Organización estratégica de servicios de documentación con ClickUp
Cliente: Paula Traver
Sector: Biblioteconomía y Documentación
Ubicación: Valencia, España
Solución implementada: Consultoría ClickUp para la construcción de un sistema CRM, cartera y gestión de proyectos, y repositorio documental.
CONTEXTO Y NECESIDAD
Paula Traver es bibliotecaria, documentalista y consultora especializada en biblioteconomía y documentación con una dilatada trayectoria en bibliotecas virtuales y documentación científica, especialmente en los ámbitos de salud y educación superior. Fundadora de SocialBiblio y vocal de formación en el Col·legi Oficial de Bibliotecaris i Documentalistes de la Comunitat Valenciana, Paula combina su labor consultiva con formación especializada y apoyo a la investigación.
A medida que su cartera de clientes y proyectos ha crecido, surgieron cuatro necesidades operativas clave:
- Gestión de leads y oportunidades comerciales: Seguimiento de las nuevas oportunidades desde la captación hasta su cierre, independientemente de su resultado.
- Cartera de proyectos: Visión centralizada y estructurada del estado de todos los proyectos en marcha.
- Gestión de proyectos: Distribución clara de tareas, seguimiento del avance y colaboración con otros profesionales.
- Repositorio documental: Organización eficiente de materiales, entregables y documentación relevante para los proyectos e investigaciones.
ENFOQUE Y SOLUCIÓN
Desde una perspectiva estratégica y personalizada, abordamos cada necesidad con una solución específica dentro del ecosistema de ClickUp:
- CRM de Oportunidades Comerciales: Se diseñó un sistema de gestión de leads que permite registrar y hacer seguimiento del estado de cada contacto comercial. El flujo va desde la primera toma de contacto hasta el cierre de la venta (positiva o negativa), proporcionando así claridad total sobre el embudo comercial.
- Automatización de proyectos: Cuando un lead es convertido en cliente, una automatización activa la creación automática de una ficha en la cartera de proyectos. Esta ficha proporciona una visión macro de todos los proyectos activos, priorizados y clasificados por estado.
- Gestión estructurada por plantillas: Se desarrollaron plantillas personalizadas para los distintos tipos de proyectos que Paula suele ejecutar. Estas plantillas incluyen fases predefinidas con tareas agrupadas por etapas, facilitando una gestión secuencial, clara y colaborativa.
- Repositorio documental: Se creó un espacio dedicado exclusivamente a la gestión documental, combinando tareas utilizadas como fichas técnicas e incorporación de documentos nativos de ClickUp. Esto permite una clasificación estructurada y un acceso rápido a la información clave de cada cliente y proyecto.
RESULTADOS CLAVE
- Paula Traver dispone ahora de un CRM adaptado a su realidad profesional, funcional, simple de mantener y con posibilidad de análisis mediante paneles y dashboards integrados.
- El sistema permite un seguimiento ágil y claro de todas las oportunidades comerciales, mejorando la toma de decisiones y optimizando el tiempo dedicado a tareas administrativas.
- La cartera de proyectos personalizada ofrece una fotografía actualizada del estado de cada iniciativa, con indicadores clave como fases, responsables y fechas críticas.
- Gracias al desarrollo de plantillas por tipología, se ha conseguido una ejecución estandarizada de los proyectos, con tareas definidas, responsables asignados y seguimiento por fases.
- El repositorio documental, integrado dentro del sistema, garantiza el control y acceso a la información relevante, mejorando la trazabilidad de entregables y archivos de trabajo.
CONCLUSIÓN
La implementación de ClickUp como sistema central de operaciones ha permitido a Paula Traver transformar su metodología de trabajo, integrando en una única plataforma todas las áreas operativas clave de su negocio: desde la captación de clientes hasta la ejecución de proyectos y el manejo documental.
Gracias al enfoque estratégico de la consultoría, el sistema no solo es funcional, sino también escalable y alineado con sus objetivos profesionales, permitiéndole centrarse en lo que realmente importa: aportar valor con sus servicios especializados.
TESTIMONIO
Paula Traver
Directora de consultoría de biblioteconomía y documentación en paulatraver.es
Valencia – Experta en Biblioteconomia y documentación
Contar con la ayuda de Josep María Martínez ha sido clave para transformar la organización de mi consultoría de servicios. Gracias a su acompañamiento experto y su carácter metódico, hemos implementado ClickUp como herramienta central para nuestro día a día, desarrollando un CRM a medida y optimizando la gestión de proyectos y tareas. Su profesionalidad y cercanía han facilitado una colaboración más eficiente del equipo y me han permitido sacar el máximo provecho de la herramienta con otras funcionalidades que al principio no imaginaba, como el control de las métricas. Recomiendo totalmente su trabajo: eficaz, estructurado y siempre orientado a aportar valor.
Josep Maria Martínez 