Cliente: Neologic
Sector: Asesoría fiscal contable
Ubicación: España
Solución implementada: Adaptación y personalización de ClickUp como CRM, seguimiento de tareas y cuotas de facturación, gestión documental de clientes, desarrollo de automatizaciones, campos personalizados, rollups y relaciones entre listas de tareas.
Contexto y Necesidad
Neologic, asesoría fiscal y contable, necesitaba una solución flexible para centralizar la gestión de su cartera de clientes, hacer seguimiento de tareas recurrentes asociadas a cada cliente, controlar las cuotas de facturación y disponer de un repositorio documental accesible y ordenado.
Las herramientas utilizadas hasta el momento no ofrecían una visión integrada ni la capacidad de relacionar datos de forma dinámica, lo que dificultaba tanto la trazabilidad de las gestiones como el control de los servicios prestados. La asesoría requería una solución CRM adaptada a su operativa, pero sin renunciar a la agilidad de una herramienta de gestión de tareas como ClickUp.
Enfoque y Solución
El proyecto se centró en convertir ClickUp en un CRM operativo y funcional, a través de un diseño técnico avanzado y adaptado al sector de asesoría:
- Estructura CRM en ClickUp
- Organización de espacios y listas según cartera de clientes y tipos de servicios.
- Creación de vistas personalizadas para facilitar el seguimiento de cada cliente y sus tareas activas.
- Campos personalizados y relaciones entre tareas
- Implementación de custom fields para datos clave (cuotas, periodicidad, tipo de servicio, responsable, etc.).
- Desarrollo de relations y rollups para conectar tareas y listas, permitiendo visualizar información cruzada (por ejemplo: mostrar la cuota mensual de un cliente desde la tarea asociada a un servicio).
- Automatizaciones
- Generación automática de tareas recurrentes según el tipo de servicio contratado.
- Automatización de estados y notificaciones para tareas clave.
- Reducción de acciones manuales y mejora en el control de procesos contables.
- Gestión documental
- Estructuración de un repositorio dentro de ClickUp para vincular documentación clave de cada cliente.
- Accesibilidad organizada por áreas y responsables.
Resultados Clave
- Conversión de ClickUp en una herramienta CRM personalizada y funcional.
- Visión 360° de cada cliente: servicios activos, tareas asociadas, cuotas, responsables y documentación.
- Mejora en la trazabilidad de las gestiones contables y fiscales.
- Reducción de errores y tareas manuales gracias a las automatizaciones implementadas.
- Optimización del control interno y mejora en la eficiencia operativa.
- Escalabilidad para nuevos servicios y crecimiento de la cartera de clientes.
Conclusión
Gracias a la personalización avanzada de ClickUp, Neologic ha logrado convertir una herramienta de gestión de tareas en un CRM adaptado a las necesidades específicas del sector fiscal. Esta solución permite combinar control operativo, seguimiento comercial y visión estratégica desde una única plataforma, preparada para escalar con el negocio.
Josep Maria Martínez 