Cliente: Sherpa Project
Sector: Turismo deportivo y naturaleza
Ubicación: España
Solución implementada: Implementación y desarrollo de la arquitectura estructural de ClickUp en base a equipos y departamentos, desarrollo de flujos de trabajo. Formación y consultoría para trasladar los procesos manuales al entorno digital.
Contexto y Necesidad
Sherpa Project, empresa especializada en experiencias de turismo activo y deportivo en entornos naturales, gestionaba sus operaciones con métodos mayoritariamente manuales, apoyándose en hojas de cálculo, correos electrónicos y procesos no estructurados.
Ante el crecimiento del negocio y la necesidad de una mejor coordinación entre equipos, surgió la urgencia de implantar una herramienta que permitiera digitalizar sus flujos de trabajo, organizar la carga operativa por áreas y facilitar la colaboración entre los diferentes departamentos de la empresa.
Enfoque y Solución
El proyecto se abordó con un enfoque integral de digitalización progresiva y acompañamiento estratégico:
- Diseño de la arquitectura de ClickUp
- Estructuración del espacio de trabajo según áreas funcionales (comercial, operaciones, comunicación, logística, etc.).
- Definición de carpetas y listas adaptadas al tipo de proyectos y actividades desarrolladas por Sherpa Project.
- Creación de vistas personalizadas por rol y necesidad (listas, tableros, calendarios, cronogramas).
- Desarrollo de flujos de trabajo operativos
- Modelado de procesos recurrentes: planificación de salidas, coordinación de actividades, preparación de materiales, comunicación con clientes y proveedores.
- Implementación de campos personalizados, etiquetas y prioridades para mejorar el seguimiento.
- Recomendaciones para establecer automatizaciones futuras.
- Formación y consultoría práctica
- Sesiones formativas adaptadas a los distintos perfiles del equipo.
- Acompañamiento en la transición de procesos manuales a digitales.
- Buenas prácticas de mantenimiento y uso eficiente del sistema.
Resultados Clave
- Organización clara del trabajo por equipos y departamentos dentro de ClickUp.
- Mejora significativa en la planificación, ejecución y seguimiento de actividades.
- Mayor visibilidad de las responsabilidades y cargas de trabajo por área.
- Reducción de la dependencia de procesos manuales y herramientas dispersas.
- Equipos capacitados para utilizar la herramienta de forma autónoma.
- Base sólida para seguir creciendo con estructura, orden y eficiencia.
Conclusión
Gracias a la implementación de ClickUp, Sherpa Project ha conseguido estructurar su operativa diaria y digitalizar procesos clave, mejorando la colaboración interna y ganando eficiencia en la gestión de actividades. Una solución que ha permitido profesionalizar la organización desde dentro, manteniendo su esencia ágil y cercana, pero con una base tecnológica preparada para escalar.
Josep Maria Martínez 