Cliente: Lexa
Sector: Agencia creativa
Ubicación: España
Solución implementada: ClickUp como sistema operativo central para clientes, proyectos y coordinación interdepartamental, con estandarización de arquitectura (espacios/jerarquías), comunicación trazable en tareas, vistas y calendarios protegidos, automatizaciones basadas en palabras clave para plantillas y checklists, gestión de permisos por áreas sensibles (RRHH/Accounting), configuración de tags/equipos para menciones grupales y optimización de notificaciones. Se trabajó además la migración/importación de historial desde Slack y el uso de integraciones con Google Calendar y Google Drive.
Contexto y necesidad
Lexa tenía un problema clásico de agencia en fase de crecimiento: mucha actividad, muchos departamentos tocando los mismos clientes y una comunicación repartida entre bandeja de entrada, chat, canales por cliente y herramientas externas (tipo Slack/WhatsApp). Resultado: dispersión, falta de trazabilidad, criterios distintos según el usuario y vistas/calendarios que cada uno configuraba “a su manera”, generando inconsistencias y errores de coordinación.
La necesidad era clara: unificar el método de trabajo, implementar ClickUp para que reflejara cómo opera la agencia, y diseñar automatizaciones que permitieran escalar sin depender de memoria humana (o de la persona “pegamento” que lo recuerda todo). Y, al mismo tiempo, proteger información sensible (RRHH, contabilidad) sin bloquear la transparencia necesaria para coordinar equipos.
Enfoque y solución
Se trabajó en paralelo en gobernanza, arquitectura y automatización, porque en una agencia no basta con “ordenar carpetas”: hay que definir reglas para que el orden se mantenga cuando el día a día aprieta.
En primer lugar, se creó la estructura para separar departamentos de forma coherente dentro del ecosistema de clientes y proyectos. Se acordó corregir tareas mal ubicadas y moverlas a un contenedor específico (“Special Projects”) para limpiar ruido y recuperar consistencia. La idea fue que cada cliente/proyecto tuviera una jerarquía clara (cuenta como elemento principal y subtareas/proyectos como ejecución), con departamentos trabajando bajo el mismo paraguas, sin inventarse estructuras paralelas.
En segundo lugar, se atacó el “agujero negro” de la comunicación. Se eliminó el enfoque de canales por cliente para evitar que la conversación se fragmentara, y se apostó por canales por departamento y, sobre todo, por usar los comentarios en tareas como canal oficial cuando la información tiene impacto operativo. El chat quedó como canal rápido tipo “WhatsApp”: útil para ping-pong, pero no para decisiones o contexto que luego alguien tiene que reconstruir.
En tercer lugar, se estandarizaron vistas, calendarios y permisos. Se configuraron vistas predeterminadas y se protegieron para evitar modificaciones accidentales, especialmente en elementos críticos como el “Calendario Lexa” (donde había inconsistencias de fechas entre usuarios) y vistas de cuentas que no podían permitirse cambios casuales. En RRHH se ajustó el modelo de compartición para que la lista de “Ausencias” mostrara lo necesario (quién está fuera/teletrabajo/oficina) sin exponer datos sensibles.
En cuarto lugar, se construyó automatización “de verdad”, de la que ahorra horas: plantillas y checklists que se activan por palabras clave, con pruebas en vivo y reglas no sensibles a mayúsculas/minúsculas. Se diferenciaron claramente plantillas de pitching interno vs externo, y de “cuenta cliente” vs “cuenta talento”. Se centralizaron automatizaciones a nivel de espacio (por ejemplo, Partnerships) para evitar tener reglas duplicadas por lista y mantener el sistema mantenible. También se trabajó el tema de watchers/notificaciones, asumiendo limitaciones nativas y buscando el equilibrio entre automatizar y no saturar la bandeja de entrada.
Finalmente, se abordó la migración de conocimiento desde Slack: se definió el procedimiento correcto de exportación con cuenta administradora, “todo el historial”, y la posterior importación en ClickUp, apoyándose en integraciones con Google Drive para mantener portabilidad de archivos y facilitar futuras migraciones.
Como medida de higiene, se desactivó la respuesta automática de IA en ClickUp para evitar ruido y respuestas no deseadas dentro de la comunicación interna.
Resultados clave
Lexa ganó un método de trabajo más uniforme: misma estructura, mismas reglas, mismas vistas para todos. Eso reduce la fricción y, sobre todo, evita el “cada uno lo ve distinto”, que es gasolina para el caos operativo.
Se redujo la dispersión comunicativa al cortar los canales por cliente y consolidar el uso de comentarios en tareas como fuente de verdad. Esto mejora trazabilidad y facilita que cualquier persona pueda entender el estado real sin perseguir mensajes en múltiples sitios.
Las automatizaciones por palabras clave y los checklists templados con disparadores dieron un salto en escalabilidad: procesos repetibles se ejecutan de forma consistente, con menos dependencia de memoria y menos errores por “lo hice a mi manera”.
En seguridad y gobernanza, se consolidó un modelo que permite transparencia operativa sin comprometer áreas sensibles (RRHH/Accounting) y se protegieron vistas críticas para evitar cambios accidentales.
Y, como bonus estratégico, quedó encaminado el proceso de migración/importación de Slack y el uso de integraciones (Calendar/Drive), preparando el terreno para que ClickUp sea el hub real, no solo un “gestor de tareas”.
Conclusión
En Lexa el objetivo fue implementar ClickUp”. Se construyó un sistema con reglas claras, estructura coherente, comunicación trazable y automatizaciones que sostienen el ritmo de agencia sin romperse en el primer pico de trabajo. Esto no solo mejora eficiencia: reduce ruido, alinea equipos y protege el activo más valioso en una agencia… el contexto.
Josep Maria Martínez 
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