Crea tu CRM Con clickup

Hola ClickUpper!!

Te sorprenderías de la cantidad de empresas y negocios que no utilizan un software CRM en su día a día para gestionar las relaciones con sus clientes.

¿Te gustaría tener una herramienta que te permita saber todos los tratos que has iniciado con tus clientes, los importes, cuantos de estos tratos se han cerrado satisfactoriamente o cuantos de estos tratos se han perdido?

Por ejemplo, imagina que un cliente contacta contigo o con tu empresa porque está interesado en tus productos o servicios.

Un CRM te permite tener todo el historial de las conversaciones y comunicaciones que has mantenido con ese cliente referente a las peticiones que te ha realizado.

Mucha gente, erróneamente cree que CRM, hace referencia a un software o programa en si. Sin embargo, CRM, es todo un proceso, de hecho el acrónimo CRM, viene de las siglas en inglés «Customer Relationship Management» (Gestión de relaciones con los clientes).

Startups, pequeñas y medianas empresas o multinacionales alrededor del mundo, utilizan herramientas CRM para administrar y gestionar las interacciones con sus clientes. Gracias a esa gestión pueden analizar que funciona y que no en sus procesos comerciales y en sus relaciones con los clientes, pueden analizar porqué ganan oportunidades comerciales y porque las pierden entre otras muchas cosas.

¿Eres de los que no hace seguimiento cuando un cliente pide un presupuesto simplemente porque se te olvida?, con un CRM ya no se te va a olvidar y podrás hacer seguimiento de la oportunidad comercial hasta su cierre, ya sea positivo o negativo.

En esta era totalmente digitalizada, la atención al cliente es de suma importancia para tu negocio, porque si no sabes lo que sucede entre tu cliente y tu, ya sea bueno o malo, estás perdido. Si es bueno, un CRM, te permitirá seguir haciendo las cosas bien y hasta mejorarlas, si es malo, el cliente no dudará en marcharse y tu no tendrás tan siquiera tiempo de reacción.

Los CRM están en las listas de tecnologías más importantes disponibles para las empresas, gracias a que la forma que tienen de gestionar y utilizar la información de los clientes, permite a sus usuarios administrar cuentas (clientes) y oportunidades comerciales desde un solo lugar.

Mi recomendación es que si realmente deseas utilizar un CRM, sin dudarlo te decidas por alguna solución específica y dedicada de entre todas las existentes en el mercado. Salesforce, Pipedrive son solo algunas de las propuestas.

Por contra, si tu presupuesto es extremadamente bajo y por ahora no quieres o no puedes permitirte utilizar una herramienta específica como las que te he mencionado anteriormente, debes saber que con herramientas «generalistas» se puede llegar a montar o crear un CRM básico.

El número de funcionalidades que pueda ofrecer esta solución alternativa, dependerá en gran medida de las opciones que ofrezca esa herramienta «generalista». Por supuesto debes de tener en cuenta que una herramienta «generalista», no sustituirá a una herramienta CRM específica, pero por lo menos, te permitirá realizar seguimientos sobre oportunidades de venta realizadas.

Por ejemplo, puedes montar un CRM básico con Trello, Asana o ClickUp, pero cada una de ellas te ofrecerá distintas limitaciones y opciones a la hora de visualizar la información dado que no son herramientas CRM específicas.

¿ClickUp, Trello o Asana pueden servir como un CRM básico?, hombre, pues si, claro, mejor que no utilizar nada, seguro que te podrán ser de ayuda.

Está claro que cualquier herramienta que utilices con ese fin, por básica que sea, será de ayuda y proporcionará un plus a tus relaciones con los clientes. Yo mismo, utilizo una combinación de Microsoft List y OneNote como CRM, y cubre sobradamente mis necesidades.

También te digo que el nivel de complejidad que necesites de una solución CRM, irá un poco en consonancia a tus necesidades y obviamente al tamaño de tu empresa o negocio.

En mi caso a nivel de CRM, por ahora tengo unas necesidades muy básicas, por lo que de momento con OneNote y Microsoft List me basto.

OneNote lo utilizo para almacenar todos los emails tratados con clientes (enviados y recibidos), y Microsoft Lists para el seguimiento de las oportunidades comerciales, así como el reporting financiero de las mismas según su estado, es decir.. poder saber cuantas oportunidades comerciales he ganado, cuantas he perdido y los importes ganados o perdidos.

Ingredientes necesarios

Un CRM se compone básicamente en esencia de estos elementos

  • Fichas de clientes consolidados
  • Fichas de clientes potenciales
  • Contactos
  • Oportunidades comerciales
  • Interacciones con clientes
  • Tareas (seguimiento, llamadas, reuniones, etc)
  • Informes o Dashboards (cuadros de mando)

A grandes rasgos estos son los elementos principales que componen cualquier herramienta CRM. Como en todo, las habrá con más funcionalidades, con menos funcionalidades, más sencillas, más complejas, etc.

Recuerda que en ningún caso el objetivo de este artículo es sustituir o competir con herramientas CRM específicas existentes en el mercado, puesto que estas soluciones, siempre ofrecerán ventajas considerables respecto a soluciones híbridas como ClickUp, Asana o Trello.

Fichas de clientes consolidados vs Fichas de clientes Potenciales

Un cliente es un cliente, ¿no crees?

Pues no,… un cliente que ya ha comprado tus productos o servicios, es un cliente consolidado, haya comprado una o veinte veces.

Sin embargo un cliente que te ha contactado, ha pedido presupuesto pero no ha llegado a comprar tu producto o servicio, es un cliente potencial.

Es importante realizar esta separación, porque puede que en el futuro quieras realizar campañas de marketing, ofertas o acciones comerciales a un segmento de tus clientes.

Por ejemplo, en el futuro igual te interesa lanzar una oferta o promoción sólo para tus clientes potenciales a fin de convertirlos en clientes consolidados.

O por el contrario, igual te interesa hacer una promoción a tus clientes consolidados para fidelizarlos, de ahí la segmentación.

Contactos

Dentro de un «Cliente», podemos tener varias personas de contacto, por lo que es importante tener los contactos identificados para saber quién nos ha realizado una petición, y de esta forma poder tener su nombre, email, teléfono y cargo.

Ejemplo de ficha de cliente con Documentos de ClickUp

Oportunidades comerciales «Oportunidad»

Cuando un cliente solicita un presupuesto de un producto o servicio, pueden darse múltiples comunicaciones relacionadas con esa petición….

  • Llamadas de teléfono
  • Videoconferéncias
  • Emails
  • Envíos de especificaciones técnicas
  • Varias versiones o variantes del presupuesto inicial.

Todas esas comunicaciones entre el cliente y nosotros, deben de quedar reflejadas y agrupadas en algún sitio para que cuando tengamos que consultar todo lo relacionado con una petición en concreto, podamos acudir a un solo lugar en el que podamos encontrar todo el «historial».

Se puede decir que necesitamos un «contenedor» en el que almacenar todo ese historial.

El contenedor por defecto en cualquier software CRM, es la «Oportunidad», también se puede indicar como «Lead» o «Deal», pero lo normal suele ser «Oportunidad» o «Oportunidad Comercial».

Así pues, necesitaremos algo que actúe como «contenedor», es decir, como Oportunidad comercial dentro de la cual conviva toda la información.

En ClickUp utilizaremos las «tareas» como Oportunidades comerciales.

Ejemplo de oportunidad comercial en ClickUp con campos personalizados

Interacciones con clientes

Las interacciones con clientes, no son más que las llamadas, emails, videollamadas o reuniones.

Lo normal es dejar siempre constancia de las interacciones con los clientes a modo de historial, para saber todas las comunicaciones que se han mantenido con el cliente.

Esto tiene un doble sentido, y es el que tu puedas tener un histórico de todo lo que se ha hablado con el cliente referente a esa petición u oportunidad comercial, y por otro lado, imagina que te pones enfermo o enferma y que un compañero o compañera tiene que realizar el seguimiento de esa oportunidad comercial, o que tu mismo o tu misma tienes que realizar seguimiento de las oportunidades comerciales de otra persona.

Gracias al historial de interacciones con el cliente, podrás ponerte en situación rápidamente sobre lo que se ha hablado referente a esa oportunidad, y en nada y menos, podrás seguir adelante con el proceso de venta.

Tareas (seguimiento, llamadas, reuniones, etc)

Todas las interacciones que derivan de una oportunidad comercial, llevan implícitas una serie de tareas. No tienen porque ser las listadas a continuación, estas son sólo a modo de ejemplo, pero ciertamente pueden ser algo parecido a esto.

  • Contactar con el cliente
  • Confeccionar presupuesto
  • Enviar presupuesto
  • Llamar al cliente
  • Reunión con el cliente
  • Modificar presupuesto
  • Enviar especificaciones
  • Consultar precios al proveedor
  • Consultar disponibilidad y plazo de entrega al proveedor
  • Confirmar dirección de entrega
  • etc

Estas tareas deben de convivir junto al historial de interacciones.

Informes o Dashboards (cuadros de mando)

Para finalizar, necesitamos tener estadísticas que nos informen de los importes que están activos en nuestro flujo de ventas, los importes que están ganados, los importes que están perdidos, cuantas oportunidades tenemos «abiertas» o en curso, cuantas oportunidades hemos ganado, cuantas oportunidades hemos perdido, … la información es poder.

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Existe una frase erróneamente atribuida a Peter Drucker que dice:

Lo que no se mide, no se puede mejorar.

Esta frase tan breve, escueta y sencilla, pone en evidencia la importancia que tiene medir las cosas.

Realmente esta frase pertenece a William Thomson Kelvin, quien fue un físico y matemático británico (1824 – 1907) y la frase dice exactamente:

Lo oque no se define no se puede medir, lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.

Así pues, es importante hacer mediciones y análisis de la información obtenida de nuestro CRM para mejorar nuestra respuesta y poder ser mejores y más competitivos.

Como puedes ver, disponer de un CRM para realizar seguimiento de nuestras actividades comerciales, es de vital importancia y puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de nuestras ventas.

Ejemplo de cuadro de mandos del CRM con ClickUp

Recuerda, puedes empezar a utilizar ClickUp de forma totalmente gratuita y si lo necesitas ir escalando en funcionalidades en base a tus necesidades.


Consultor certificado ClickUp

√ Soy ClickUp vetted Consultant 
Soy Certificado por ClickUp como ClickUp Vetted Consultant, he realizado con éxito los distintos cursos, exámenes y pruebas de capacitación requeridos por ClickUp para garantizar que puedo ayudar a sus clientes a adoptar e implementar ClickUp con éxito en sus organizaciones, equipos y departamentos. 

√ Conozco y trabajo con ClickUp desde el año 2018 
ClickUp se lanzó en 2017, y yo lo descubrí sobre el año 2018. Desde entonces, lo he utilizado frecuentemente para gestionar proyectos tanto a título individual como a título colaborativo. 

√ No tienes tiempo, y lo sabes 
Te gustaría hacerlo por ti mismo, pero no tienes el tiempo y la paciencia suficientes y prefieres ahorrarte el camino y el aprendizaje autodidacta para evitar errores y malos hábitos. Tu y tu equipo ahorrareis tiempo y acelerareis vuestro aprendizaje. En poco tiempo estaréis utilizando ClickUp como verdaderos profesionales, a la vez que exprimiréis sus características y capacidades. 

√ Tengo contacto directo con los equipos de ClickUp 
En caso necesario, como ClickUp Vetted Consultant certificado, dispongo de canales de comunicación directos con los distintos equipos de ClickUp, por lo que puedo llegar a transmitir tus dudas o consultas directamente al equipo en caso de que yo no pueda ayudarte a resolverlas. 

√ No te voy a vender lo que no necesites 
A no ser que realmente lo necesites, no hace falta contratar un plan de pago en ClickUp. Estoy aquí para ayudarte, y eso comporta asesorarte también con los diferentes tipos de planes de precio existentes. Mi objetivo principal, no es venderte licencias de ClickUp, mi objetivo es ayudarte con ClickUp, para que puedas mejorar tu trabajo, el de tu equipo y departamento con nuevas formas de trabajar y colaborar. ClickUp es muy potente en su plan gratuito, y puedes hacer grandes cosas con ClickUp “Gratis” antes de pensar en pasar a un plan de pago. De este modo tu y tu equipo, podéis empezar a utilizar ClickUp, sin preocuparos por el precio, y escalar en funcionalidades a medida que tú y tu equipo creáis que lo necesitáis. 

Josep Maria Martínez

Consultor especialista en herramientas digitales de Productividad #ClickUp #Asana #Trello #MicrosoftPlanner #MicrosoftTeams #MicrosoftOnenote #MicrosoftSharepoint #MicrosoftToDo #Blogger #Podcaster

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