Planifica tu próximo día con ClickUp

Los domingos, son para algunos el día más odiado de la semana después de los lunes. 

Dormir hasta tarde, salir a dar un paseo, salir a tomar un aperitivo, ir a comer, ir al cine, dormir una siesta, ver una película en el sofá, … son algunas de las actividades que se suelen realizar los domingos. Normalmente disfrutamos de estas actividades y estamos felices, hasta que llega el domingo por la tarde noche. 

Para muchas personas, el domingo por la tarde noche, es sinónimo de apatía, desgana, tristeza o preludio de ansiedad por la inminente llegada del lunes. El inicio de la semana está a la vuelta de la esquina y con ello la vuelta a la rutina, los atascos, los teléfonos sonando, emails por responder y atender, informes por presentar, clientes por atender, problemas por resolver…. 

Este efecto tiene un nombre y se llama “Sunday Scaries”. No es más que la ansiedad que sentimos cuando se acerca la vuelta a la escuela o el trabajo. 

El efecto Sunday Scaries, hace que odiemos el inicio de la semana laboral, simplemente porque nuestros días libres de fin de semana, llegan a su fin. 

Probablemente si pudieses planificar el inicio de la semana con un poco de antelación, tu sensación de ansiedad ante lo desconocido se desvanecería un poco. 

Friday Planning 

Los viernes son un día fantástico para planificar el inicio de la siguiente semana, puedes utilizar los últimos 30 o 60 minutos de tu jornada en cerrar temas pendientes, atar cabos, dejar programados emails para enviarse el lunes por la mañana de forma automática (si, outlook y Gmail permiten programar emails para envíos en diferido) y como no, planificar un poco lo que podría ser el inicio de semana perfecto. 

Si, es verdad, por mucho que planifiques, el lunes a primera hora puede surgir un super mega imprevisto o una super mega urgencia y mandar a la porra toda tu planificación. Es cierto. ¿Y qué pasa si sucede? Pues nada, …. readaptas tu planificación. 

Siempre se ha hablado de la frustración que causa no poder cumplir la planificación establecida y la ansiedad que genera aplazar tareas previstas. 

Pero yo ahora te pregunto…. ¿y la relativa tranquilidad que te da haberlo dejado todo planificado o preparado el viernes para empezar la próxima semana con un GPS productivo que te guíe sobre los primeros pasos que tienes que dar el lunes? Aunque el lunes llegues al trabajo y por una urgencia la planificación se tenga que ver alterada, … la tranquilidad que has tenido durante el fin de semana es impagable. Y como he dicho antes, si la planificación se rompe, no pasa nada, readaptas, trabajas sobre lo que ha surgido y cuando terminas, vuelves a tu GPS productivo.  

No es muy diferente de cuando todo y seguir las indicaciones del GPS, te equivocas de salida, de rotonda, de camino o carretera. ¿Qué haces en ese caso? ¿te cabreas? ¿te fustigas por no haber seguido las indicaciones del GPS? No, ¿verdad? Simplemente corriges y “readaptas” la ruta. O bien deshaces el camino hecho o continuas hasta que el GPS recalcula ruta y te vuelve a dar nuevas indicaciones. 

Con tu planificación sucede lo mismo. Tu has dejado una ruta a seguir configurada el viernes antes de salir de la oficina, el lunes llegas y surge una urgencia (mierda te has pasado la salida) sigues trabajando en la urgencia que ha surgido y cuando terminas vuelves a la ruta que tenías prevista. Tan facil y sencillo como eso. 

Incluso GTD contempla el trabajo según surge 

Si eres usuario de GTD, conoces la metodología o has oído hablar sobre ella, sabrás que GTD está en contra de la planificación, y apuesta por trabajar en el trabajo ya definido previamente, GTD sólo contempla trabajar sobre planificación cuando la planificación está basada en fechas y compromisos reales. Todo y con eso, …. GTD también contempla el trabajar sobre el trabajo según surge, es decir …. trabajar a medida que el trabajo aparece, por ejemplo, en forma de imprevisto. Cuando el trabajo aparece según surge y no podemos aplazarlo o posponerlo, sencillamente se deja de trabajar sobre el trabajo ya definido, y se trabaja en el trabajo según surge hasta que se puede volver al trabajo ya definido. 

¿Cómo puedes planificar eficientemente en ClickUp? 

CliclkUp no deja de ser un software de gestión del trabajo. Como todas estas aplicaciones, ClickUp, permite gestionar tareas, proyectos, fechas, asignaciones, prioridades y etiquetas entre muchos otros atributos. 

ClickUp Home 

Una de las herramientas que más te puede ayudar a la hora de planificar tu próxima semana en ClickUp, es la pantalla “Home”.  ClickUp Home, te ofrece una vista panorámica de todas tus tareas, fechas y prioridades. A mi me gusta llamarle “El ojo de halcón», ya que des de ClickUp Home puedes ver todo lo que pasa en tu ecosistema ClickUp. 

¿Necesitas definir las próximas tareas en las que vas a trabajar? 

LineUp es tu amigo. Puedes arrastrar y soltar tareas a LineUp para establecer las próximas prioridades sobre las que te quieres enfocar. 

Con LineUp, puedes establecer las próximas prioridades sobre las que te quieres centrar, es decir puedes planificar las próximas tareas sobre las que quieres trabajar sin establecer una fecha y hora para su realización.  

My Work 

My Work es el mapa de tu trabajo. En My Work puedes ver las tareas que vencen hoy, las tareas vencidas, tus próximas tareas, y tareas asignadas a ti pero sin ninguna fecha de vencimiento establecida. 

Calendar view 

Para finalizar, toda buena planificación que se precie necesita tener en cuenta los compromisos del calendario que tengas previstos para evitar solapar actividades, o evitar sobre comprometerte. 

Una vez más, ClickUp viene al rescate gracias a que puedes vincular tus calendarios a ClickUp fácilmente. Da igual que tus calendarios estén en Apple, Outlook o Google Calendar, puedes vincular todos tus calendarios a ClickUp y ver tus compromisos junto a tus tareas para poder obtener una mejor visión de todas tus actividades. 

Al final, todo esto que hemos visto de forma separada, tiene este aspecto global. 

Ahora que ya sabes todo lo que necesitas saber sobre el apartado Home de ClickUp, estás en disposición de planificar tu inicio de semana para tener tu ruta preestablecida, algo así como cuando vas a planificar una ruta en tus vacaciones, primero irás al punto A, luego al B, luego al C, …. esto viene a ser lo mismo. 

Reflexión 

Supongamos que es viernes y vas a planificar el inicio de la próxima semana, o …. que es un día cualquiera y vas a planificar el inicio del día siguiente. 

Antes de empezar a planificar el inicio de tu próxima jornada indistintamente de que sea un Lunes o un miércoles, reflexiona y evalúa cómo ha ido la jornada que estás a punto de terminar.  

Puedes crear una nueva nota en ClickUp para evaluar y reflexionar acerca de estas preguntas 

¿Qué tareas, proyectos o reuniones me llevaron más tiempo del previsto? 

¿Qué impedimentos he encontrado en la realización de mis tareas? 

¿Qué bloqueos podrían afectarme negativamente en mi próxima jornada? 

¿Qué puedo hacer para evitar o minimizar estos bloqueos? 

¿Qué objetivos quiero conseguir en mi próxima jornada? 

Estas preguntas las puedes transformar en algo parecido a esto 

Tómate 30 minutos al final del día para hacer esta reflexión y planificar tu inicio de la próxima jornada, verás como empezarás con un mapa que evitará que empieces a saltar como pollo sin cabeza de un lado a otro. 

Josep Maria Martínez

Consultor especialista en herramientas digitales de Productividad #ClickUp #Asana #Trello #MicrosoftPlanner #MicrosoftTeams #MicrosoftOnenote #MicrosoftSharepoint #MicrosoftToDo #Blogger #Podcaster

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