Cliente: E360
Sector: Ingeniería
Ubicación: España
Solución implementada: ClickUp como sistema central para gestión de proyectos y back office (presupuestos, facturación y control administrativo), con foco en automatizaciones, campos personalizados (incluyendo relaciones), plantillas de proyecto, vistas operativas por usuario y dashboards de seguimiento financiero y de cartera de clientes. Complementariamente, se exploró la integración de herramientas de IA para actas/transcripciones y su conexión con ClickUp.
Contexto y necesidad
E360 necesitaba dar un salto de madurez en la gestión de proyectos y, sobre todo, en el control administrativo-financiero asociado: presupuestos, facturas (recibidas y emitidas), estados (pendiente, vencida, pagada) y análisis por cliente. El reto era doble: por un lado, ordenar y automatizar la operativa para reducir trabajo manual y errores (duplicidades, inconsistencias en nombres, problemas de importación); por otro, convertir ClickUp en una fuente fiable para la toma de decisiones, con cuadros de mando que reflejaran facturación, comparativas interanuales y clasificación ABC de clientes.
Además, aparecía un condicionante importante: ClickUp no es un ERP, y en el camino surgieron limitaciones técnicas (relaciones, exportaciones, cálculos avanzados, restricciones en campos) que obligaban a diseñar un enfoque pragmático, optimizando al máximo lo nativo y contemplando integraciones cuando fuera necesario.
Enfoque y solución
El enfoque se planteó como una optimización progresiva y controlada, priorizando estabilidad y escalabilidad. Se trabajó en tres capas.
Primero, la capa operativa: estandarización de vistas y trabajo diario. Cada miembro del equipo validó su vista personalizada de tareas, afinando filtros y ordenaciones para que ClickUp funcionara como un “panel de control” real por persona y por proyecto. Se reforzó el uso de vistas más eficientes (especialmente la vista tabla) para entornos con muchas columnas, reduciendo fricción y mejorando rendimiento.
Segundo, la capa de arquitectura y plantillas: se consolidaron automatizaciones críticas a nivel de espacio para evitar duplicidades y conflictos en listas individuales, y se actualizó la plantilla para asegurar coherencia en estados, automatizaciones, asignaciones y campos clave (incluido el precio/hora por perfil). Se estableció un procedimiento robusto de duplicación de proyectos desde plantilla para evitar errores típicos (por ejemplo, subtareas que “saltan” de nivel) y se introdujo la disciplina de backups durante procesos delicados.
Tercero, la capa financiera y de datos: se trabajó sobre importación y relación entre facturas, presupuestos, proyectos y clientes, apoyándose en campos relacionales para mantener continuidad de información. Se definieron automatizaciones para gestionar el campo “Fecha factura” y, especialmente, para segmentar y ordenar facturación por año, duplicando reglas para años futuros (2025, 2026, etc.) de forma previsible y mantenible. Paralelamente, se abordó el objetivo de construir dashboards de facturación (barras/pastel, métricas de pendientes/vencidas/pagadas, comparativas interanuales) y la clasificación ABC de clientes, discutiendo el compromiso entre usar campos relacionales (más navegables) versus campos tipo etiqueta/desplegable (más fáciles para ordenar sumatorios).
En paralelo, se abrió una línea de mejora futura con IA: integración de un asistente para transcripciones y actas (presenciales y virtuales), con el objetivo de automatizar documentación y alimentar ClickUp con conocimiento estructurado, reduciendo el tiempo de post-reunión y mejorando trazabilidad.
Resultados clave
Se redujo la complejidad y el riesgo de errores al mover automatizaciones críticas al nivel correcto (espacio), eliminando duplicidades en listas y ganando coherencia global. La plantilla de proyecto quedó alineada con estándares operativos comunes, facilitando la creación de nuevos proyectos con configuración consistente y menos pasos manuales.
En la parte financiera, se sentaron bases sólidas para ordenar facturación y presupuestos por año mediante automatizaciones replicables, y se mejoró la calidad de los datos vinculados (facturas-presupuestos-clientes), lo que habilita análisis posteriores sin “arqueología de Excel”. A nivel de usabilidad, el equipo avanzó en tener vistas personales realmente útiles, con filtros y ordenaciones que soportan una gestión más ágil del día a día.
También se identificaron y acotaron limitaciones reales de ClickUp (cálculos libres en columnas, exportaciones con formatos poco limpios, restricciones en relaciones y agregados), evitando falsas expectativas y orientando el roadmap hacia soluciones prácticas: o bien ajustes de modelo de datos, o integraciones externas cuando el caso lo justifique.
Conclusión
Con E360 el trabajo no fue “poner ClickUp bonito”, fue convertirlo en un sistema operativo fiable para ingeniería y back office: una base ordenada, automatizada y preparada para escalar. Se reforzó la coherencia (plantillas y automatizaciones), se mejoró la trazabilidad financiera (facturas, presupuestos y clientes) y se dejó preparado el terreno para dashboards de decisión y una futura capa de automatización con IA para documentación y actas.
Josep Maria Martínez 
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