Cliente: Todorenting Automoción
Sector: Renting de vehículos
Ubicación: España
Solución implementada: Implementación, consultoría y formación en ClickUp para la gestión eficiente de operaciones de renting, contratos, servicio postventa y la optimización de procesos internos, garantizando así un flujo de trabajo más organizado y productivo.
Contexto y Necesidad
Todorenting Automoción, empresa dedicada al renting de vehículos para particulares y empresas, gestionaba un elevado volumen de operaciones, desde la captación de clientes hasta la entrega de vehículos y el seguimiento postventa. Esta actividad implicaba numerosos procesos administrativos, comerciales y de servicio, con múltiples interlocutores y tareas asociadas a cada contrato. Esta operativa se gestionaba con Trello.
Ante el crecimiento del negocio y la necesidad de mayor trazabilidad, coordinación entre equipos y eficiencia operativa, la compañía detectó la necesidad de adoptar una herramienta de gestión que le permitiera digitalizar y centralizar todos sus flujos de trabajo. La compañía adoptó Trello pero ante el crecimiento de la misma, la herramienta se quedó corta y necesitaron una herramienta más sólida y robusta, pasando a ClickUp como solución definitiva.
Enfoque y Solución
La intervención se abordó desde una perspectiva integral, adaptando ClickUp a los procesos clave del negocio:
- Análisis funcional y mapeo de procesos
- Identificación de las etapas críticas del ciclo de vida del contrato de renting: prospección, cierre, entrega, mantenimiento, renovación y postventa.
- Revisión de tareas administrativas, operativas y de servicio, detectando puntos de fricción y oportunidades de mejora.
- Implementación y configuración en ClickUp
- Diseño de una estructura por departamentos (comercial, administración, servicio postventa).
- Creación de flujos de trabajo específicos para la gestión de contratos, entregas, seguimiento de clientes y gestiones asociadas.
- Configuración de campos personalizados, estados, plantillas y automatizaciones para tareas recurrentes y avisos de vencimientos.
- Formación y acompañamiento al equipo
- Capacitación práctica por roles, enfocada en el uso diario y eficiente de la plataforma.
- Recomendaciones de buenas prácticas para la planificación, priorización y revisión de cargas de trabajo.
- Acompañamiento post-implementación para afianzar el uso y fomentar la autonomía del equipo.
- Integración con Make.com
- Se realiza un desarrollo conectando la página web de todorenting.es con make.com con el objetivo de que las nuevas peticiones de información, se procesen automáticamente enviando dossier pdf informativo al cliente, y paralelamente, make.com envía los datos debidamente parseados a ClickUp para crear la oportunidad comercial que será gestionada desde la plataforma.
Resultados Clave
- Gestión unificada y trazable de todas las operaciones de renting.
- Mayor visibilidad del estado de cada contrato y sus fases.
- Mejora en la coordinación entre departamentos comerciales, administrativos y de servicio.
- Reducción de errores y tareas pendientes mediante flujos estandarizados.
- Automatización de procesos clave (renovaciones, vencimientos, revisiones).
- Desarrollo e integración entre la web todorenting.es, make.com y ClickUp
- Equipo capacitado y alineado con una metodología digital de trabajo.
- Preparación de la plataforma para escalar el negocio sin perder control operativo.
Conclusión
La implementación de ClickUp en Todorenting Automoción ha transformado la gestión operativa del negocio, dotando al equipo de una herramienta estructurada, visual y adaptada a su realidad. Una solución que centraliza la información, mejora la eficiencia diaria y permite ofrecer un mejor servicio a sus clientes en todas las fases del renting.
Josep Maria Martínez 