellas, gestionarlas, y evitarlas de forma adecuada, nos proporcionará las técnicas y herramientas suficientes para que las interrupciones tengan el menor impacto posible en nuestra productividad.
Es una realidad a voces. Estamos en la era de las interrupciones.
- Conversaciones de oficina en voz alta.
- Compañeros que no respetan nuestra concentración y vienen a nuestra mesa a comentarnos cualquier tontería, o a pedirnos cualquier cosa.
- Oficinas abiertas con grandes espacios.
- Alarmas.
- Notificaciones.
- Mensajes emergentes.
El tiempo efectivo de trabajo en una oficina media se reduce de ocho horas presenciales, a aproximadamente cuatro — cinco horas efectivas en los mejores casos.
Eso si, debes tener en cuenta que esas cuatro o cinco horas no son seguidas.
Entre pausas para el café e interrupciones propias o de otros, esas cuatro o cinco horas se reparten en tres o cuatro bloques de trabajo.
Está claro que la gran mayoría de oficinas actuales, diáfanas y con grandes espacios abiertos, inconscientemente fomentan y propician las interrupciones.
Es difícil encontrar un equilibrio entre los viejos y obsoletos «cubículos» y las nuevas y modernas oficinas, espaciosas y con grandes salas abiertas.
Yo, personalmente apuesto por las oficinas abiertas con grandes espacios y buena iluminación, oficinas sin cubículos, en las que se pueda ver la vida que hay en ellas cuando están en plena actividad; y si se me permite seguir soñando, con grandes ventanas, para que entre bien la luz del sol y alguna bonita planta estratégicamente colocada para no tener tanto la sensación de estar en un entorno artificial.
La iluminación natural, es fundamental para disfrutar de un buen entorno de trabajo. La iluminación natural, aporta frescura, sensación de libertad, optimismo y alegría.
Pero a la vez, apuesto porque estas mismas oficinas tengan «salas de aislamiento».
Salas privadas o colectivas en las que los trabajadores puedan ir a trabajar sin distracciones cuando quieran o necesiten trabajar en modo «Máxima concentración».
Estas salas de aislamiento simplemente deberían ser espacios pensados y habilitados para fomentar la concentración, algo así cómo una especie de bibliotecas profesionales.
¿Recuerdas cuando ibas a estudiar a la biblioteca? Un espacio enorme con mucha más gente a tu alrededor, pero en el que por norma, el silencio reinaba para poder fomentar el estudio y la concentración.
Para que esta situación se pueda dar, es necesario que las empresas, cambien la mentalidad de los espacios de trabajo fijos a espacios de trabajo itinerantes.
Estamos acostumbrados desde siempre a que los trabajadores tengan una mesa o un puesto de trabajo asignado y que siempre se sienten en el mismo lugar.
Esto tiene que cambiar, seguimos anclados en los mismos modelos laborales que se empleaban hace más de 40 años.
- Cubículos.
- Puestos de trabajo fijos.
- Horarios fijos y poco flexibles.
Está claro que los espacios de trabajo influyen positiva o negativamente en la productividad de las personas en función de su ubicación, iluminación y adecuación.
Hemos visto cómo nuestro entorno puede influir en la cantidad de interrupciones que nos afectan durante el día, pero realmente, ¿Qué son las interrupciones?.
Me encanta esta descripción:
Una interrupción es una suspensión temporal de la ejecución de un proceso, para pasar a ejecutar un subproceso de servicio de interrupción. Una vez finalizado dicho subproceso, se reanuda la ejecución del proceso principal.
Veamos con más detalle que quiere decir esto.
Una interrupción es una suspensión temporal de la ejecución de un proceso.
Básicamente, esto viene a decir que una interrupción es una suspensión o parada temporal de la ejecución de un proceso cualquiera que estemos realizando, cómo por ejemplo una tarea.
Supongamos que estamos realizando una tarea (proceso) de forma concentrada. Entonces, viene a nuestra mesa de trabajo nuestro compañero Juan (interrupción), y nos pide que le ayudemos a resolver un asunto.
Para pasar a ejecutar un subproceso de servicio de interrupción.
Este punto, viene a referirse en realidad, a que cuando Juan viene a pedirnos ayuda, (interrupción) dejamos nuestra tarea (proceso) para ayudarle a resolver su asunto.
En ese momento, ejecutamos un subproceso (ayudamos a Juan a resolver su asunto) derivado de su interrupción,
Una vez finalizado dicho subproceso, se reanuda la ejecución del proceso principal.
Cuando terminamos de ayudar a Juan con su asunto, automáticamente volvemos a reanudar nuestra tarea (proceso principal).
Esta analogía está tomada del mundo de la informática y de cómo los procesadores de nuestros ordenadores gestionan las interrupciones, sin embargo, he adaptado esta descripción, al mundo humano para mejor comprensión, porqué creo que describe a la perfección lo que sucede cuando se produce una interrupción, ya sea en un entorno informático a nivel de CPU, o en un entorno real cómo puede ser el nuestro.
Lamentablemente, las interrupciones son más frecuentes de lo que nos gustaría, ya sea que estemos trabajando o realizando cualquier otra actividad.
Si bien en el plano personal, las interrupciones quizá tienen un menor impacto, en el plano profesional, no es así y tienen un gran impacto negativo, dificultándonos la consecución de nuestros objetivos.
El escenario que he descrito antes para realizar la analogía entre la descripción de las interrupciones y la representación en un mundo real, es demasiado frecuente en nuestros días.
Sin darnos cuenta, recibimos muchos tipos de interrupciones durante un día de trabajo cualquiera. El E-mail, el teléfono, las notificaciones, nuestros compañeros de oficina, nosotros mismos, el ambiente, la iluminación, …. Son muchos los factores que pueden interferir en nuestra productividad.
A corto plazo, el efecto más inmediato de recibir una interrupción, es que se paraliza temporalmente cualquier actividad que estemos llevando a cabo, sea simple o compleja.
Por lo tanto, perderemos en el enfoque y la concentración que teníamos sobre lo que estábamos haciendo.
En el mejor de los casos, pasada la interrupción, no te costará mucho volver a recuperar el enfoque y la concentración que tenias antes de que la interrupción diera al traste con lo que estabas haciendo.
En el peor de los casos y con demasiada frecuencia, se produce que ya no se puede retomar el enfoque y concentración que se tenían antes de la interrupción, por lo que la tarea que se estaba realizando, corre el riesgo de no ser terminada porque nos pongamos con otra tarea, o de ser terminada de cualquier forma y con poca calidad debido a que habremos perdido toda la atención que estábamos poniendo en ella.
¿Cuantos de los que estáis leyendo este texto, empezáis vuestra jornada laboral un día cualquiera, con una idea en mente sobre las tareas que vais a realizar, y al final de la mañana o de la tarde, os dais cuenta de que habéis trabajado muchísimo, pero no habéis realizado ninguna de las tareas que os habíais propuesto?
Estoy convencido de que os pasa a muchísimos de vosotros. Llevo varios años metido en esto de la productividad, y en alguna ocasión reconozco que todavía me ocurre.
En su momento, un estudio determinaba que de media se necesitan aproximadamente diez minutos para recobrar de nuevo la atención plena en lo que estuviésemos haciendo antes de recibir una interrupción.
También se estima que aproximadamente en España, un trabajador medio recibe entorno a 60 interrupciones al día. Calcula y extrae tus conclusiones.
En tu mano está poner remedio y evitar las interrupciones o distracciones. No creas que para conseguirlo tienes que ser alguien extraordinario, ni tampoco tienes que adquirir unos complejos conocimientos.
Simplemente aplicando cosas de sentido común, cosas sencillas, cosas al alcance de cualquiera, sin necesidad de invertir dinero, podrás evitar las interrupciones. En tu mano está el querer hacerlo.
Life Hacks contra las interrupciones
1 · Smartphone
Hoy en día, los Smartphones, son verdaderas herramientas de trabajo. Verdaderas oficinas móviles, pero a su vez, son uno de los mayores focos de distracciones que podamos encontrar en cualquier entorno personal o profesional actual.
E-mails, Whatsapp, Telegram, … hablando de Telegram, ¿Sabes que tengo un grupo de Telegram gratuito para hablar sobre Evernote y Productividad Personal? Puedes unirte haciendo clic en el siguiente enlace.
Cómo iba diciendo, el Smartphone es el agujero negro de las distracciones. Internet está repleto de trucos y consejos para evitar las interrupciones del Smartphone mientras estamos en el trabajo o en casa.
Yo reduzco todos esos consejos o trucos a uno solo.
El modo Avión
Ese fantástico invento, que muchos creen que tan solo se debe utilizar cuando estamos abordo de una aeronave, pero que tiene muchísimas más aplicaciones en nuestro día a día.
Mucho se ha escrito en internet sobre si hay que darle la vuelta al teléfono para no ver la pantalla, apagarlo, ponerlo en silencio, desactivar las notificaciones, etc… en mi parecer, creo que todo se reduce a un simple botón. El modo avión.
Cierto es, que el modo avión fue desarrollado pensando en desactivar las comunicaciones de los Smartphones cuando nos encontráramos abordo de un avión para evitar interferir con los controles de vuelo del aparato.
No obstante el modo avión tiene mucha utilidad más allá de encontrarnos abordo de una aeronave con destino a alguna playa paradisiaca.
Cuando estamos en el cine, en lugar de apagar el teléfono o ponerlo en modo vibración, podemos activar el modo avión.
Cuando estamos hablando con nuestra pareja, podemos poner el teléfono en modo avión para prestarle toda nuestra atención. También cuando vamos a cenar o a comer con el o con ella a algún restaurante.
Cuando estamos en la oficina, podemos poner el teléfono en modo avión cuando queramos trabajar en modo «Concentración» sin que nada ni nadie nos moleste.
¿Qué conseguimos activando el modo avión en nuestro smartphone?
Simple y sencillo, lo que conseguimos es desactivar las comunicaciones del terminal. Ni llamadas, ni Wifi, ni 4G, por lo tanto, con las comunicaciones cortadas, no podrán entrar mensajes, Emails, llamadas, notificaciones.
2 · Tablets
Con las tablets también lo tenemos relativamente fácil. Las tabletas también disponen del modo avión, por lo que siguiendo los mismos consejos que hemos visto en el punto anterior, podremos mantener a raya sus notificaciones e interrupciones.
3 · Ordenadores
Con los ordenadores tenemos algo parecido.
En OSX hay un botón especifico para activar el modo “No molestar” es un equivalente al modo avión, pero lo que hace no es cortar las comunicaciones, si no desactivar todas las notificaciones. En consecuencia, conseguimos un efecto similar al que obtenemos con el modo avión de nuestro Smartphone, pero manteniendo las comunicaciones, por lo que podemos seguir navegando por internet para poder seguir trabajando.
Windows 10 o los nuevos sistemas operativos basados en GNU Linux, también ofrecen herramientas para evitar las notificaciones, por lo que las interrupciones en tu ordenador, tendrían que ser cosa del pasado.
Si tu ordenador es antiguo y no dispone de opciones para desactivar las notificaciones, te recomiendo que investigues en las aplicaciones que usas con más frecuencia para evitar que muestren avisos o notificaciones que puedan interrumpirte. Por ejemplo, Microsoft Outlook puede configurarse para desactivar el globo de notificación que aparece cuando llega un nuevo correo electrónico.
4 · Personas
Hasta ahora hemos visto la parte fácil, al fin y al cabo, la tecnología se puede configurar de forma sencilla activando o desactivando una opción en el apartado de configuración.
La parte complicada está en conseguir que nuestros compañeros no nos interrumpan de forma indiscriminada cuando ellos consideren oportuno.
Aquí tienes que hacer un duro trabajo de concienciación, habla con tus compañeros, cuéntales tus necesidades, coméntales que necesitas franjas del día para poder desarrollar tu trabajo con concentración, sin interrupciones.
Enséñales a que para algunas consultas o peticiones, pueden esperar a la pausa del café, o que te las pueden enviar por otras vías cómo el correo electrónico o el sistema de mensajería interna de la empresa si esta lo tiene.
El objetivo es que no se presenten en tu mesa de trabajo para lanzarte las peticiones. Si estas te llegan por correo electrónico o por algún sistema de mensajería, con los consejos que hemos visto anteriormente, puedes tenerlas controladas y mantenerlas a raya.
5 · Entorno
No podrás evitar que a tu alrededor haya movimiento, conversaciones o cualquier otro tipo de actividad que escape a tu control.
Aunque la actividad que se genera en tu entorno, no sea una interrupción propiamente dicha, si que es una distracción, que puede terminar desbocando en una interrupción, ya sea porque te metas en una conversación o porque alguien te pida opinión.
Puedes hacer frente a este entorno agresivo con algún sencillo consejo.
- Si en tu empresa te lo permiten, utiliza auriculares. Unos auriculares discretos, no hace falta que parezcas un DJ.
2. Si no te dejan utilizar auriculares, intenta que te dejen utilizar tapones para los oídos, aquí tampoco hace falta utilizar tapones como los utilizados por los obreros, con unos tapones discretos es suficiente.
3. Si las soluciones anteriores no son viables, y tienes posibilidad de cambiarte de ubicación, intenta ir a un despacho o sala de reuniones solitarios.
4. Si todo lo anterior no funciona, intenta mantener la concentración, céntrate en tu trabajo, e intenta poner una barrera mental a las distracciones.
¿Y tu, cómo combates las interrupciones?
Josep Maria Martínez 