¿Alguna vez has pensado en el poder que tendría categorizar y agrupar tus tareas para hacerlas por lotes? ¿No?, ¿Nunca?

Te estás perdiendo una de las grandes herramientas del mundo de la Productividad Personal, los @Contextos

Pero, ¿Qué son los contextos?

Los contextos son Categorías por las que agrupar tus tareas, ni mas, ni menos.

Los contextos tienen su origen en la metodología GTD o Getting Things Done creada por David Allen.

Se considera un contexto a la Herramienta, Persona, Lugar o cosa necesario para poder desarrollar una Próxima Acción.

¿Para que sirven y qué beneficio obtendré agrupando las tareas por contextos?

Agrupando tus tareas por contextos obtendrás varios beneficios, como por ejemplo la categorización de tus tareas, la posibilidad de trabajar por lotes, o lo más importante… escoger la mejor acción a realizar en base a la situación en la que te encuentres y las herramientas de las que dispongas justo en ese momento.

Vamos a ver un poco mejor estos beneficios:

Categorización de las tareas

Gracias a los contextos, podrás dotar de una clasificación extra a tus tareas, algo así como categorías por las que poder separarlas.

Trabajo por lotes

Otro de los beneficios que te van a proporcionar los contextos, es la posibilidad de trabajar por lotes. Esto quiere decir que por ejemplo, cuando agrupes tus tareas por el contexto @Teléfono, podrás hacer prácticamente de una sola vez, todas aquellas tareas que requieran de un Teléfono para ser realizadas. Lo mismo sucederá cuando agrupes tus tareas por el contexto @Ordenador. Mediante esta agrupación, podrás realizar todas las tareas que requieran de un Ordenador para ser completadas.

Escoger la mejor acción

Ya hemos dicho que los contextos, entre otras cosas, te van a ayudar a escoger la mejor opción en base a la situación en la que te encuentres y la herramienta o herramientas de las que dispongas en ese momento. Esto quiere decir que si por ejemplo estás en la Oficina, y filtras tus tareas por el contexto @Oficina, se ocultarán todas las tareas que no tengan que ver con tu @Oficina y por lo tanto podrás evitar distracciones y elegir la mejor opción en base al contexto en el que te encuentres, es decir,… si concatenas contextos como por ejemplo @Oficina > @Teléfono, esto facilitará que te puedas centrar sólo en las tareas que puedas hacer en la oficina y que necesiten del teléfono para ser realizadas, por lo tanto el resto de la lista de tareas se oculta en base a esa elección.

Veamos algunos ejemplos habituales de contextos:

  • @Ordenador
  • @Teléfono
  • @Oficina
  • @Casa
  • @Jefe
  • @Hijos
  • @Recados

¿Como gestiono los contextos a nivel de listas de tareas?

En las listas de tareas analógicas (libreta y boli de toda la vida)

Puedes destinar una página de la libreta o bloc de notas por cada contexto. De esta forma los tienes separados en listas independientes y sólo ves las tareas relacionadas con cada contexto de una vez, sin tener que ver toda la lista de tareas al completo.

En listas de tareas digitales (tu aplicación de tareas)

Normalmente la gran mayoría de aplicaciones destinadas a la gestión de tareas, permiten introducir Etiquetas. Cada aplicación lo hace de una manera concreta, tendrás que revisar en las opciones de tu aplicación de gestión de tareas cómo se introducen las etiquetas y lo más importante, como se filtran para mostrar u ocultar tareas en base a la etiqueta o etiquetas seleccionadas.

Si tu aplicación de tareas, no permite usar etiquetas, puedes recurrir al truco de añadir tu la etiqueta al final de la descripción de cada tarea, y utilizar el buscador de tu aplicación de tareas para filtrar por las etiquetas o contextos.

Podrías hacer algo parecido a esto:

  • Revisar informe de Ventas correspondiente al Q3 2017 #Ordenador
  • Revisar informe de Ventas correspondiente al Q3 2017 @Ordenador

Luego para buscar el contexto ordenador, tan solo tendrías que utilizar el buscador de tu aplicación introduciendo en el #Ordenador o @Ordenador en función de como introduzcas tus contextos.

CONSEJO PRO !!!:

Cuando se empiezan a utilizar los contextos, se tiende a crear contextos para todo.

Antes de crear nuevos contextos, piensa bien y analiza si lo que vas a crear es realmente un contexto, si lo vas a utilizar de forma recurrente o si por el contrario, lo utilizarás para clasificar una o varias tareas, pero por el contrario nunca vas a filtrar tus tareas por ese contexto. No hay un número correcto o incorrecto de contextos a utilizar, eso es personal para cada persona, en función de sus necesidades, lo que si que puedo decirte es que utilices los mínimos posibles para clasificar tus tareas de forma efectiva.

About the Author Josep Maria Martínez

Consultor Certificado Evernote. Asesor y formador en Productividad y gestión Personal.

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