Cliente: AT Infoserveis
País: España
Sector: Tecnológico
Proyecto: Optimización de la gestión de proyectos de implementación y gestión de incidencias mediante la implementación de Asana en el departamento de ERP

Resumen del caso de éxito:
AT Infoserveis, distribuidor especializado en soluciones de software empresarial, se enfrentaba a desafíos en la gestión de proyectos de implementación y en el seguimiento de incidencias en el departamento de soporte técnico. El proceso manual existente era ineficiente y dificultaba la colaboración entre los miembros del equipo, lo que afectaba la calidad del servicio y generaba retrasos en la resolución de problemas. Para abordar estos desafíos, la empresa decidió implementar Asana, una plataforma de gestión de proyectos, y desarrollar flujos de trabajo personalizados para la gestión de incidencias.

Desarrollo

Análisis de requisitos y configuración de Asana:
Conjuntamente con el equipo de ERP, se realizó un análisis exhaustivo de los requisitos y desafíos existentes en la gestión de proyectos de implementación y la gestión de incidencias. Basándose en estos hallazgos, se configuró Asana para adaptarse a las necesidades específicas del departamento de ERP. Se crearon proyectos, tareas y campos personalizados para capturar la información relevante, como el nombre del proyecto, estado de implementación, prioridad de la incidencia, categoría, tiempo estimado de resolución, entre otros.

Implementación de Asana:
Una vez configurado Asana, se procedió a implementar la plataforma en el departamento de ERP. Se proporcionó capacitación y asistencia continua a los miembros del equipo para garantizar una adopción exitosa. Se establecieron permisos y roles adecuados para garantizar la seguridad y el acceso controlado a la información.

Desarrollo de flujos de trabajo personalizados:
En colaboración con los miembros del equipo de soporte técnico, se desarrollaron flujos de trabajo personalizados en Asana para la gestión de incidencias. Se establecieron reglas automáticas y etiquetas para categorizar y priorizar las incidencias. Se crearon plantillas para agilizar la creación de tareas y se establecieron fechas límite para garantizar una resolución oportuna. Además, se configuraron notificaciones y recordatorios para mantener a los miembros del equipo informados sobre los avances y los plazos.

Colaboración y seguimiento eficiente:
Con Asana en funcionamiento, se mejoró significativamente la colaboración y el seguimiento en el departamento de ERP. Los miembros del equipo podían asignar tareas, comentar y adjuntar archivos relevantes en cada incidencia, lo que facilitaba la comunicación y evitaba la pérdida de información. Además, se establecieron tableros de proyectos para visualizar el progreso general y obtener una visión clara de las tareas pendientes y los plazos.

Resultados y beneficios:
Gracias a la implementación de Asana y los flujos de trabajo personalizados, la empresa ABC experimentó los siguientes resultados y beneficios:

• Mejora en la eficiencia y la productividad del departamento de ERP.
• Reducción de los tiempos de respuesta y resolución de incidencias.
• Mayor transparencia y visibilidad de los proyectos y las incidencias.
• Mejor colaboración y comunicación