En productividad, la Energía es tan importante como el enfoque y la concentración, saber identificar tus tareas clave, o la revisión semanal de tu sistema productivo. ¿Pero qué es la energía?

La energía, es capacidad, concentración, intensidad

Capacidad Es la capacidad que tienes para asumir nuevas tareas, retos, proyectos, en resumen es la capacidad que tienes para asumir mas carga de trabajo o de actividades en tu tiempo libre y de ocio.

Concentración Es la capacidad que tienes para permanecer concentrado y enfocado en una tarea, actividad o proyecto. Si tus niveles de energía son óptimos cuando desarrollas cualquier actividad, tu concentración también será óptima, y tenderás menos a divagar y alternar de una actividad a otra, potenciando la “Monotarea” y por consiguiente, completando antes tus asuntos pendientes.

Intensidad Es la capacidad que tienes para permanecer concentrado y enfocado en una tarea, actividad o proyecto, durante un tiempo determinado. Un poco en relación con el punto anterior, cuando tus niveles de energía están alineados con tu intensidad, tu concentración será más intensa y prolongada.

Administra tu Energía

Imagina tu energía como una botella de agua llena hasta arriba. Ahora, imagina tu día de trabajo y tiempo libre como una maratón.

Tu objetivo, a parte de llegar a la meta, evidentemente es dosificar y mantener tus reservas de agua en perfecta sintonía con el progreso de tu avance.

Con tu energía sucede lo mismo. Tendrás que administrarla de forma inteligente para que aguante durante toda tu jornada, al igual que harías con la botella de agua durante el transcurso de tu maratón.

Nuestros días de trabajo están cargados de cosas por hacer: Reuniones, tareas, proyectos, visitas, llamadas, recados, actividades con los niños, actividades personales, actividades en pareja…

Nuestro objetivo es dosificar la energía de la que disponemos, para que podamos aprovecharla al máximo durante toda la jornada, y nos permita completar nuestras metas y objetivos, tanto personales, como profesionales.

Lo normal seria que nuestros recursos de energía, estuviesen alineados en base al avance del día:

  • Por la mañana, al levantarnos y por tanto al empezar la jornada, deberíamos de tener las reservas de energía bien altas.
  • Por el mediodía, las reservas ya deberían de haber disminuido, pero nos seguirían quedando energías para afrontar la tarde.
  • Por la tarde ya al terminar la jornada, nuestras reservas tendrían que comenzar a menguar considerablemente.
  • Por la noche antes de acostarnos, debería de aparecernos el mensaje: “Low Battery” para avisarnos que debemos acostarnos para descansar y recargar de nuevo las pilas.

Bien, según entiendo, esta dosificación de energía tendría que ser la de un día típico en cualquiera de nosotros, pero no todos somos iguales, hay quien por las mañanas no consigue avanzar porque le cuesta mucho activar su energía, y en cambio por la tarde o por la noche su cuerpo se activa y sus energías aumentan considerablemente. Otras personas sin embargo al llegar la tarde, están totalmente agotadas.

La realidad es otra

  • ¿Cuantos de vosotros iniciáis el día directamente sin energía??
  • ¿Cuantos de vosotros iniciáis el día bien, pero al llegar la tarde, después de la comida, la energía os baja en picado?
  • ¿Cuantos de vosotros llegáis a casa después del trabajo con montones de ideas, proyectos y actividades personales por hacer, pero sin fuerzas ni energías para empezarlas?

Lamentablemente, las situaciones descritas anteriormente pasan muy a menudo (yo también me incluyo).

La solución a simple vista seria sencilla: Descansa más y mejor por la noche y de esta forma tus energías aumentarán exponencialmente por las mañanas.

Reconozco que durante la realización de este artículo, alguna noche me he acostado a las 2:00 AM para poder terminarlo a tiempo. Evidentemente por la mañana me ha costado un poco más de lo habitual arrancar.

Existe otra solución

En parte la solución anterior es correcta, pero todavía podemos hacer algo más por mantener nuestros niveles de energía durante el día.

¿Perdón?, ¿Has dicho mantener nuestros niveles de energía durante el día?

Si, así es. Durante el transcurso del día podemos aprovechar nuestros niveles de energía de forma inteligente, lo cual nos permitirá tener energía durante más tiempo, evitando el desgaste acelerado.

¿Pero cómo?

Elección Inteligente

Con la Elección Inteligente. Dice David Allen en su libro ”Organízate con eficacia” que la elección de la próxima acción se basa entre otros en una combinación de “Contexto”,“Tiempo”, “Energía” y “Prioridad”.

Dejando de lado por ahora el resto de elementos y centrándonos en el “Tiempo” y “Energía”, la Elección Inteligente, consiste en la elección combinada de estos dos valores aplicados a las acciones pendientes o próximas acciones.

“Dar en la diana eligiendo que tarea completar, tiene más que ver con tus niveles de energía y tiempo disponible, que no con lo que ponga en la lista de próximas acciones.”

Elección Inteligente, es indicar el tiempo y energía estimados que van a requerir tus próximas acciones, para posteriormente elegir mejor tus tareas en base a tus energías y al tiempo disponible.

Es decir, a cada tarea, debes indicarle un tiempo estimado para su ejecución, y una cantidad de energía estimada en base a si es una tarea de “Energía Alta”, “Energía Media” o “Energía Baja”.

La indicación del tiempo de ejecución es un valor aproximado que debes de calcular tu mismo, en base a tu experiencia desempeñando tareas similares.

La estimación de energía, debes de indicarla según la energía que va a exigir de ti la tarea.

Es decir…

Realizar una ronda de llamadas telefónicas a clientes o proveedores, podría clasificarse como una tarea de Baja Energía, puesto que no va a exigir mucho de ti y seria una actividad perfecta para realizar en momentos de cansancio o desgana.

En cambio Realizar el diseño de un nuevo folleto publicitario, podría clasificarse como una tarea de Alta Energía, ya que va a exigir de ti toda tu atención, concentración y creatividad.

Por último, si tuvieses que preparar y enviar una oferta económica para un cliente que está interesado en contratar tus servicios, podrías clasificar la tarea como Energía Media.

Aplicaciones como Nozbe, enfocadas en la metodología GTD, permiten parametrizar tus niveles de energía y tiempo entre otros.

Todo y que pueda parecer un trabajo “Extra” parametrizar tus tareas indicando el Tiempo y Energía necesarios para realizarlas, te será de gran ayuda, te ahorrará trabajo tomando decisiones, gracias a que podrás filtrar tus tareas por Tiempo y Energía. De este modo, podrás elegir muchísimo mejor y con menos esfuerzo, cual será tu próxima acción.

Imagina esta situación:

Son las 4 de la tarde, te has reincorporado a tu trabajo después de una copiosa comida, y te sientes somnoliento, cansado y con pocas energías.

No obstante, en tu lista de tareas, todavía quedan cosas pendientes por hacer.

¿Cómo eliges tu Próxima Acción?

Normalmente las personas eligen su próxima acción en base a:

  1. Urgencia: Urgencia de la tarea.
  2. Prioridad: Prioridad de la tarea respecto otra que no tenga ninguna prioridad.
  3. Atractivo: Atractivo que representa la tarea, respecto a otras tareas más desagradables.

La forma correcta de evaluar la elección de la próxima acción, seria en función de:

  1. El tipo de tarea y/o ubicación en la que te encuentres.
  2. Tu nivel de energía
  3. El tiempo disponible.

En el sentido más amplio de la productividad y de la metodología GTD, para la elección de la próxima acción, también intervienen factores como el Contexto, y la Prioridad, pero no trataremos estos conceptos en este artículo.

Si tengo disponibles 20 minutos antes de entrar en una reunión, y mis reservas de energías son altas, puedo filtrar mi lista de próximas acciones en busca de una tarea con las etiquetas Energía Alta + 15 Minutos. O bien puedo buscar una combinación de tareas con Energía Alta + 5 Minutos. Las combinaciones son muchas.

Está claro que todo y que tenga un nivel alto de energía, si elijo mal la tarea en base a su tiempo, la tendré que dejar a medias antes de empezar la reunión, de ahí la necesidad de intentar ser lo más precisos posibles a la hora de indicar el tiempo estimado.

Ese es el motivo por el que introducir el Tiempo y la energía en tus tareas es fundamental.

Al dosificar mejor tu energía seleccionando tus tareas de forma inteligente (Elección Inteligente), podrás optimizar tus niveles de energía, para te permitan terminar la Maratón que supone el día a día para cualquiera de nosotros.

About the Author Josep Maria Martínez

Consultor Certificado Evernote. Asesor y formador en Productividad y gestión Personal.

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