La lista Next o Próximas acciones, debería ser la lista en la que pases la mayor parte del tiempo. La lista Next o Próximas acciones contendrá las tareas que tienes que realizar a corto plazo, y tan pronto como te sea posible.

Next o Próximas acciones

El secreto de la lista Next o Próximas acciones, está en la correcta elección de los elementos que la componen, pero para poder elegir la acción adecuada en el momento adecuado, nos valemos de cuatro criterios específicamente desarrollados para tal efecto.

  1. Contexto
  2. Tiempo
  3. Energía
  4. Prioridad

1 · Contexto

Dice David Allen en su libro Organízate con eficacia, que un contexto es una /Herramienta, Persona, Lugar o Cosa/ necesarios para llevar a cabo una acción. Así pues, cuando Aclaramos los elementos desde el Inbox o Bandeja de entrada a la lista de Próximas acciones, entre otros parámetros, deberemos de indicar el contexto requerido para realizar la próxima acción.

Los ejemplos de contextos más habituales, suelen ser: @Ordenador, @Teléfono, @Casa, @Oficina

Gracias a este primer nivel de filtrado, puedes reducir la lista de Próximas acciones.

Nirvana para GTD®, permite aplicar varios contextos a una tarea y posteriormente filtrar las tareas por esos contextos para reducir la lista de forma considerable.

2 · Tiempo

El parámetro tiempo, sirve para determinar la duración aproximada, de una tarea. El objetivo de indicar este parámetro, es poder aplicar un segundo nivel de filtrado.

Una vez hemos filtrado por @Contexto, seguimos filtrando por Tiempo disponible. Imagina que la lista de Próximas acciones que inicialmente tenía 50 tareas, aplicando el contexto adecuado, se ha reducido a 15 elementos. Eso está genial! Pero todavía seria mejor si pudiésemos reducir esa lista de 15 elementos, ¿no crees?, y para ello nos podemos valer del parámetro tiempo.

Imagina que dispones de 30 minutos libres antes de la próxima reunión. Podrías filtrar tu lista de Próximas acciones por el contexto @Oficina, y posteriormente volver a filtrar las acciones por las que tengan una duración estimada de 30 minutos o menos.

Nirvana para GTD® también permite especificar el tiempo estimado que va a durar una tarea para posteriormente poder filtrar por este campo y reducir la lista de Próximas acciones.

3 · Energía

Otro parámetro de filtrado realmente interesante es el de la Energía. Las tareas, pueden requerir distintos niveles de energía, categorizados en Alta, Media o Baja.

Al igual que las tareas pueden requerir distintos niveles de energía, nosotros mismos cómo personas, tenemos distintos niveles de energía durante el día.

Lo más normal, es empezar el día con las reservas de energía bien altas, y a medida que avanza la jornada, la energía va disminuyendo.

Volvemos al ejemplo anterior, tienes una lista de Próximas acciones, las cuales has filtrado por contexto y por tiempo disponible. ¿Puedes hacer algo más para seguir filtrando la lista? Claro!! Cuando procesaste y aclaraste la bandeja de entrada, indicaste la energía estimada para llevar a cabo tus tareas. Para seguir filtrando tu lista de Próximas acciones por la energía disponible, tan solo tienes que analizar cómo te encuentras ahora.

¿Cómo te encuentras? ¿Cuál es tu nivel de energía ahora? En tu lista de Próximas acciones, habrá tareas que requerirán de ti un alto grado de concentración y energía mental, sin embargo, también habrá otras tareas que requerirán un nivel de energía medio o bajo, cómo puede ser leer el correo electrónico, hacer alguna llamada telefónica o archivar algún documento.


!!! Consejo PRO: El secreto está en reducir el número de acciones disponibles a las que encajen con la combinación de estos valores:

@Contexto en el que te encuentres, + Tiempo disponible hasta tu próximo compromiso + Nivel de energía en función del nivel de energía que tengas en este momento.


Nirvana para GTD®, te permite implementar el parámetro “Tiempo estimado” a tus tareas para que posteriormente puedas filtrar por este campo tu lista de Próximas acciones.

4 · Prioridad

Getting Things Done®, no es una metodología basada en prioridades, no obstante en momentos puntuales si que hace uso de ellas muy levemente.

A diferencia de otros métodos que se basan plenamente en las prioridades, Getting Things Done®, no basa su funcionamiento o su núcleo en estas. GTD®, simplemente se vale de las prioridades cómo último criterio de selección una vez has conseguido filtrar tus Próximas acciones combinando todos los filtros anteriores.

Es decir, has conseguido reducir tu lista de 50 Próximas acciones filtrando por @Contexto, + Tiempo, + Energía.

Después de aplicar todos estos filtros has conseguido reducir la lista de 50 Próximas acciones a 5 Próximas acciones. Fantástico!!!!

Ahora es tan sencillo cómo seleccionar de entre esas 5 Próximas acciones, la que consideres que tiene más prioridad sobre las otras 4.

Nirvana para GTD®, no tiene ningún mecanismo para aplicar prioridades, y de hecho tampoco es necesario, porque tal y cómo se ha dicho, GTD® no se basa en prioridades, y por tanto este valor es algo que solamente puedes definir y decidir tu.

Enhorabuena! Ya conoces el funcionamiento de la lista Próximas acciones.