Cliente: Cesur Formación
Sector: Formación Profesional (FP)
Ubicación: España
Solución implementada: Implementación y arquitectura de ClickUp, migración de datos desde Trello e importación de información mediante hojas de cálculo. Desarrollo de flujos de trabajo, onboarding de usuarios, configuración de políticas de seguridad, soporte usuario de nivel 1 y mantenimiento de la plataforma.
Contexto y Necesidad
Cesur Formación, entidad educativa de referencia en Formación Profesional, gestionaba sus flujos de trabajo con herramientas diversas y dispersas, como Trello y hojas de cálculo. Esta situación generaba dificultades en la trazabilidad, control de tareas, coordinación entre equipos y acceso seguro a la información.
Ante la necesidad de consolidar su operativa en una única herramienta robusta, escalable y segura, Cesur apostó por la implantación de ClickUp como plataforma centralizada para la gestión de proyectos, tareas, procesos internos y colaboración entre departamentos.
Enfoque y Solución
La solución fue diseñada e implementada en múltiples fases, combinando estrategia, operativa y soporte continuo:
- Arquitectura y configuración de ClickUp
- Diseño de una estructura sólida por áreas, departamentos y funciones clave.
- Adaptación de espacios, listas y vistas a los flujos reales de trabajo de la organización.
- Migración e importación de datos
- Traslado de información desde Trello con conservación estructural.
- Integración de datos masivos mediante hojas de cálculo estructuradas.
- Desarrollo de flujos de trabajo personalizados
- Tareas académicas, administrativas y de coordinación adaptadas a las dinámicas internas de Cesur.
- Creación de plantillas, campos personalizados y automatizaciones.
- Onboarding de usuarios y formación
- Incorporación progresiva de los equipos, con formación práctica y guías de uso.
- Soporte de nivel 1 para resolución de dudas y asistencia funcional.
- Seguridad y mantenimiento
- Implementación de políticas de seguridad según perfiles y niveles de acceso.
- Mantenimiento evolutivo y soporte continuo para la estabilidad de la plataforma.
Resultados Clave
- Unificación de la gestión de tareas, proyectos y procesos en una sola herramienta.
- Migración ordenada y sin pérdida de información desde plataformas previas.
- Mayor eficiencia y visibilidad en el trabajo diario de los equipos.
- Reducción de errores y duplicidades gracias a la estandarización y automatización.
- Adopción efectiva por parte del personal, con soporte activo y formación adaptada.
- Entorno seguro y controlado, con accesos gestionados y trazabilidad total.
Conclusión
La implementación de ClickUp en Cesur Formación ha permitido transformar su gestión interna, dotando a los equipos de una herramienta centralizada, segura y eficiente. Una solución integral que conecta personas, procesos y tecnología para dar soporte al crecimiento de una institución educativa líder en Formación Profesional.
Josep Maria Martínez 