En la metodología GTD®, llamamos “Material de referencia” a las cosas que no requieren ningún tipo de acción, pero que contienen información útil para completar tus tareas o desarrollar proyectos futuros.

Reference o Listas de Referéncia

El Material de referencia, puede ser de cualquier naturaleza, ya sea física o digital, y puede componerse de cualquier cosa.

  • Revistas
  • Libros
  • Folletos
  • Dossiers
  • Informes
  • Facturas
  • Impresos
  • Documentos Ofimáticos
  • Documentos Pdf
  • Imágenes
  • Etc.

La mayoría de las veces, pasamos por alto el Material de Referencia y no le hacemos el caso que merece, siendo esto un error puesto que el material de referencia, correctamente gestionado y almacenado, puede ayudarnos a completar desde tareas sencillas a complejos proyectos de forma ágil y eficaz.

No es fácil gestionar el material de referencia, lo más normal es que termine esparcido en cualquier cajón o archivador, desordenado y mezclado con información de otra índole, por lo que cuando tengamos que recurrir a esa información, nos hará más lentos y menos efectivos debido a que necesitaremos una gran cantidad de tiempo para localizarla e identificarla.

David Allen dice en Organízate con eficacia, que el material de referencia, ha de estar al alcance de la mano. Almacenar un documento ha de ser fácil, rápido y sencillo.

Para almacenar el material físico, puedes utilizar un archivador de carpetas, un Carpesano o una bandeja de plástico o metal.

Para almacenar el material digital, puedes utilizar herramientas como Evernote, o bien el apartado específico de Material de referencia que implementa Nirvana para GTD®, permitiéndote disponer de listas de material de referencia agrupadas por área de responsabilidad.

La ventaja de utilizar Nirvana para GTD® para almacenar el material de referencia digital, es que dispones de la información en la misma aplicación “al alcance de la mano” tal y cómo dice David Allen.

Otra de las ventajas de las listas de referencia en Nirvana para GTD®, es que puedes convertir cualquier elemento de la bandeja de entrada en una lista de referencia en si, o bien en un elemento de una lista de referencia.

Por contra, Nirvana para GTD®, te permite convertir cualquier lista de referencia en un proyecto, o cualquier elemento de una lista de referencia en una acción o proyecto.