¿Necesitas un gestor de tareas y proyectos, que sea colaborativo y que probablemente ya esté incluido en tu suscripción de Microsoft 365, con lo cual te vas a ahorrar tener que pagar licencias adicionales?

Felicidades, probablemente tu suscripción de Microsoft 365 ya incluya Microsoft Planner.

Pero… ¿Qué es Microsoft Planner y como puede ayudaros a ti y a tu equipo?

Microsoft Planner es la alternativa a  Microsoft Project, Excel Trello o Asana para la gestión de tareas y proyectos en equipo o de forma individual.

Gracias a los tableros Kanban, con Microsoft Planner podrás organizar el trabajo en grupos y categorizarlo en función del estado.

Además, como Microsoft Planner forma parte de la suite Microsoft 365, cada tablero de Planner tiene asociado un grupo de Microsoft Outlook, un espacio de Microsoft Sharepoint, un grupo de Microsoft Teams y un bloc de notas de Onenote, para que el trabajo disponga de todos los recursos necesarios para colaborar, almacenar y comunicar correcta y eficientemente.

Si eres el responsable de gestionar el trabajo de tu equipo, con Microsoft Planner, podrás tener una visión global y monitorizar el trabajo de cada miembro de tu equipo, además de consultar la información en diferentes tipos de gráficas.

Tanto si tu equipo está en el mismo edificio que tu o por el contrario, está repartido por distintas ubicaciones gracias al teletrabajo, con Microsoft Planner, podrás crear tareas o proyectos y asignarlos a los miembros de tu equipo, además de controlar quién está haciendo que, para evitar duplicar el trabajo o que no se esté haciendo el trabajo correcto en el momento adecuado.

Si estás pensando en utilizar Microsoft Project para administrar los proyectos de tu equipo o si ya lo estás utilizando, pero crees que no lo estás aprovechando y te gustaría que alguien con más conocimiento y experiencia con la herramienta te ayude y asesore para configurar tus equipos y proyectos de la manera más efectiva, estas en el sitio correcto.

Si quieres pasar menos tiempo preocupándote por el funcionamiento y la configuración de la herramienta, y deseas pasar más tiempo administrando el trabajo, enfocarte en lo más importante y hacer lo que verdaderamente importa para hacer crecer tu negocio, hablemos y te mostraré como usar Microsoft Planner para potenciar a tu equipo.

¿Qué podemos hacer juntos?

Formar a tus equipos en la utilización de Microsoft Planner
En esencia Microsoft Planner es sencillo e intuitivo, todo y con eso puede que se te haga cuesta arriba descubrir todas sus posibilidades.
La adopción de una nueva herramienta y el éxito de su implantación, depende en parte del grado de conocimiento e implicación que tengan los miembros o usuarios de la plataforma.

De por si, ya sabes que como humanos, nuestra primera reacción natural ante los cambios es el rechazo. Por ello, si tu equipo o equipos, no saben utilizar Microsoft Planner, o su utilización se les hace cuesta arriba por desconocimiento, hay un alto porcentaje de probabilidades de que la implantación de Microsoft Planner, sea un fracaso.

Es de vital importancia que tú equipo conozca cómo se utiliza la herramienta, para que vean los beneficios que esta les puede aportar. La formación y capacitación de tus equipos es vital para que la implementación de Microsoft Planner en tu compañía sea un éxito.

Agilizar procesos y establecer flujos de trabajo
Me gusta mucho utilizar esta analogía… una bombilla solo tiene dos estados (encendido o apagado). ¿Cuántos estados crees que puede tener una tarea?… si tu respuesta es “Pendiente” y “Hecho”, déjame decirte que estás equivocado/a.

Las tareas son algo vivo, y pueden tener varios estados, por ejemplo… Pendiente, en curso, bloqueada, a la espera, programada, en revisión, descartada, aceptada…. ¿sigo?

Juntos evaluaremos los procesos clave en cada equipo o departamento y los convertiremos en “estados” por los que pueden pasar las tareas a modo de flujos de trabajo tangibles en Microsoft Planner.

¿Porqué te puedo ayudar con Microsoft Planner?

No, no soy Planner Certified, ni Planner Ambassador o Planner Leader
Y no porque no quiera, si no porque no hay una certificación de Microsoft para Planner.
Si que soy Consultor Certificado Asana, y Trello Leader, Planner en esencia funciona prácticamente igual que cualquiera de las herramientas que te he mencionado, por lo que a la práctica utilizar Microsoft Planner, sería como utilizar Trello o Asana. Tienen características similares.

Utilizo Microsoft Planner para gestionar mis propios Proyectos y Tareas
Si!, tengo cuenta de Microsoft 365 Empresa Estándar que entre otros incluye Microsoft Planner. Utilizo Microsoft Planner en mi día a día para gestionar mis tareas y mis proyectos personales, mi web, (esta web) mi Podcast, mis finanzas, las tareas o arreglos de mi casa, las tareas familiares, mis metas y objetivos, mi lista de libros, etc…  Por lo tanto, conozco Microsoft Planner muy muy bien y creo que si necesitas utilizarlo, puedo ayudarte en su implementación.

No tienes tiempo y lo sabes
Te gustaría hacerlo por ti mismo, pero no tienes el tiempo y la paciencia suficientes y prefieres ahorrarte el camino y el aprendizaje autodidacta para evitar errores y malos hábitos. Tu y tu equipo ahorrareis tiempo y acelerareis vuestro aprendizaje. En poco tiempo estaréis utilizando Asana como verdaderos profesionales, a la vez que exprimiréis sus características y capacidades.

No te voy a vender lo que no necesites
Básicamente, porque Microsoft Planner seguramente ya va incluido en tu suscripción de Microsoft 365*.
Eso sí, si quieres utilizar Microsoft Planner y este no está incluido en tu suscripción de Microsoft 365, tendrás que pasar a un modelo de suscripción que si lo tenga incluido.

*Microsoft Planner no se incluye en algunos de los planes de suscripción de Microsoft 365. Por favor, revisa y asegúrate de que Microsoft Planner está incluido en tu suscripción de Microsoft 365.

Beneficios de implementar Planner en tus equipos

Estructura y organiza el trabajo de tu equipo
Cuando hayas implementado Planner en tus equipos y Planner forme parte de vuestro día a día, podrás sentir la tranquilidad de tener el trabajo organizado y repartido de forma eficiente a todos los niveles.  Gerencia, Operaciones, Administración, Comercial, Atención al Cliente, Almacén… Controla y gestiona el trabajo a todos los niveles de tu organización mediante equipos y departamentos.

Claridad y sintonía
Haz que todos estén en la misma frecuencia y trabajando hacia el mismo objetivo. Planner te ofrece una forma visual de compartir tus metas y objetivos.

No más Excel, no más Emails
Microsoft Excel® y el Email, pasarán a un segundo plano y tendrán la importancia que se merecen. 

Di adiós a la gestión de tareas y proyectos con Excel®, di adiós a conversaciones interminables por email para tomar decisiones o estar informado sobre algún tema. Con Planner los proyectos toman el control de la situación, y permiten que los miembros de tu organización sepan en qué proyectos y tareas deben trabajar en cada momento. Los comentarios y conversaciones referentes a proyectos y tareas quedan integrados y localizados propiamente en Planner dentro de cada tarea, para que la información relevante esté dónde debe estar.

Toma más y mejores decisiones
Toma mejores decisiones y más rápido al poder ver en qué situación están los proyectos y tareas clave que harán avanzar a tus equipos hacia las metas y objetivos de la compañía.

Asigna responsabilidades
Cuando todos saben quién tiene que hacer qué y para cuando lo tiene que hacer, estás facilitando un flujo de información muy valioso para tu equipo. Todos sabrán quién es el responsable de ejecutar y terminar un proyecto o tarea y se terminarán los correos electrónicos preguntando quién se está encargando de algo y cuando hay que entregarlo. Además, al tener claros los proyectos y tareas en los que tienen que trabajar los miembros de tu equipo, evitarás los problemas típicos y las excusas del tipo: “No sabía que tenía que trabajar en eso” o “eso no es mi responsabilidad”.