Al contrario de lo que cree mucha gente, la implementación de GTD®, es fácil. La metodología consta de 5 sencillos pasos o hábitos, los cuales permiten que cualquier persona pueda gestionar de forma sencilla y eficiente su trabajo, sus estudios o su vida, aumentando el rendimiento y reduciendo el estrés.

 GTD® en 5 pasos


El proceso de Capturar, también conocido cómo Recopilar, consiste básicamente en recopilar todo aquello que llame tu atención indistintamente de que sea una tarea o no y de que al final termines por hacer algo con ello o simplemente termines archivándolo o eliminándolo de tu sistema. Primero se captura y posteriormente se decide.

Para ello, utiliza un sistema confiable de contenedores físicos o digitales. También puedes utilizar una combinación de ambos para asegurarte de capturar todos los elementos que llamen tu atención, indistintamente del entorno en el que te aparezcan.

Tareas, Proyectos, temas pendientes, cosas que leer o revisar, asegúrate de capturarlo todo, ya sea pequeño o grande, personal o profesional.

Este es uno de los hábitos más importantes no solo en GTD®, si no en cualquier metodología de productividad.

Para capturar de forma eficiente, debes tener claro que necesitarás un sistema de bandejas de entrada basado en bandejas físicas y digitales.

¿Qué se entiende por bandeja de entrada?
Básicamente una bandeja de entrada es un recipiente en el que puedes depositar cualquier cosa que se te ocurra o llame tu atención en cualquier momento y en cualquier lugar, pero también puede ser un recipiente especifico gestionado por otros, en el que recibas información que deba ser procesada, cómo puede ser tu bandeja de entrada del correo electrónico, el buzón de correos o una aplicación de mensajería instantánea cómo por ejemplo WhatsApp o Telegram.

Las bandejas de entrada se pueden categorizar en dos tipos: Físicas y Digitales.

Bandeja de entrada física

Cómo bandeja de entrada física, puedes utilizar una libreta o un bloc de notas pequeño, cualquiera de estas herramientas será suficiente para que puedas capturar cualquier pensamiento, idea, tarea o proyecto que te surja o que te encomienden en cualquier momento y en cualquier lugar.

Adicionalmente tienes que tener en cuenta otras bandejas de entrada físicas, cómo pueden ser el buzón de correos de tu casa, la puerta de la nevera en la que se pegan papeles con imanes, el taco de post-it de colores, etc. También debes tener una cubeta de las que se usan en oficina cómo bandeja de entrada, para depositar papeles, Cartas, facturas, tickets de compra, folletos, dossiers etc.

Es probable que tengas que utilizar una combinación de ambos sistemas, como por ejemplo: Libreta + Cubeta

Todas ellas son bandejas de entrada y requerirán ser revisadas y vaciadas con cierta frecuencia para asegurar que no queda ningún asunto o tarea pendiente de ser procesado en tu sistema de productividad.

Bandeja de entrada digital

Cómo bandeja de entrada digital, puedes elegir entre cientos de aplicaciones, eso si… recuerda que a parte de la aplicación que elijas, al igual que sucede con las bandejas de entrada físicas, habrá una serie de recipientes, contenedores o bandejas de entrada que no serán gestionados por ti y en las cuales recibirás inputs en todo momento.

Mi recomendación es que utilices las mínimas posibles. Debes de tener en cuenta que en el mundo digital, puedes tener diferentes y diversos tipos de bandejas de entrada, algunas de ellas pueden ser:

  • Navegador de internet
  • Email
  • Mensajería instantánea (WhatsApp, Telegram, Slack…)
  • Redes Sociales
  • Aplicación para capturar ideas, pensamientos, tareas o proyectos.

Lo ideal sería unificar los elementos que captures de cualquier origen, en una sola aplicación a modo de bandeja de entrada universal, pero eso en un entorno digital será bastante difícil. Lo importante es tener bien identificadas esas bandejas de entrada, revisarlas y procesarlas con la frecuencia suficiente cómo para que no se acumulen asuntos incompletos en ellas.

Cualquier elemento que me llegue a mis bandejas de entrada físicas o digitales, Correo electrónico, mensaje de whatsApp o Telegram, página web, Blog, Post en redes sociales, etc, lo capturo y proceso en mi aplicación de tareas Nirvana para GTD®. 

Envío todos los elementos incompletos que aparecen en mi entorno físico o digital a Nirvana para GTD para poder gestionarlos cómo tarea o Proyecto y si el elemento contiene un archivo adjunto, también lo envío a Evernote o lo subo a Microsoft OneDrive y creo un enlace público para poder insertarlo en Nirvana para GTD®, de esta forma, dispongo de un acceso directo al archivo cómo material de referencia o consulta para el desarrollo del proyecto o tarea, sin penalizar el tamaño ni la velocidad de sincronización de la base de datos de Nirvana para GTD®

Utilizo Nirvana para GTD®, porqué es de las pocas aplicaciones existentes en el mercado, que están especialmente desarrolladas, adaptadas y pensadas para ayudarte a implementar la metodología GTD®.

Nirvana para GTD®, dispone de todas las herramientas y mecanismos necesarios para poner en marcha tu sistema GTD®, de forma fácil, rápida y eficaz.

Cómo ves, el primer paso de Getting Things Done® Capturar o Recopilar, es el más importante de todo el método, ya que si no se captura correctamente, siempre tendremos temas pendientes rondando por nuestra cabeza o por nuestras bandejas de entrada, temas que requerirán nuestra atención constantemente hasta que los tratemos adecuadamente, y por tanto crearán una preocupación en nuestra cabeza al saber que tenemos temas incompletos, pendientes de decidir que hacer con ellos.


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El segundo paso o hábito a desarrollar para implementar en la metodología GTD®, es el de Aclarar, o Procesar todo aquello que hemos Capturado o Recopilado en el paso anterior. Tranquilo/a, por Aclarar o Procesar, entendemos vaciar la bandeja de entrada o bandejas de entrada si tienes más de una, definiendo exactamente que es cada cosa y asignándole un título adecuado.

Es importante tener en cuenta que este proceso, para que sea efectivo y verdaderamente te ayude a reducir el estrés, se debería de realizar como mínimo una vez al día. Lo recomendable, es realizarlo varias veces al día, (2 o 3 según la frecuencia y la intensidad con la que recopiles).

Otra cosa a tener en consideración es el hecho de que por Aclarar o Procesar, NO ESTÁS HACIENDO LAS COSAS QUE HAS RECOPILADO O CAPTURADO.

Aclarar o Procesar, tan solo significa identificar los elementos que has capturado, pensar y decidir sobre que harás con ellos ponerles un título amigable, que te ayude a identificarlos y sacarlos de la bandeja de entrada. No nos ponemos a completar tareas, excepto las que nos vayan a llevar menos de 2 minutos. (Ver regla de los 2 minutos)

Toma el Primer elemento de la bandeja de entrada. No seas selectivo/a, el objetivo es vaciar la bandeja de entrada, por lo que puedes estar tranquilo/a de que no dejarás nada pendiente de procesar en ella.

Es importante no saltar o seleccionar lo que te interesa y dejar en la bandeja de entrada lo que no te interesa. Todo se trata y se procesa por igual, si lo haces de otro modo, el sistema no funcionará y dejarás en la bandeja de entrada los elementos que menos te gusten o que consideres complicados, ingratos o pesados. El sistema perderá su confiabilidad y su eficacia, finalmente terminarás por abandonarlo, debido a que siempre quedarán pendientes por hacer.

Selecciona el primer elemento de la bandeja de entrada y pregúntate si requiere una acción.

¿Es un elemento accionable? (por accionable entenderemos todos aquellos elementos que requieran de una acción ya sea por nuestra parte o por la parte de otros)

No, no es accionable: Entonces, hazte estas preguntas

1 · ¿Lo puedo eliminar?
Si: Elimínalo
No: Pregúntate si lo tienes que incubar o es material de referencia.

2 · ¿Lo tengo que incubar?
Si:
Muévelo a la lista algún día/Tal vez
No: Pregúntate si es material de referencia para tareas o proyectos.

3 · ¿Es material de referencia para completar tareas o proyectos?
Si:
Almacénalo en tu archivo de referencia
No: Seguramente tendrás que eliminarlo puesto que si no es accionable, tampoco lo puedes incubar y no es material de referencia, no tiene sentido que lo mantengas en el sistema.

Si, si que es accionable: En el caso de que el elemento seleccionado sea accionable, identifica el estado que mejor le convenga:

Decide cuál es la próxima acción necesaria para completar ese pendiente.

¿Lo tienes que hacer tu?
No: Delégalo a otra persona
Si: Analiza si te va a llevar menos de dos minutos completarlo

¿Te va a llevar menos de dos minutos completarlo?
Si:
Hazlo ahora
No: Analiza si es una tarea individual o un proyecto

¿Es un Proyecto?
Si:
Muévelo a la lista de proyectos
No: Es una tarea individual. Analiza si es una acción, o es un compromiso.

¿Es una Próxima Acción o un Compromiso?
Es una Próxima acción:
Mueve el elemento a la lista de Próximas acciones
Es un Compromiso: Muévelo al calendario o agenda.

A continuación, puedes ver una representación gráfica del flujo de trabajo en Getting Things Done®, para la toma de decisiones sobre los elementos que hemos capturado.

Representación gráfica del flujo de trabajo para la toma de decisiones sobre los elementos que hemos capturado en la bandeja de entrada.

 

Atención plena. Un elemento a la vez

Cuando proceses un elemento, tu atención debe estar centrada solamente en ese elemento que estás procesando. No proceses ni selecciones otros elementos y mucho menos varios elementos a la vez. Procesamos de uno en uno.

Nada vuelve a la bandeja de entrada

Ningún elemento vuelve a la bandeja de entrada. Cuando sacas o seleccionas un elemento de la bandeja de entrada, este no vuelve bajo ninguna circunstancia. Si tomas por costumbre volver a poner las cosas que no te gustan en la bandeja de entrada, caerás en un mal hábito y no te esforzarás en procesarlas de forma correcta. Esta etapa terminará por perder su eficacia y dejará de ser algo importante para ti.

Bonus: La Regla de los dos minutos

“Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente”. “Dos minutos” es una cifra orientativa, considerando que ese es también aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habría que invertir para introducirla en el sistema.


El tercer paso de GTD®, se ejecuta al mismo tiempo que el paso anterior (2 · Aclarar) y por lo tanto complementa ese punto.

Básicamente, Organizar, consiste en poner los elementos pendientes en los lugares adecuados. Getting Things Done®, maneja 7 listas o contenedores en los que almacenamos las tareas o material de referencia

  1. Bandeja de entrada
  2. Próximas Acciones
  3. Agenda o Calendario
  4. En espera
  5. Algún día / Tal vez (incubadora)
  6. Proyectos
  7. Material de referencia

Nirvana para GTD®, te ofrece un entorno completo de listas o contenedores acordes a la metodología GTD®, en los que podrás almacenar todas las cosas que hayas recopilado. Recordemos que por “Cosas” entendemos Tareas, Proyectos, Dossiers o folletos informativos, Acciones futuras, Eventos de calendario, contactos o contextos, pensamientos, ideas y cualquier cosa que te pueda venir a la cabeza o que te envíen otras personas, y que sea susceptible de convertirse en una acción o de ser almacenado para su posterior uso o revisión.

Nirvana para GTD®, te permite organizar toda esta información por listas o contenedores, y complementariamente puedes asignar un Área de responsabilidad (AOR) para crear una separación real entre elementos, basada en las distintas facetas de tu vida, de esta forma conseguirás enfocarte correctamente con lo que requiere tu atención cuando la requiere.

· Bandeja de entrada

Es el punto de partida, realmente la bandeja de entrada, cómo hemos visto anteriormente, es la encargada de devolver la tranquilidad a tu cerebro y de liberarte del estrés. Recopila y captura todo lo que llame tu atención y almacénalo en la bandeja de entrada hasta que lo proceses y organices.

· Lista de Próximas Acciones

La lista de Próximas acciones, almacenará todos los elementos que tienes que realizar a corto plazo, pero que no tienen una fecha concreta para ser realizados. Para que te sea más fácil elegir acciones de esta lista, debes indicar en cada acción el contexto, tiempo y energía que van a requerir para ser realizadas.

· Lista Agenda o Calendario

La lista Agenda o Calendario, almacenará solo las acciones que se tienen que realizar en una fecha y hora concreta, bien porque nos lo han pedido otras personas o bien porque nosotros nos hemos comprometido con otras personas. No pondremos acciones con fechas subjetivas. Recuerda que las fechas subjetivas son las fechas que nos auto imponemos, o inventamos nosotros mismos y que no tienen un compromiso real con nadie, simplemente las usamos cómo medio de planificación. Las fechas subjetivas son un error en toda regla.

· Lista en espera

La lista en espera, almacenará las acciones que hemos delegado a otras personas, pero que siguen siendo nuestra responsabilidad. Es una lista de seguimiento, para poder mantener la pista a este tipo de acciones y que no nos exploten las cosas por culpa de que otros no han cumplido y nosotros no nos hemos acordado de seguirlas debidamente.

· Lista Algún día / Tal vez

La lista Algún día / Tal vez, es la Incubadora. En esta lista, pondremos las cosas que no requieren nuestra atención ahora, pero que en un futuro volveremos a querer reconsiderar.

· Listas de Proyectos

Getting Things Done®, dice que si una acción requiere más de un paso, es un proyecto. Nirvana para GTD, dispone de una lista de Proyectos en la cual podrás desarrollar las acciones necesarias para completarlos y llegar al resultado final.

· Material de Referencia

El contenedor de Material de Referencia, sirve para que puedas almacenar todo aquello que puedas necesitar o que te sirva de ayuda para avanzar y completar tus tareas y proyectos. En las listas de referencia de Nirvana para GTD, puedes almacenar Checklist con procesos simples o complejos, enlaces o textos a modo de bloc de notas.

Bonus: Contextos

Los contextos, son herramientas, personas, lugares o cosas necesarios par completar nuestras Próximas Acciones. Algunos ejemplos de Contexto son:

@Ordenador, @Teléfono, @Casa, @Oficina, @Hijos, @Jefe, @Esposa

Los contextos son y se manejan cómo etiquetas y sirven para poder filtrar tu lista de Próximas Acciones. Imagina que tienes una lista completa con 70 Próximas Acciones.

Seleccionas el contexto @Teléfono, y se ocultan todas las acciones que no tengan que ver con @Teléfono, dejando sólo visibles 5 Próximas Acciones. Genial ¿eh?!!!!!

!!! Recuerda, los contextos sólo se ponen en los elementos de la lista Próximas Acciones.

Bonus: Tiempo y Energía

Nirvana para GTD, contempla la posibilidad de poder indicar el tiempo estimado para desarrollar una tarea, así cómo la energía requerida. Al igual que sucede con los contextos, el tiempo y la energía son herramientas adicionales para poder filtrar tus próximas acciones, de esta forma puedes llegar a simplificar largas listas de tareas aplicando filtros al estilo:

@Ordenador > Tiempo:15’ > Energía: Media

Esta secuencia mostraría solo las tareas que se encuentran en el contexto @Ordenador, con un tiempo estimado de 15 minutos de duración y un nivel de energía medio para su realización.


El cuarto paso de Getting Things Done®, consiste en Reflexionar. En las primeras ediciones de GTD®, esta etapa se denominaba: Revisar. Tu sistema GTD®, tiene que estar siempre listo y preparado para que sea la herramienta clave de tu productividad. Para ello, es necesario revisar el sistema tan a menudo cómo te sea posible y necesites para poder confiar en el y tener todo bajo control. La Revisión o Reflexión, te permite tener una “Foto” del estado actual de tus Próximas Acciones, Acciones a la espera, Compromisos, Proyectos, Material incubado y Material de Referencia.

La revisión, es uno de los hábitos más difíciles de conseguir, y gran parte de los GTDistas fallan en este hábito tan importante.

Tu sistema GTD®, se irá vaciando de tareas y proyectos a medida que los vayas completando, pero también se irá llenando de nuevas ideas, nuevos pensamientos, nuevas tareas, nuevos proyectos. Es por ese motivo que tu sistema GTD®, es un sistema vivo. Si no lo revisas con cierta frecuencia, el sistema se descontrolará, se irá degradando poco a poco y terminará por perder su eficacia.

Volverás al caos y descontrol que reinaba en tu vida antes de empezar a Capturar, Aclarar y Organizar, y por tanto todo lo que habrás hecho no habrá servido de nada.

¿Cuando y sobre qué debo reflexionar?

Tiempo necesario y ubicación

Algo muy importante que debes tener en cuenta para realizar el proceso de reflexión, es que en función de lo complejo que sea tu sistema y del número de acciones y proyectos que contenga, necesitarás disponer de 1 a 2 horas aproximadamente para poder realizar todo el proceso. Es importante también que dispongas de una estancia cómoda y sin interrupciones en la que puedas “aislarte” para realizar el proceso de Reflexión o Revisión, de forma concentrada y prestando tu máxima atención.

¿Cuando Reflexionar o Revisar?

David Allen, propone tres tipos de Reflexiones o Revisiones, no obstante en función de tus necesidades, puedes modificar la frecuencia de las mismas.

Una Reflexión o Revisión diaria: Revisa brevemente cada día tu sistema principal de listas, una revisión de no más de 10 – 15 minutos, te ayudará a mantener el sistema organizado diariamente y te pondrá alerta sobre los elementos a corto plazo que requieran tu atención. Procesa todo lo que tengas pendiente de procesar en la bandeja de entrada. Una vez procesada la bandeja de entrada, revisa las principales listas de acción. La más importante es la lista Agenda o Calendario ya que en esta lista encontrarás los compromisos que has adquirido para ese día o para días pasados y futuros. En caso de que te encuentres elementos del calendario vencidos y que no hayas podido atenderlos debidamente, revísalos y actualiza sus fechas. También es importante revisar la lista A la espera, por si hay alguna cosa que debería haber sido entregada ya y todavía no la has recibido, y cómo no, la lista de Próximas Acciones, mediante la cual podrás dar respuesta a la pregunta: ¿Ahora qué tendría que hacer?. Con revisar estas listas, será suficiente para tener una revisión diaria completa y asegurarte de que tienes todo bajo control.

Una Reflexión o Revisión Semanal: La Revisión semanal, es cómo la revisión diaria pero ampliada. Es la más importante, es la clave de tu sistema GTD®, y consiste en revisar todo tu sistema al completo. Bandeja de entrada, Próximas Acciones, Calendario, Acciones delegadas, Proyectos e Incubadora. El objetivo es que en cada revisión semanal, tu sistema esté completamente actualizado y organizado. La Revisión semanal consta de una serie de pasos en los que también se incluyen los procesos de Capturar, Aclarar, Organizar y Reflexionar.

  1. Captura: en tu bandeja de entrada de Nirvana para GTD todos los papeles, tickets, facturas, folletos, documentos, etc que has recogido durante la semana y que todavía no has añadido a la bandeja de entrada. Haz lo mismo con todos los E-mails que tengas pendientes de capturar, así como las páginas web, mensajes de WhatsApp o Redes Sociales. Vuelve a repetir el proceso con todas las ideas y pensamientos que ronden por tu cabeza y que sean susceptibles de convertirse en una acción. Recuerda que para capturar los papeles físicos, puedes hacerles una fotografía con tu Smartphone y enviarlos a una libreta de Evernote cómo material de referencia, para enlazarlos con tus tareas de Nirvana para GTD.
  2. Aclara y Organiza: todos los nuevos elementos, que has añadido a la bandeja de entrada de Nirvana para GTD, tal y cómo viste y se describió en el paso 2. Aclara que es cada cosa y aplica el paso 3 Organiza los elementos en sus correspondientes contenedores. Define @Contexto, Tiempo y Energía, para los elementos de tu lista de Próximas acciones.
  3. Revisa la Agenda o Calendario:, Comprueba si los compromisos de la semana anterior están bien cerrados o si por el contrario requieren de algún paso adicional. Revisa si algún elemento de la semana anterior quedó sin cumplirse, y reajusta fechas en función de su vencimiento. Revisa los elementos previstos para la próxima semana y analiza si necesitan algún paso previo, documento o informe para ser completados.
  4. Revisa tus Listas principales: Revisa la lista de Próximas Acciones, verifica que todas las Próximas Acciones tienen asignado @Contexto, Tiempo y Energía, para poder hacer una buena selección cuando necesites responder a la pregunta ¿Qué hago ahora?. Revisa si alguna de las Próximas Acciones tiene que reconvertirse en un elemento de la Agenda o Calendario o si por el contrario, finalmente hay que desestimar y desechar a la papelera alguna Próxima Acción. Revisa también la lista a la espera, para hacer un seguimiento de las tareas que has delegado a otras personas y de las que todavía no has obtenido respuesta.
  5. Revisa tu lista de Proyectos: Revisa tu lista de proyectos, completa los que hayan finalizado, y añade los nuevos proyectos que hayan surgido durante esta semana. Para que puedas avanzar en tus metas y objetivos, tienes que asegurarte de que al menos cada proyecto tiene una tarea activada. Nirvana para GTD®, te permite configurar los proyectos cómo secuenciales o paralelos. Si configuras los proyectos cómo secuenciales, Nirvana para GTD®, seleccionará la primera acción de cada proyecto y la pondrá disponible en tu lista de Próximas Acciones. De esta forma, Nirvana para GTD®, te ayudará a avanzar en tus proyectos y tus objetivos.
  6. Revisa la incubadora: La lista Algún día / Tal Vez… es la incubadora. A esta lista van a parar las cosas que te gustaría hacer a largo plazo y para las cuales todavía no tienes fecha o simplemente las cosas que todavía no quieres activar, pero deseas que aparezcan en tu radar para no perderles la pista. Activa las acciones o proyectos en los que creas que puedes o te apetece empezar a trabajar. Elimina las acciones que ya no representen un interés para ti y sobre las cuales tengas claro que ya no quieres tomar acción.
  7. Vacía tu mente: Seguro que durante todo este proceso, tu mente se ha vuelto a llenar de ideas y proyectos, vuelve a repetir los pasos 1 y 2 Capturando, Aclarando y Organizando todos los nuevos pensamientos que han venido a tu cerebro mientras realizabas este ejercicio de revisión.

Haz clic aquí y accede al Checklist de ayuda para hacer la Revisión Semanal


Una Reflexión o Revisión Mensual, Trimestral o Semestral: Esta revisión complementa a la revisión semanal y se centra en revisar aspectos más profundos de tu sistema GTD® cómo es la parte dedicada a la Perspectiva. La frecuencia de esta revisión, deberás definirla tu en función y en base a tus criterios, a lo que quieres conseguir en el corto, medio y largo plazo.

La metodología Getting Things Done®, se puede dividir en dos enfoques.

    1. Control
    2. Perspectiva

Control

El enfoque centrado en el Control, se encarga de mantener al día y controlada toda tu actividad diaria. Básicamente y en esencia el Control, se encarga de la gestión de las listas o contenedores que hemos visto hasta ahora en el día a día.

Perspectiva

El enfoque centrado en la Perspectiva, se basa en horizontes más amplios, definiendo lo que se conoce cómo los 6 Niveles de altitud o horizontes de enfoque. Dada la profundidad que requiere la revisión de estos horizontes, esta revisión se realiza con menor frecuencia y no se incluye en la revisión semanal, no obstante es bueno tener presente la realización de esta revisión para poder estar alineados con nuestras metas, objetivos y propósito de vida. Una de las ventajas que nos ofrece esta revisión es la de poder alinearnos a nuestro propósito general, y tomar acciones correctivas, para reconducir cambios o desviaciones que puedan afectar al objetivo final del propósito general.

La metodología Getting Things Done®, no contempla ningún tipo de sistema de priorización o urgencia, ya que está demostrado que hoy en día, los sistemas basados en prioridades, están totalmente obsoletos. Por contra, GTD®, propone un sistema de gestión basado en la visión global de todo el conjunto actual y futuro, y por lo tanto de la alineación de nuestras acciones y proyectos a corto plazo, con la alineación de las áreas de responsabilidad, proyectos a largo plazo, y propósito de vida. El sentido de las acciones en GTD puede ser de abajo hacia arriba o de arriba hacia abajo. Lo importante es que no estemos ocupados haciendo cosas que no nos lleven a ningún resultado, si no que nuestras acciones y proyectos, hagan que lleguemos a conseguir nuestras metas, sueños y objetivos y por tanto nuestro propósito, aportando significado a nuestra vida. Al final, GTD®, se convierte en un estilo de vida, haciendo que prácticamente todo lo que hagas, tenga sentido, y evitando que destines tiempo y recursos en hacer cosas por las que no obtendrás recompensa..

Así pues, el enfoque centrado en la perspectiva, se centra en controlar estos 6 horizontes de enfoque:

6 · Propósito de Vida: El propósito de vida, representa un planteamiento filosófico, pero es necesario hacérselo. Para poder encontrar tu propósito, tendrás que reflexionar profundamente contigo mismo/a. Este nivel asusta a muchas personas y muchas de ellas lo dejan en blanco porque no saben que poner. Identifica tu propósito de vida, que te gustaría conseguir o hacer y anótalo. En Nirvana para GTD®, puedes crear una lista de referencia con la definición de tu propósito de vida, así cómo la definición de otros niveles inferiores para tenerlas siempre a mano y recordar porqué haces lo que haces y para qué lo haces.

5 · Visión de 3 a 5 años: Este nivel de enfoque, nos proporcionará una perspectiva de nuestra vida a entre 3 y 5 años vista. Apunta y define qué te gustaría conseguir o a dónde te gustaría llegar dentro de 5 años en todos los planos de tu vida: Personal, Profesional, Familiar, etc… no te dejes nada. Este nivel de enfoque representa tus objetivos a largo plazo y por tanto para llegar a tu propósito de vida, previamente debes de haber cumplido estos objetivos.

4 · Objetivos Anuales o Bianuales: Este nivel de enfoque contempla tus metas y objetivos a corto plazo, por ejemplo la lista de buenos propósitos que te haces cada final de año, podrías ponerla en este nivel de enfoque. Define estos objetivos y empieza a crear tus primeras acciones. Estos objetivos, también tendrían que estar alineados con la visión de 3 a 5 años, para asegurarte de que poco a poco vas ascendiendo hacia la consecución de tu propósito.

3 · Áreas de Responsabilidad: Todas tus Acciones y Proyectos, deberían estar relacionados con un área de responsabilidad para permitirte avanzar hacia tus objetivos enfocando los esfuerzos y recursos de forma correcta. Nirvana para GTD®, es de las pocas aplicaciones que permiten definir Áreas de Responsabilidad para que todas las acciones y proyectos estén debidamente relacionados con su correspondiente área de enfoque. ¿Qué es un Área de Responsabilidad?: Entendemos por Área de Responsabilidad, cualquier faceta de tu vida en la que quieras mejorar el rendimiento y mantener bajo control. Algunos ejemplos de Área de Responsabilidad pueden ser: Familia / Finanzas / Trabajo / Salud / Pareja / Estudios … lo normal es tener entre 8 a 10 Áreas de Responsabilidad, no obstante cada persona es diferente y habrá personas que tengan 5 y otras que tengan 15. Nirvana para GTD®, permite mostrar u ocultar tareas, proyectos y listas de referencia en función de la Área de Responsabilidad que se tenga seleccionada.

2 · Proyectos Actuales: Dice David Allen en sus libros que un Proyecto, es cualquier resultado que necesite más de un paso para llevarse a cabo. Este nivel de enfoque, contempla todos los proyectos que estamos llevando a cabo actualmente y que se encuentran activos.

1 · Acciones Actuales: Este es el nivel más bajo de enfoque en la parte de Perspectiva. Las acciones actuales son las que se encuentran en las listas de Próximas Acciones, Agenda y A la Espera. Es tu día a día.

Cómo puedes ver, el enfoque basado en Perspectiva tiene bastante densidad, por lo que la revisión de estos niveles de enfoque, se debe de realizar a parte de la revisión semanal. Normalmente esta revisión se realiza en periodos de tiempo más largos cómo pueden ser una vez al mes, cada trimestre, o cada seis meses. Cada persona debe de encontrar la frecuencia que mejor le vaya para realizar esta revisión. Si se realiza cada poco tiempo por obligación, perderá su sentido porque no será eficaz.

A continuación encontrarás una representación gráfica de los 6 niveles de altitud u horizontes de enfoque

Bonus

Mientras estamos en ”Modo Reflexión o Revisión”, NO COMPLETAMOS TAREAS, simplemente nos limitamos a revisar el sistema. La única excepción para completar tareas, es para las tareas que cumplan la Regla de los 2 minutos. Fuera de las tareas que cumplan esa condición, nos centramos única y exclusivamente en Revisar nuestro sistema.

Reflexionar, está estrechamente ligado con tus metas y objetivos

El motivo por el que la gente fracasa estrepitosamente con este hábito, es porque representa la adquisición de un compromiso constante consigo mismo. Al final, de lo que se trata es de que tus tareas y proyectos, se alineen con tu propósito de vida y con niveles más altos de responsabilidad. Para lograrlo, es necesario revisar el sistema con frecuencia y realizar los cambios y ajustes necesarios para que todo fluya como es debido. Estar ocupado haciendo tareas y proyectos, no necesariamente tiene porque estar ligado con tus metas y objetivos, y puede incurrir en que estés malgastando esfuerzos o destinando recursos a cosas que realmente no terminarán por aportarte nada.

Revisa el sistema a tu ritmo pero se constante, sólo la práctica te proporcionará las pautas necesarias para saber cuándo, con qué frecuencia y sobre qué debes reflexionar.


El quinto y último paso de la metodología GTD®, consiste en Ejecutar, o Hacer. Utiliza tu sistema GTD®, para elegir que hacer o que no hacer en cada momento.

Al empezar el día…

  1. Lista Agenda o Calendario: Revisa tu lista Agenda o Calendario para ver qué compromisos has adquirido hoy.
  2. Lista a la Espera: Revisa tu lista a la espera y reclama los elementos delegados que ya tendrías que haber recibido y de los que todavía no tienes noticias.
  3. Lista Próximas Acciones: Una vez revisadas las listas anteriores, abre tu lista de próximas acciones y elige la Próxima tareas en la que vas a trabajar, en base al @Contexto en el que te encuentres, la energía y el tiempo disponibles.

GTD® y Getting Things Done® son marcas registradas de la David Allen Company. Josep Maria Martínez no está afiliado ni respaldado por la David Allen Company.