Cliente: Grupo IAS
Sector: Construcción
Ubicación: España
Solución implementada: Implementación, consultoría y formación en ClickUp para la gestión eficiente de proyectos de construcción y la optimización de procesos internos, garantizando un flujo de trabajo más organizado y productivo.
Contexto y Necesidad
Grupo IAS, empresa del sector de la construcción, gestiona simultáneamente varios proyectos de obra, cada uno con múltiples fases, actores y requisitos técnicos. La coordinación entre equipos de oficina, técnicos y obra requería una plataforma robusta que permitiera tener visibilidad sobre los avances, controlar los plazos, optimizar recursos y garantizar la trazabilidad de cada proyecto.
Hasta entonces, el seguimiento de tareas y procesos se llevaba a cabo de forma descentralizada, lo que dificultaba el control operativo y la colaboración fluida entre departamentos. La compañía necesitaba una solución para digitalizar y estructurar su sistema de gestión de proyectos.
Enfoque y Solución
La solución se abordó en tres fases: análisis funcional, diseño de estructura adaptada y formación al equipo:
- Consultoría inicial y análisis operativo
- Revisión de procesos existentes en la gestión de obra, compras, coordinación técnica y administración.
- Identificación de puntos críticos: duplicidades, falta de seguimiento, baja visibilidad del avance y escaso control de tiempos.
- Implementación y configuración en ClickUp
- Diseño de una estructura jerárquica por proyectos de obra: desde la planificación hasta el cierre.
- Creación de flujos de trabajo por tipo de tarea (planificación, ejecución, incidencias, compras, validaciones).
- Configuración de campos personalizados, vistas por rol, etiquetas, prioridades y dependencias entre tareas.
- Recomendaciones de automatizaciones para tareas repetitivas, recordatorios y generación de tareas tipo.
- Formación al equipo y acompañamiento
- Formación práctica al personal técnico, administrativo y directivo.
- Adopción de buenas prácticas para el uso diario, revisión de cargas de trabajo y seguimiento por proyecto.
- Apoyo en la adopción progresiva del sistema para asegurar sostenibilidad.
Resultados Clave
- Centralización de la gestión de proyectos de construcción en una única herramienta.
- Visibilidad total del avance de cada obra, con control de plazos y responsables.
- Flujos de trabajo definidos que mejoran la coordinación entre departamentos.
- Reducción de errores y tareas duplicadas mediante estandarización.
- Mayor autonomía del equipo para gestionar su trabajo y colaborar de forma más eficiente.
- Plataforma lista para escalar junto con el crecimiento de la empresa.
Conclusión
La implementación de ClickUp en Grupo IAS ha permitido profesionalizar y estructurar la gestión de sus proyectos de construcción, generando un entorno de trabajo más ordenado, colaborativo y controlado. Una solución clave para mejorar la eficiencia operativa, reducir riesgos y asegurar el cumplimiento de plazos en un sector donde la planificación lo es todo.
Josep Maria Martínez 