Como sabrás, uno de los hábitos clave de la metodología GTD®, es el de la revisión semanal.

La revisión semanal de GTD®, permite “estrenar” un sistema GTD® nuevo cada semana.

Gracias a la revisión semanal, podrás mantener en forma y actualizado tu sistema de productividad, sea GTD® o cualquier otro método o sistema de productividad.

La revisión semanal te permite hacer una limpieza en profundidad de todo tu sistema GTD®.

Gracias a la revisión semanal, revisas y actualizas el estado de todas tus listas y proyectos GTD®, además de vaciar tu mente de elementos incompletos, así como de cosas que llaman tu atención, nuevas ideas o proyectos que pueden surgir y que están rondando por tu cabeza distrayendote constantemente.

¿Cuando hacer la Revisión Semanal?

En ningún sitio está escrito, ni tampoco es normativa que la revisión semanal se tenga que realizar en Domingo.

Evidentemente puedes realizar la revisión semanal el día de la semana que mejor te convenga, eso si… procura que sea una rutina y que por lo tanto la revisión semanal siempre se realice el mismo día y a la misma hora a ser posible, con el fin de sentar hábito o rutina.

No es que no puedas realizar la revisión semanal en distintos días según tus compromisos u obligaciones, claro que puedes hacerlo si consigues mantener el compromiso de hacerla semanalmente, el hecho de fijar un día concreto a la semana para hacerla, no tiene más objetivo que el de ayudarte a fijar el hábito o rutina de hacerlo.

Para muchas personas yo incluido, el Domingo es el día ideal, ya que por si solo invita a realizar la revisión semanal. Es el último día de la semana, y mi estado mental es de relajación. Estoy descansado y estoy predispuesto a realizar una retrospectiva analizando la semana anterior.

Normalmente inicio los Domingos con la misma rutina a las 8 de la mañana.

  • Ducha
  • Afeitado
  • Desayuno
  • Revisión semanal

No es un hábito fácil de conseguir

¿Parece fácil verdad? … Reservas un par de horas, buscas una ubicación tranquila en casa, pones algo de música relajante, enciendes tu ordenador, abres tu aplicación de gestión de tareas, tu calendario, así como las distintas bandejas de entrada y te pones manos a la obra. …

¿No entiendo cual es el problema, qué podría salir mal para no hacer la revisión semanal?.

Pues a decir verdad,… muchas mas cosas de las que crees pueden influir para que termines por no hacer la revisión semanal.


Compromisos

Los compromisos pueden ser un factor de riesgo para que dejes de hacer la revisión semanal ya sea en Domingo o en cualquier otro día de la semana.

  • Reuniones y compromisos con amistades.
  • Reuniones y compromisos con la familia
  • Reuniones y compromisos profesionales.
  • Reuniones y compromisos personales.

Tener un exceso de compromisos, puede ser un impedimento para que puedas realizar la revisión semanal cuando corresponde.

Estado mental

Somos especialistas en la buena voluntad. A voluntad no nos gana nadie. Lamentablemente a la hora de la verdad, esa buena voluntad y esos buenos propósitos desaparecen. Se desvanecen como una cortina de humo.

  • Ufff. que pereza me da ahora hacer la Revisión semanal, por una semana que no la haga no va a pasar nada, total… lo tengo todo controlado.
  • Me pondría ahora a hacer la Revisión semanal, pero me apetece más ver un capítulo de mi serie favorita.
  • Vaya, hoy tengo que hacer la Revisión semanal, pero estoy cansado/a, me siento en el sofá un rato a ver si me despejo y luego la hago.

Como has podido ver en este escenario, Cuando pensamos en hacer las cosas, solemos hacerlo con mucha energía, con ilusión, convicción y determinación. Lamentablemente a la hora de la verdad, cuando toca ponerse manos a la obra, nuestra fuerza de voluntad, suele no coincidir con la fuerza de voluntad que teníamos cuando hemos “previsto” la situación dando al traste con todo.

Interrupciones

Has iniciado el ritual para ponerte a hacer la Revisión Semanal. Una Taza de Café humeante, una buena playlist relajante de Spotify, te sientas frente al ordenador y a los pocos minutos, entras en modo Revisión Semanal.

Hasta que se abre la puerta de la habitación, y hacen acto de presencia tus hijos llorando a moco tendido porque se han peleado.

Adiós modo concentración!!!.

Intermedias como puedes y consigues que se marchen a jugar felices y contentos.

Vuelves a tu mesa, pero se ha roto la magia, se ha roto la atmósfera “Zen” que habías creado.

Aprovechas la ocasión para revisar el correo y navegar libremente por internet.

Cuando te das cuenta, llevas más de dos horas navegando inconscientemente por internet, y ya no tienes absolutamente ninguna gana de realizar la Revisión Semanal.

Vuelves a intentarlo y a los pocos minutos, tu mujer te interrumpe invitándote a tender una lavadora mientras ella empieza a hacer la comida…. vaya! será mejor que lo deje para la tarde.

Pero la tarde no mejora, después de comer te entra un sopor incontrolable y necesitas unos minutos de ese invento tan Español como es la siesta.

Al final, encuentras un hueco después de la siesta y terminas por hacer la Revisión Semanal de cualquier manera solo por cubrir el expediente.


Como has podido ver, pueden ser muchos los factores que influyan en que no realices la revisión semanal.

Checklist para la Revisión Semanal

01 · Realiza un barrido mental

El objetivo de este paso es: Realizar un barrido mental para asegurar que no nos olvidamos nada. Seguro que después de revisar todo tu sistema, habrán aparecido nuevas tareas, ideas o proyectos, o puede ser que finalmente hayas decidido eliminar elementos que tenías en tus listas de Algún día / Tal vez, porque al final has decidido que no harás nada con ello. En cualquier caso, realiza un barrido mental para asegurar que no olvidas nada.

Realiza un barrido mental para asegurar que no te olvidas nada relacionado con cualquier aspecto de tu vida y captura en tu bandeja de entrada los nuevos elementos que aparezcan.

  • Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos Personales
  • Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos Profesionales
  • Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos Familiares
  • Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos de Salud
  • Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos Religiosos
  • Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos Financieros
  • Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos Académicos
  • Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos Deportivos
  • Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos de Tiempo libre y Ocio
  • Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos de Nuevas competencias
  • Piensa, evalúa y captura si hay elementos incompletos en tu cabeza referentes al área correspondiente a tus asuntos … completa las áreas que puedan faltar en esta lista.

02 · Vaciar la mente

El objetivo de este paso es: Vaciar la mente de elementos incompletos que nos roban atención y pueden ser susceptibles de convertirse en una tarea o proyecto o simplemente podemos querer guardarlos para decidir que hacer con ellos en el futuro.

Introduce en tu Bandeja de Entrada todo tipo de papeles que puedan ser susceptible de convertirse en tarea, proyecto, material de referencia o consulta.

  • Tarjetas
  • Recibos
  • Notas
  • Cartas
  • Dossiers
  • Facturas
  • Tickets
  • Folletos publicitarios

Piensa en cosas sin capturar que estén rondando tu cabeza y que creas que pueden requerir tu atención.

  • Tareas
  • Ideas
  • Deseos
  • Proyectos
  • Pensamientos

03 · Vacía tus bandejas de entrada

El objetivo de este paso es: Vaciar todas tus bandejas de entrada. Quizá no lo sepas pero no solo tienes la bandeja de entrada de tu aplicación de tareas. Debes saber que tienes muchas mas bandejas de entrada a las que pueden llegar elementos que pueden requerir tu atención y ser susceptibles de convertirse en tareas, proyectos, material de consulta o referencia. Muchas de estas bandejas de entrada, no serán controladas por ti y no podrás evitar que lleguen elementos. Tu obligación es revisarlas y capturar aquello que llame tu atención.

Revisa y Procesa completamente todas tus bandejas de entrada alternativas. (Estas son solo un ejemplo, revisa si tienes que añadir o eliminar algunas bandejas de entrada)

  • WhatsApp
  • Telegram
  • SMS
  • Email
  • Correo
  • Llamadas entrantes o perdidas en tu Smartphone
  • Buzón de voz

04 · Revisa tu agenda

El objetivo de este paso es: Revisar tu agenda o calendario en todas tus áreas de responsabilidad, en busca de elementos pasados incompletos así cómo preparar los eventos futuros.

Revisa tu agenda de la semana pasada en todas tus áreas de responsabilidad.

  • Revisa los últimos eventos de tu agenda durante la semana pasada por si quedaron acciones pendientes de completar.
  • Revisa los últimos eventos de tu agenda durante la semana pasada por si quedó material de consulta o referencia pendiente de almacenar correctamente.
  • En caso de que encuentres algún elemento en los pasos anteriores, procesalos al sistema activo.

Revisa y prepara los eventos de la próxima semana en todas tus áreas de responsabilidad.

  • Revisa tu agenda para la próxima semana
  • Captura las acciones necesarias para preparar los eventos (tareas, material de consulta o referencia, etc..)

05 · Revisa tus Listas de Próximas Acciones

El objetivo de este paso es: Revisar tus listas de próximas acciones en todas tus áreas de responsabilidad.

Revisa tus listas de Próximas Acciones en todas tus áreas de responsabilidad.

  • Actualiza el contenido de tus listas
  • Mueve elementos que hayan podido cambiar, hacia otras listas si así lo requieren
  • Confirma que todos los elementos que hay en tus listas de Próximas Acciones, tienen asignado un @Contexto, Tiempo estimado y Energía necesaria para ser completados.

06 · Revisa tus Listas A la espera

El objetivo de este paso es: Revisar listas de elementos a la espera de que otras personas completen las tareas que les has delegado en todas tus áreas de responsabilidad.

Revisa tus listas a la espera en todas tus áreas de responsabilidad.

  • Completa los elementos recibidos
  • Captura las acciones de seguimiento necesarias para reclamar en caso de que los plazos hayan vencido o estén apunto de vencer.
  • Captura las acciones de seguimiento necesarias para consultar por el estado de las tareas delegadas.

07 · Revisa tus Proyectos

El objetivo de este paso es: Revisar el estado de tus proyectos en todas tus áreas de responsabilidad. Debes asegurarte de que los proyectos activos, tengan asignada una Próxima acción cada uno

Revisa tus proyectos Activos en todas tus áreas de responsabilidad.

  • Verifica que tus proyectos activos tienen todos una Próxima Acción activa en la lista de Próximas Acciones

08 · Revisa tus Listas de Algún día / Tal vez

El objetivo de este paso es: Revisar tus listas de Algún día / Tal vez en todas tus áreas de responsabilidad.

Revisa tus listas Algún día / Tal Vez en todas tus áreas de responsabilidad.

  • Revisa si hay elementos que deben ser activados y por tanto pasados a alguna de las otras listas del sistema (Próximas Acciones, Agenda, A la espera, Proyectos)
  • Procesa los elementos que deban ser activados
  • Evalúa si hay elementos susceptibles de ser eliminados porque tengas claro que no los vas a necesitar o que no vas a hacer nada al respecto.
  • Evalúa si hay elementos que se han enquistado en tus listas de Algún día / Tal vez, y si tienes claro que después de todo el tiempo que llevan ahí no harás nada con ellos, elimínalos. Al fin y al cabo si en el futuro tienes que hacer algo al respecto, por si solos volverán a tu mente.

09 · ¡Enhorabuena!!

Has completado la revisión semanal con éxito.

Recuerda hacer este proceso todas las semanas para conseguir un sistema de productividad efectivo y confiable que te permita conseguir tus metas y objetivos, eligiendo en cada momento la mejor acción.

Sobre el Autor Josep Maria Martínez

Soy Consultor Certificado Evernote, además de embajador de Nirvana para GTD®. Blogger y adepto devoto de la metodología de productividad por excelencia en el Siglo XXI, GTD®. Consultor en Productividad y gestión Personal. En el plano profesional, soy coordinador de Help Desk y Proyectos a3ERP, en una consultora de Software empresarial.

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