Qué es la Metodología Kanban?

La Metodología Kanban es un enfoque para la optimización de los flujos de trabajo, diseñado para mejorar la eficiencia y la productividad de un equipo.

Está basado en el concepto de «limitar el trabajo en proceso» (WIP) para mejorar la velocidad, la calidad y la visibilidad.

Esto se logra mediante la creación de un tablero Kanban que muestra el progreso de los proyectos a medida que avanzan a través de las etapas de trabajo.

Los equipos usan el tablero para identificar que tareas están en progreso, quién está trabajando en ellas y qué otros recursos se necesitan para completarlas. Esta visibilidad ayuda a los equipos a trabajar juntos de forma más colaborativa y promueve la comunicación y el compromiso para asegurar que los proyectos se completen dentro de los plazos establecidos.

Dónde Nació el Método Kanban?

El método Kanban fue originariamente desarrollado por Taiichi Ohno en los años 50 en la empresa Toyota.

La idea fue crear un sistema para mejorar la eficiencia en la manufactura. El sistema de Kanban permitió a Toyota controlar los flujos de trabajo y mejorar el rendimiento de la empresa.

En los años 90, la metodología Kanban ganó popularidad en el ámbito del desarrollo de software. Esto se debe a que los equipos de desarrollo estaban enfrentando los mismos desafíos que Toyota había enfrentado décadas antes: cómo mejorar la eficiencia y la productividad. Al adaptar el sistema Kanban para el desarrollo de software, los equipos pudieron hacer uso de sus herramientas para mejorar la velocidad, la calidad y la visibilidad de los proyectos de software.

La Versatilidad de la Metodología Kanban

A lo largo de los años, el método Kanban ha demostrado su versatilidad al extenderse de sus orígenes en los procesos manufactureros y el desarrollo de software a prácticamente cualquier sector de la industria y el trabajo del conocimiento.

Los equipos de todo el mundo han usado los tableros Kanban para mejorar los flujos de trabajo, aumentar la colaboración y la comunicación, y acelerar la velocidad de los proyectos.

La Metodología Kanban puede ser utilizada para proyectos de cualquier tamaño, desde tareas pequeñas hasta proyectos a gran escala. Esto hace que sea una herramienta útil para equipos que trabajan en proyectos de tecnología, marketing, diseño, producción, ventas y más.

Además, los equipos pueden usar el tablero Kanban para realizar un seguimiento de las métricas clave, como el tiempo de entrega promedio, el tiempo de cumplimiento y la satisfacción del cliente, para medir el rendimiento de los proyectos y establecer objetivos de mejora.

Al tener una mejor visibilidad de los proyectos, los equipos pueden trabajar de forma más colaborativa para mejorar el rendimiento y los resultados.

Kanban y los niños

La Metodología Kanban es una excelente herramienta para ayudar a los niños a ser más organizados y eficientes en sus tareas escolares y en las tareas que se les encomiendan en casa para ayudar a los padres.

Esta metodología les permite ver todas sus tareas y responsabilidades de una forma visual y clara, permitiéndoles priorizar y planificar su trabajo de forma eficaz.

Además, el uso de la Metodología Kanban les ayuda a desarrollar habilidades como la planificación, gestión del tiempo, organización y trabajo en equipo. Estas habilidades son muy importantes para los niños, ya que les ayudarán a tener éxito en la escuela y en sus carreras profesionales. El echo de conocer el funcionamiento de estas metodologías de gestión, puede aportar a los niños cierta ventaja respecto a otros que no conozcan estos sistemas de organización.

Herramientas Kanban Friendly

Existen una variedad de herramientas y servicios que se pueden utilizar para trabajar con un tablero Kanban. Algunas de estas herramientas incluyen ClickUp, Trello, JIRA, Microsoft Planner, Asana, Kanban tool o Kanbanize.

Estas herramientas proporcionan un tablero Kanban en línea que los equipos pueden usar para realizar un seguimiento de los proyectos y compartir información entre los miembros del equipo.

Estas herramientas también permiten a los equipos realizar un seguimiento de las métricas clave, como el tiempo de entrega y el tiempo de cumplimiento, para medir el rendimiento de los proyectos y establecer objetivos de mejora.

¿Por qué me gusta la metodología Kanban?

Ya hemos visto que la metodología Kanban es una herramienta de gestión de proyectos extremadamente útil para optimizar el flujo de trabajo.

Esta herramienta ha sido utilizada por muchas empresas con éxito y, por lo tanto, es una excelente forma de mejorar la productividad.

A continuación, quiero darte mis 10 razones por las que me gusta la metodología Kanban.

Flexibilidad

Kanban se adapta a las necesidades de cualquier equipo de trabajo. Esta flexibilidad hace que sea fácil de usar para una variedad de proyectos y la capacidad de personalizar la metodología según las necesidades de cada equipo.

Enfoque centrado en el trabajo

La metodología Kanban se centra en el trabajo en lugar de en la planificación según la teoría. Esto hace que sea fácil de implementar y de entender para los miembros del equipo.

Mejora del flujo de trabajo

La metodología Kanban ofrece una forma sencilla de mejorar el flujo de trabajo. Esto facilita que los integrantes del equipo, puedan seguir el progreso de los proyectos y asegurarse de que los tiempos de entrega se cumplen

Visualización de los datos

Kanban ofrece una forma visual de ver el progreso de los proyectos. Esto hace que sea más fácil para los miembros del equipo identificar los cuellos de botella en el proceso de trabajo y tomar medidas para solucionarlos.

Reducción de tiempo de entrega

La metodología Kanban ayuda a reducir el tiempo de entrega de los proyectos al permitir las personas se centren en las tareas más importantes. Esto permite que el equipo trabaje de forma más eficiente y ahorre tiempo.

Mejora de la comunicación

La metodología Kanban mejora la comunicación entre los miembros del equipo al permitirles compartir información y discutir ideas de forma rápida y eficiente.

Automatización del seguimiento

La metodología Kanban incluye herramientas de automatización de seguimiento de proyectos que permiten al equipo mantener un seguimiento preciso de los proyectos. Esto hace que sea más fácil para los miembros del equipo comprender el progreso de los proyectos.

Mejora del rendimiento

La metodología Kanban mejora el rendimiento del equipo al permitir a los integrantes del equipo comprender mejor el flujo de trabajo y centrarse en el trabajo en lugar de en la planificación. Esto permite al equipo trabajar más eficientemente y mejora su rendimiento.

Limitación de los errores

La metodología Kanban minimiza los errores al proporcionar una forma estructurada de seguimiento de los proyectos. Esto hace que sea más fácil para los miembros del equipo identificar y corregir los errores antes de que afecten al proyecto.

Mejora de la motivación

Kanban mejora la motivación del equipo al permitirles ver el progreso de los proyectos de manera visual. Esto ayuda a los miembros del equipo a sentirse más motivados y comprometidos con el éxito del proyecto.

Adaptación básica de Kanban para un uso personal e individual

Kanban también se puede adaptar para uso individual y personal, no es necesario que trabajes en equipo para que puedas aplicar los principios de Kanban.

Definición de tareas

La primera parte de la adaptación de Kanban para un uso personal es definir las tareas que deben realizarse. Esto involucra la creación de una lista de tareas, la priorización de los elementos de la lista y la asignación de fechas límite a las tareas que deban llevar una fecha de vencimiento.

Tablero de Kanban

Una vez que hayamos definido nuestras tareas, podemos crear un tablero de Kanban para ayudarnos a organizar nuestro trabajo. Esto involucra la creación de columnas en el tablero que representen diferentes etapas del proceso, por ejemplo podemos empezar por definir un sencillo flujo con las siguientes columnas:

Pendiente > En curso > Completado

Este flujo es muy básico pero puede ser útil para algunas personas que no busquen complicaciones, también puede ser útil para algunos escenarios básicos.

Lo bueno de Kanban es que podemos adaptarlo en base a nuestras necesidades, y por adaptarlo a nuestras necesidades quiero decir que también es posible readaptar el flujo de trabajo si nuestro contexto lo requiere, por ejemplo por algo un poco más complejo estilo:

Pendiente > Próximo > Priorizado > En curso > Pausado > Bloqueado > Programado > Completado

Debemos pensar que las tareas no son binarias, es decir, no son 0 o 1, pendiente o completado, encendido o apagado.

Las tareas pueden pasar por muchos estados o etapas durante su vida antes de ser completadas.

Administración de tareas

Una vez que hayamos creado un tablero de Kanban, los pasos siguientes son agregar tareas al tablero, priorizar las tareas y administrar los plazos. Esto implica ajustar la prioridad de las tareas y asegurarse de que se cumplan los plazos.

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Disclaimer

Valga decir que todo mi conocimiento sobre la metodología Kanban es autodidacta y empírico, no me considero ningún experto en esta metodología, y te pido disculpas si eres experto/a en Kanban y has detectado algún error, en ese caso te agradeceré que contactes conmigo para darme las indicaciones adecuadas y poder corregir mi error.