Cliente: SYMPATHY FOR THE LAWYER
Sector: Despacho de abogados y consultora especializada en la industria musical
Ubicación: España
Solución implementada: ClickUp como plataforma central de gestión de clientes, proyectos, tareas y CRM interno, incluyendo automatizaciones, plantillas, control de permisos e integración de formularios web.
Contexto y necesidad
SYMPATHY FOR THE LAWYER es un despacho con una operativa compleja y transversal, donde conviven servicios legales, consultoría, gestión de encargos recurrentes y proyectos puntuales, además de un alto volumen de leads procedentes de la web. El crecimiento del negocio había generado una arquitectura en ClickUp funcional, pero con riesgo de dispersión, inconsistencias en el uso de vistas, duplicidades de información y falta de estandarización en los flujos entre leads, oportunidades y encargos.
La necesidad principal era optimizar y ordenar la arquitectura existente sin romper los procesos en marcha, mejorar la seguridad de la información, facilitar el trabajo interdepartamental y sentar unas bases sólidas para escalar el uso de ClickUp como núcleo operativo y CRM del despacho.
Enfoque y solución
El enfoque se basó en trabajar sobre la estructura existente, evitando reconstrucciones innecesarias, y en definir un modelo claro, homogéneo y gobernable. Se revisaron y validaron los espacios actuales, apostando por reutilizarlos y reforzarlos mediante el uso de plantillas, vistas protegidas y una correcta gestión de permisos entre espacios públicos y privados.
Se diseñó una estrategia de automatización para conectar de forma fluida el ciclo completo de captación y trabajo, desde la entrada de leads hasta su conversión en oportunidades y encargos, incorporando envíos automáticos de correos para la solicitud de datos fiscales y reduciendo la intervención manual del equipo. Paralelamente, se definió un sistema de tipos de tarea y campos personalizados de ámbito global que permite clasificar el trabajo por área, empresa y naturaleza del encargo, facilitando el filtrado, la analítica y la creación de dashboards.
Un punto clave fue la integración de formularios web directamente con ClickUp, priorizando la seguridad de la información frente a soluciones tradicionales basadas en bases de datos externas, y garantizando el cumplimiento de requisitos legales como la aceptación de la política de privacidad. Todo ello se acompañó de una estrategia de permisos granular para proteger áreas sensibles y permitir colaboraciones controladas con perfiles externos.
Resultados clave
El despacho consolidó una arquitectura de ClickUp más limpia, coherente y escalable, reduciendo la fricción operativa entre departamentos y mejorando la visibilidad global del trabajo. La estandarización mediante plantillas y vistas ancladas permitió mantener una estructura homogénea incluso con múltiples usuarios trabajando en paralelo.
La automatización del flujo entre leads, oportunidades y encargos redujo tareas manuales, minimizó errores y aseguró la continuidad de la información sin duplicidades. La integración del formulario web en ClickUp mejoró la seguridad del sistema y simplificó la captación de nuevos clientes. Además, la correcta definición de permisos y accesos incrementó la confianza interna en el uso de la herramienta como sistema central de trabajo.
Conclusión
La implementación realizada en SYMPATHY FOR THE LAWYER no se limitó a una optimización técnica de ClickUp, sino que supuso una evolución estratégica en la forma de gestionar clientes, encargos y procesos internos. Al combinar arquitectura, automatización, seguridad y gobernanza, el despacho dispone ahora de una base sólida para escalar su operativa, mejorar la eficiencia del equipo y explotar el dato como elemento clave en la toma de decisiones, manteniendo el control y la coherencia en un entorno de alta complejidad operativa.Responder
Josep Maria Martínez 
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