¿Qué es Microsoft Planner?

Microsoft Planner, es la alternativa a herramientas de gestión de tareas y proyectos colaborativos como Asana o Trello.

Desde que empezó la pandemia, mes a mes se han disparado las consultas y las visitas a mi web en busca de respuestas y soluciones a cómo gestionar el trabajo cuando los empleados están en remoto.

Para gestionar el trabajo ya sean tareas, proyectos personas y equipos de forma remota y colaborativa, hay múltiples soluciones en el mercado, algunas de ellas ya las has visto en esta página, (Asana, Trello…).

Microsoft Planner también cubre sobradamente esta necesidad, permitiendo gestionar tareas y proyectos, estableciendo planes y asignando responsables para la ejecución de las tareas.

Pero vamos a ver un poco más en profundidad, qué es Microsoft Planner.

En primer lugar, debes saber que Microsoft Planner se encuentra incluido en algunas de las suscripciones de Microsoft 365.

Microsoft Planner, es un gestor de proyectos y tareas basado en el sistema Kanban.

Si no sabes lo que es Kanban, explicado de forma sencilla, son los típicos tableros con columnas.

En otro Post te hablaré de Kanban, ya que me estoy empezando a formar en esta disciplina.

Si has visto o usado Trello, sabrás utilizar Planner. Las tareas son tarjetas que fluyen por los diferentes estados del tablero. Todo y que Planner está basado en Kanban, sirve perfectamente para aplicar Scrum, ya que perfectamente puede ser el Scrumboard de nuestro equipo.

Microsoft Planner, te proporciona Insights de lo que sucede en tus proyectos, de forma nativa, Microsoft Planner, muestra Insights sobre la actividad que se gestiona dentro de cada proyecto.

Cuando creamos una tarea en Microsoft Planner, podemos asignar una serie de atributos como etiquetas, fecha de inicio, fecha de fin, responsable de la tarea, archivos adjuntos, checklist, etc…

A partir de la información obtenida de las tareas, Microsoft Planner, empieza a monitorizar el estado de todas y cada una de las tareas. Esta información la podremos consultar en forma de Insights en la página principal de Microsoft Planner, o dentro de cada Plan.

De todos modos, como te digo, dentro de cada tablero, también disponemos de estadísticas más detalladas referentes a ese tablero en concreto.

Comunicación al poder

Por defecto cada “Plan” de Microsoft Planner, crea un grupo de Outlook en el cual coexisten todos los recursos asociados al proyecto, es decir… al crear un nuevo Plan, se crean los siguientes elementos

  • Un grupo de Outlook con su correspondiente bandeja de entrada para correos del grupo y un calendario de equipo compartido para el grupo.
  • Un bloc de notas de OneNote
  • Un Sitio de Sharepoint
  • Un grupo de Microsoft teams

Cada vez que se hace algo, el equipo es notificado, por lo tanto con Microsoft Planner, hay un flujo de comunicación constante sobre todas las actividades que suceden.

Integraciones

Microsoft Planner, se integra de manera nativa con otros sistemas de Microsoft 365, como Sharepoint, Teams, etc. De hecho, podemos mostrar cualquier Plan de Microsoft Planner con el webpart de Planner para Sharepoint.

Además si necesitas más integraciones, Microsoft Flow tiene “recetas” que se integran con Microsoft Planner.

Desde Teams, se puede añadir una pestaña de gestión de tareas, para gestionar y añadir tareas de Microsoft Planner en Microsoft Teams, además desde Microsoft To Do, también se pueden gestionar las tareas que tengamos asignadas en Microsoft Planner.

Como puedes ver, Microsoft Planner se integra con toda la suite de Microsoft.

Los Planes de Microsoft Planner, se pueden exportar a Excel para de esta forma obtener más estadísticas desde Excel.

Así pues, aquí has tenido una breve introducción a Microsoft Planner, en próximos artículos te iré contando más sobre las funcionalidades de la herramienta.

Josep Maria Martínez

Consultor especialista en herramientas digitales de Productividad #ClickUp #Asana #Trello #MicrosoftPlanner #MicrosoftTeams #MicrosoftOnenote #MicrosoftSharepoint #MicrosoftToDo #Blogger #Podcaster

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