Cliente: Instalsit
Sector: Instalaciones
Ubicación: España
Solución implementada: Implementación de ClickUp como herramienta de gestión global para proyectos, procesos administrativos y facturación. Desarrollo de flujos de trabajo y configuración de automatizaciones.
Contexto y Necesidad
Instalsit, empresa especializada en servicios de instalación técnica, gestionaba sus operaciones con herramientas dispersas, dificultando la coordinación entre áreas, el seguimiento de proyectos y la trazabilidad de procesos administrativos y de facturación.
Ante el aumento de la carga operativa y la necesidad de controlar proyectos de instalación en curso junto con los procesos de back office, la compañía identificó la necesidad de implantar una solución única que permitiera integrar todas las áreas clave del negocio bajo una misma plataforma.
Enfoque y Solución
El proyecto se abordó con un enfoque de transformación operativa, a través de la implementación de ClickUp como sistema de gestión centralizado. Las acciones principales incluyeron:
- Configuración inicial de la plataforma para adaptarla a las necesidades reales del negocio.
- Desarrollo de flujos de trabajo personalizados para:
- Gestión de proyectos de instalación: planificación, seguimiento y cierre.
- Procesos administrativos: control de documentación, aprobaciones internas, tareas recurrentes.
- Ciclo de facturación: registro de facturas, estados de cobro, seguimiento de vencimientos.
- Creación de automatizaciones para reducir tareas manuales repetitivas, generar alertas y mantener la trazabilidad de estados y responsables.
- Diseño de vistas específicas para cada perfil de usuario (técnico, administrativo, gerencia), mejorando el acceso a la información relevante.
Resultados Clave
- Unificación de la operativa empresarial en una única plataforma de trabajo.
- Reducción de errores y duplicidades en procesos administrativos.
- Mayor control y seguimiento de proyectos de instalación, desde la planificación hasta el cierre.
- Ahorro de tiempo mediante automatizaciones y procesos definidos.
- Visibilidad completa del estado de las tareas y procesos clave, tanto a nivel operativo como estratégico.
- Mejora en la colaboración entre áreas técnicas y administrativas.
Conclusión
Gracias a la implementación de ClickUp, Instalsit ha transformado su forma de trabajar, integrando en una sola herramienta todas sus operaciones clave. El resultado es una gestión más ordenada, eficiente y escalable, que permite afrontar el crecimiento de la empresa con una base sólida y digitalizada.
Josep Maria Martínez 