La eficacia de una herramienta, viene dada por su capacidad para ayudarte a hacer un trabajo o trabajos, y por la calidad con la que esta los desempeña. Las aplicaciones o servicios, por si solos no son productivos ni efectivos. La productividad o efectividad de las aplicaciones y servicios, siempre viene dada por la utilización que haga de estos el usuario.

Es cierto que hay aplicaciones o servicios que han sido diseñados de forma correcta y funcional para desempeñar la tarea para la que han sido creados de forma excelente. Pero en otras ocasiones, nos encontramos aplicaciones, que hacen de todo menos lo que se supone que deben hacer.

Por suerte, no es el caso de Evernote.

Evernote cumple a la perfección las tareas para las que ha sido diseñado.

Configurar una aplicación correcta o incorrectamente, puede traerte muchos éxitos y beneficios, o por el contrario, muchos fracasos y quebraderos de cabeza. Cómo habrás podido leer en otros artículos de este blog, siempre intento traerte artículos útiles, que te ayuden a trabajar mejor, a exprimir al máximo la aplicación y por tanto a aumentar tu rendimiento, tu productividad y tu efectividad.

Hoy vamos a trabajar un poco la organización de las libretas en Evernote.

Estructura

Cómo bien sabes, Evernote trabaja mediante una combinación estructurada de Libretas, Etiquetas y Notas.

La parte más importante de Evernote, evidentemente son las notas. Las notas son los contenedores donde se almacena toda la información que guardas en Evernote.

Con el tiempo, tu Evernote puede crecer desmesuradamente y contener literalmente miles de notas. Para mantener la organización y la efectividad de tu sistema Evernote, es necesario que puedas organizar las notas por categorías o tipos.

Las notas por si solas, no ofrecen ningún tipo de jerarquía organizativa. Es decir, no puedes crear notas y sub-notas para agruparlas, con lo cual tu sistema de productividad basado en Evernote, tendría miles de notas esparcidas y mezcladas dentro de la aplicación sin ningún tipo de ordenación ni estructura.

Para poder agrupar notas de temáticas similares, puedes trabajar por etiquetas o por libretas. En este artículo, vamos a trabajar la estructura organizativa de tu sistema de productividad basado en Evernote, con las libretas.

En otro artículo, veremos cómo organizar las notas con las etiquetas. Para mi, las etiquetas son otro nivel de organización que complementa al sistema de organización por libretas, ya que las libretas son la unidad principal de almacenamiento en Evernote.

Las Libretas

Al igual que sucede con el sistema operativo de tu ordenador, en el cual puedes organizar los archivos por carpetas, Evernote te permite organizar tus notas por libretas. Las libretas, son el contenedor principal en Evernote.

En la siguiente imagen, puedes visualizar una estructura típica de carpetas en Windows.

En los sistemas operativos no tenemos limitación a la hora de crear niveles de carpetas, podemos crear tantos niveles cómo queramos.

A diferencia del Sistema Operativo de tu ordenador con el que puedes crear varios niveles de Carpetas y sub-carpetas, Con Evernote sólo puedes crear un nivel de Libreta y sub-libreta, es decir…

Puedes crear una libreta principal y dentro de esta libreta principal, puedes añadir tantas libretas cómo desees pero siempre en el mismo nivel. Debes tener en cuenta que dentro de la libreta principal, la que agrupa todas las libretas, no podrás almacenar notas.

Esta estructura de libreta principal y sub-libretas en Evernote se denomina Pila.

Las Pilas, son útiles para agrupar libretas por criterios, conextos, temáticas o categorías. De esta forma mantendremos una estructura organizada en nuestro sistema de Productividad basado en Evernote.

Cómo te dije en un artículo anterior, puedes colorear tus libretas para poder disponer de una ayuda visual en la organización de tus libretas. Recuerda que por el momento la opción de aplicar estilos a las libretas o a las etiquetas, sólo está disponible en la versión de Windows.

Yo tengo practicamente todas mis libretas agrupadas por pilas. ¿Porque? Pues porque de esta forma tengo mis libretas ordenadas por categorias principales las cuales agrupan las libretas y no tengo libretas sueltas por la interface de Evernote.

Agrupando libretas

El proceso para agrupar libretas en pilas es luy sencillo, pero si que es cierto que Evernote tiene uns peculiar forma de hacerlo. A diferencia de cómo lo hariamos en nuestro ordenador con Windows o Mac en el cual creariamos la carpeta principal y posteriormente iriamos añadiendo en su interior las otras carpetas, con Evernote esto funciona diferente.

En primer lugar deberemos la primera libreta que irá dentro de nuestra pila. Una vez tengamos creada esta libreta, pulsamos botón derecho y seleccionamos la opción añadir a la pila, si queremos añadirla a una pila existente seleccionaremos cualquiera de las libretas principales de las pilas que nos aparecerán en el menú contextual, si queremos crear una nueva pila al final de la lista tendremos la opción de una nueva pila.

De esta forma si creamos una nueva pila dispondremos de la libreta que hemos creado y encima de esta libreta tendremos una libreta principal que se llamará nueva pila.

Ahora tan sólo nos queda que nombrar la libreta principal y ponerle el nombre que nosotros queramos. A continuación para añadir más libretas dentro de esa pila tan sólo tendremos que hacer clic con el botón derecho en la libreta principal e ir añadiendo libretas.

Otra opción es crear las libretas sueltas en la interface de Evernote, Y arrastrar esas libretas sueltas a la pila de libretas que hemos creado.

Otra forma rápida de crear pilas de libretas, es crear las libretas sueltas por la interface de Evernote, y con el ratón arrastrarlas y agruparlas. Esto nos creará automáticamente una nueva pila con una libreta principal llamada nueva pila de libretas.

Al igual que con el ejemplo anterior esta pila también la podremos renombrar.

Compartir pilas de libretas

Siento decirte que no es posible compartir de golpe una pila de libretas entera, por lo que para compartir las libretas de dentro de una pila, tendrás que compartir las libretas una por una de forma individual.