La organización siempre ha sido una habilidad fundamental para alcanzar el éxito, tanto en la vida personal como en la profesional. En la era digital, la necesidad de organizarnos es más importante que nunca debido al constante flujo de información y al bombardeo constante de distracciones al que nos vemos sometidos.

La era digital nos ha brindado un sinfín de herramientas, aplicaciones y servicios, que nos ayudan a ser más productivos y a mantenernos organizados, pero también nos ha expuesto a nuevas fuentes de distracción y desorden. Los correos electrónicos, las notificaciones de redes sociales, las aplicaciones de mensajería y la sobreinformación constante también llamada infoxicación, son solo algunos ejemplos de cómo la tecnología puede afectar nuestra capacidad de concentración y organización de forma negativa.

Sin embargo, no todo va a ser malo y como siempre, la tecnología también nos ofrece soluciones para afrontar estos desafíos. Hay una gran cantidad de aplicaciones, servicios y herramientas digitales que pueden ayudarnos a mantenernos organizados, enfocados y productivos. Una de estas herramientas es Microsoft Planner.

Utilizar una herramienta digital como Microsoft Planner puede ayudarnos a permanecer enfocados en nuestros objetivos y a evitar distracciones innecesarias. Además, estas herramientas nos permiten organizar tareas y proyectos de manera más eficiente, asignar tareas a miembros del equipo y hacer seguimiento del progreso de las tareas y proyectos en tiempo real.

¿Qué es Microsoft Planner?

Microsoft Planner es una aplicación de gestión de tareas y proyectos que forma parte de la suite de aplicaciones de Microsoft 365 para empresas, por lo tanto, si dispones de una suscripción de Microsoft 365 pero esta es de ámbito doméstico, no te molestes en buscar Planner entre tus aplicaciones, porque no la vas a encontrar. Microsoft Planner, se enfoca en proporcionar una forma fácil y visual de organizar tareas y proyectos en equipos de trabajo.

La interfaz de usuario de Microsoft Planner es muy intuitiva y fácil de usar, de hecho comparando Microsoft Planner con herramientas como Asana, ClickUp o Monday.com, Planner de de las más sencillas de utilizar, lo que la hace muy accesible para aquellos usuarios que no tienen experiencia en el uso de herramientas de gestión de proyectos más complejas. Además, al estar integrada en la plataforma de Microsoft 365, Microsoft Planner ofrece una integración fluida con otras herramientas y aplicaciones de la suite, como Outlook, Teams, OneNote o SharePoint.

En Microsoft Planner, los usuarios pueden crear «planes», que representan proyectos o tareas a completar. Cada plan se compone de tareas, que se pueden asignar a los miembros del equipo, los planes, permiten establecer fechas límite y agregar comentarios así como archivos adjuntos. Los planes también pueden contener secciones, que permiten agrupar tareas por categorías o temas específicos.

Una de las características más útiles de Microsoft Planner es la vista de tablero Kanban, que muestra de forma visual el estado de cada tarea en un plan, utilizando columnas para indicar las tareas completadas, las tareas en progreso y las tareas pendientes. Esta vista es especialmente útil para identificar rápidamente qué tareas requieren atención y cuáles están en camino de ser completadas.

Otra característica valiosa de Microsoft Planner es la posibilidad de agregar etiquetas a las tareas, lo que permite clasificar, filtrar y buscar tareas de forma rápida y fácil. Las etiquetas se pueden personalizar según las necesidades del usuario y pueden utilizarse para filtrar y agrupar tareas según diferentes criterios.

Como ves, Microsoft Planner es una herramienta de gestión de tareas y proyectos que ofrece una interfaz fácil de usar y visualmente atractiva. La integración con otras herramientas de Microsoft 365 y la vista de tablero Kanban hacen que Microsoft Planner sea una opción ideal para aquellos que buscan una forma sencilla y eficiente de organizar tareas y proyectos en equipos de trabajo dentro de una organización.

Ventajas al utilizar Microsoft Planner

A continuación, te describo algunas de las ventajas que podéis obtener tu equipo u organización utilizando Microsoft Planner.

1.Visualización clara del progreso del proyecto: La vista de tablero Kanban en Microsoft Planner permite una fácil visualización del estado actual de las tareas en un proyecto. Esto permite a los miembros del equipo a mantenerse al día con el progreso del proyecto y a identificar rápidamente cualquier tarea que pueda retrasarlo.

2. Asignación de tareas y seguimiento de responsabilidades: En Microsoft Planner, los miembros del equipo pueden asignar tareas específicas a otros miembros del equipo y establecer fechas límite. Esto asegura que cada tarea esté claramente asignada a una persona y que haya un plazo definido para completar la tarea.

3. Integración con otras aplicaciones de Microsoft 365: Microsoft Planner está integrado con otras aplicaciones de Microsoft 365, como Teams, Outlook, Sharepoint y OneNote. Esto significa que los usuarios pueden acceder a Planner directamente desde otras aplicaciones y ver tareas relacionadas con un proyecto específico sin tener que cambiar de aplicación.

4. Fácil colaboración en equipo: Microsoft Planner permite la colaboración en tiempo real en un proyecto, lo que facilita la comunicación y la coordinación entre los miembros del equipo. Además, los comentarios y las notificaciones se pueden agregar directamente a las tareas, lo que garantiza que todos los miembros del equipo estén al tanto de cualquier actualización o cambio en el proyecto.

5. Personalización de etiquetas y categorías: Los usuarios de Microsoft Planner pueden personalizar las etiquetas y categorías para adaptarlas a las necesidades específicas del proyecto. Esto permite una clasificación y organización más eficiente de las tareas y una fácil búsqueda y filtrado de tareas según diferentes criterios.

6. Acceso desde múltiples dispositivos: Microsoft Planner es una Web App, por lo que está disponible en múltiples dispositivos, lo que permite a los usuarios acceder a la información del proyecto en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Como ves, Microsoft Planner ofrece varias ventajas que pueden ayudar a los miembros del equipo a aumentar su productividad, coordinación y eficiencia en proyectos. La visualización clara del progreso del proyecto, la asignación de tareas y el seguimiento de responsabilidades, la integración con otras aplicaciones de Microsoft 365, la fácil colaboración en equipo, la personalización de etiquetas y categorías, y el acceso desde múltiples dispositivos son solo algunas de las características que hacen que Microsoft Planner sea una herramienta valiosa para aumentar la productividad de los equipos en tu organización y lo mejor de todo es que ya está incluida en tu suscripción de Microsoft 365 empresarial.

6 Pasos para empezar con Microsoft Planner

Si estás interesado en utilizar Microsoft Planner para organizar tus tareas y proyectos, sigue estos cinco pasos para comenzar:

Paso 1: Encuentra el icono de Microsoft Planner en tu suscripción a Microsoft 365

Busca el icono relativo a Microsoft Planner entre todas las aplicaciones disponibles en tu suscripción

Paso 2: Crear un plan en Microsoft Planner

Lo primero que debes hacer es crear un plan en Microsoft Planner. Para ello, inicia sesión en tu cuenta de Microsoft 365 y abre la aplicación de Planner. Haz clic en «Nuevo plan» y escribe un nombre y una descripción para el plan. A continuación, asigna un grupo de Office 365 a este plan (opcional) y haz clic en «Crear plan».

Paso 3: Agregar tareas a tu plan

Una vez que hayas creado un plan, debes agregar tareas a él. Para agregar una tarea, haz clic en el botón «Agregar tarea» y escribe el título de la tarea, la fecha de vencimiento, la prioridad y cualquier otra información relevante. Si quieres asignar la tarea a un miembro del equipo, haz clic en «Asignar a» y selecciona el miembro del equipo correspondiente.

Paso 4: Organizar tareas en listas y categorías

Puedes organizar tus tareas en diferentes listas o categorías dentro de tu plan en Microsoft Planner. Para crear una nueva lista, haz clic en el botón «Agregar nueva lista» y escribe el nombre de la lista. A continuación, arrastra y suelta las tareas a la lista correspondiente. También puedes agregar etiquetas personalizadas a cada tarea para una mayor organización y seguimiento.

Paso 5: Colaborar con otros miembros del equipo

Microsoft Planner está diseñado para facilitar la colaboración en equipo. Puedes agregar comentarios y notas a cada tarea para proporcionar más información o actualizaciones a los miembros del equipo. También puedes asignar tareas a otros miembros del equipo y establecer permisos para asegurarte de que solo los miembros del equipo relevantes tengan acceso a ciertas tareas o listas.

Paso 6: Monitorear el progreso del proyecto

La vista de tablero en Microsoft Planner te permite ver el progreso del proyecto en tiempo real. Puedes ver todas las tareas en un solo lugar y ver el estado actual de cada tarea, incluyendo si está en progreso, completa o retrasada. Esta vista también te permite identificar rápidamente las tareas que pueden estar retrasando el proyecto (cuellos de botella) y tomar medidas para corregir el rumbo.

Consejos útiles para aprovechar Microsoft Planner

Si bien como has visto hasta ahora, Microsoft Planner es una herramienta poderosa para organizar tareas y proyectos, hay algunos consejos que puedes seguir para aprovechar al máximo sus características. A continuación, te indico algunos consejos útiles que pueden ayudarte a aumentar tu productividad y mejorar la eficiencia de tu equipo en proyectos y tareas diarias:

1. Configura recordatorios: Configurar recordatorios es una de las características más útiles de Microsoft Planner. Esto te permitirá asegurarte de que nunca pierdas de vista tus tareas importantes. Para configurar un recordatorio, haz clic en la tarea correspondiente y selecciona «Agregar una fecha límite». A continuación, establece la fecha límite para la tarea y selecciona «Agregar recordatorio». De esta forma, recibirás un correo electrónico de recordatorio cuando la tarea se acerque a su fecha límite. No te preocupes si estas involucrado/a en múltiples planes en tu Microsoft Planner. Puedes utilizar la vista «Asignado a mi» y filtrar por fecha de vencimiento para que Planner muestre todas las tareas asignadas a ti en distintos planes, con sus fechas de vencimiento. De este modo, seguro que no se te escapa nada.

2. Usa etiquetas para organizar tus tareas: Las etiquetas son una herramienta muy útil en Microsoft Planner para organizar tareas y proyectos. Puedes crear etiquetas personalizadas para categorizar tareas según prioridades, temas o cualquier otro criterio que sea relevante para ti o tu equipo. Para agregar una etiqueta a una tarea, haz clic en la tarea y selecciona «Agregar etiqueta». Luego, escribe el nombre de la etiqueta y selecciónala. Dentro de cada plan, tienes la opción de agrupar por etiqueta, por lo que el plan cambiará su visualización kanban habitual por una visualización kanban por etiquetas.

3. Utiliza la vista de calendario: La vista de calendario en Microsoft Planner es una excelente manera de ver todas tus tareas y proyectos en un formato de calendario. Esto te permite tener una idea rápida de cuánto tiempo necesitas para completar una tarea y cuándo debes realizarla. Para acceder a la vista de calendario, haz clic en «Programación» en la barra de navegación.

4. Personaliza tu vista de tablero: La vista de tablero en Microsoft Planner puede ser personalizada para mostrar solo la información que necesitas ver. Puedes personalizar la vista de tablero para mostrar solo tareas en ciertas listas, solo tareas asignadas a ti, o solo tareas con etiquetas específicas. Para personalizar la vista de tablero, haz clic en «Filtrar» en la parte superior derecha de la pantalla.

5. Usa la integración con otras aplicaciones de Microsoft 365: Microsoft Planner se integra perfectamente con otras aplicaciones de Microsoft 365 como Outlook, Teams y SharePoint. Esta integración te permite crear tareas directamente desde estas aplicaciones y ver las tareas de Planner en estas aplicaciones.

6. Usa el campo de comentarios para mantenerte actualizado: El campo de comentarios en Microsoft Planner es una excelente manera de mantener actualizado a tu equipo sobre el progreso de una tarea o proyecto. Puedes usar el campo de comentarios para compartir actualizaciones, hacer preguntas o responder a preguntas de otros miembros del equipo. De esta forma, puedes asegurarte de que todos estén en la misma página y sepan lo que se está haciendo.

Otro consejo importante es utilizar las plantillas predefinidas de Planner. Estas plantillas te permiten crear planes de proyecto personalizados con las tareas más comunes y necesarias preconfiguradas para un proyecto específico. Al utilizar estas plantillas, puedes ahorrar tiempo y garantizar que tu equipo esté en la misma página desde el principio. Planner no tiene una funcionalidad de plantillas como tal, pero lo que si permite es duplicar planes, por lo que puedes crear varios planes a modo de plantilla y duplicarlos a medida que los necesites.

Finalmente, no olvides compartir tus planes de Microsoft Planner con tu equipo. La colaboración es una parte importante de cualquier proyecto exitoso, y Microsoft Planner está diseñado para facilitar la colaboración entre los miembros del equipo. Al compartir tus planes de Planner con tu equipo, puedes asegurarte de que todos estén en la misma página y trabajen juntos de manera eficiente.

En conclusión, Microsoft Planner es una herramienta valiosa para aumentar la productividad y la eficiencia del equipo en la era digital. A través de sus características de organización y seguimiento de tareas, Planner ayuda a los usuarios a mantenerse en la misma página y a trabajar de manera más efectiva, y recuerda que no necesitas invertir más dinero ya que Microsoft Planner, se encuentra incluido dentro de tu suscripción a Microsoft 365 si esta es de tipo empresarial.

Microsoft Planner es una excelente opción para equipos que trabajan de forma remota. Con la posibilidad de compartir planes y tareas en línea, los miembros del equipo pueden trabajar juntos desde cualquier ubicación y mantenerse actualizados sobre el progreso del proyecto.

Un ejemplo cotidiano de cómo una organización puede utilizar Microsoft Planner es en la gestión de un proyecto de lanzamiento de producto. Con Planner, el equipo puede crear un plan de proyecto con una lista de tareas necesarias para el lanzamiento del producto, establecer fechas límite para cada tarea y asignar responsabilidades a los miembros del equipo. Además, se puede establecer una comunicación clara entre los miembros del equipo a través de la sección de comentarios en cada tarea, lo que facilita la colaboración y la resolución de problemas.

Otro ejemplo es en la gestión de tareas y proyectos en el departamento de marketing. El equipo de marketing puede crear un plan de proyecto para la creación de contenido, asignando tareas específicas a los miembros del equipo y estableciendo fechas límite para cada tarea. Además, pueden utilizar plantillas predefinidas de Planner para proyectos comunes, como la planificación de eventos o la gestión de redes sociales.

En resumen, Microsoft Planner es una herramienta de gestión de tareas y proyectos útil y fácil de usar para cualquier organización que busque aumentar su productividad y eficiencia en la era digital. Con sus características de organización, seguimiento y colaboración, Planner puede ayudar a los equipos a trabajar juntos de manera más efectiva y lograr el éxito en sus proyectos.

¿Conocías Microsoft Planner?